LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
UTILIDADES
El menú de utilidades permite exportar tablas a Excel para realizar filtros o consultas de forma ágil. También, está el proceso usado por los consultores y algunos usuarios, que tienen el conocimiento para actualizar el sistema.
1. Exportar tablas a otras aplicaciones:
En este campo se pone el nombre de la tabla a exportar. Y en los campos verdes, esta la descripción de las tablas que se pueden exportar a Excel. Una vez encontrada la tabla a exportar, se diligencia el nombre en el campo y se da continuar.
El sistema genera un archivo en Excel con el nombre de la tabla.
2. Cambio de códigos:
En esta opción, podemos cambiar los códigos de los terceros en toda la base de datos, generalmente se usa cuando se crea un tercero con identificación errónea.
También podemos cambiar códigos de insumos en la base de datos, este proceso cambia el código del insumo por uno nuevo.
2.1. Cambiar códigos de terceros en toda la base de datos:
Como se mencionó, este proceso se usa para cambiar el código de un tercero mal creado, por el respectivo reemplazo. Este proceso cambia el código erróneo, en toda la base de datos.
En el primer campo se ubica el código del tercero que se desea cambiar, y en el segundo campo; se selecciona el tercero al cual se va a pasar toda la información. Se da continuar y el sistema hace el proceso para trasladar la información.
2.2. Cambiar códigos de insumos en toda la base de datos:
Este proceso se puede realizar para cambiar el código de insumo por contratación de forma equivocada, o porque necesitan cambiar el código por creación errónea etc. En el primer campo se selecciona el insumo a cambiar y en el segundo campo se selecciona el nuevo código del insumo, se da continuar y el sistema realiza el proceso correspondiente.
3. Correcciones:
Estos procesos son utilitarios o procesos internos, con los cuales el sistema corrige información.
3.1. Corregir consumos:
Se debe seleccionar el proyecto al corregir los consumos, o en su defecto, para que se corrijan en todos los proyectos; se selecciona el consolidado y se da continuar. El sistema valida que las salidas de almacén estén destinadas de forma correcta, según el presupuesto.
3.2. Completar códigos de insumos, capítulos y destinos en Movdeta a partir de liqmate:
Este utilitario completa en la tabla MOVDETA, donde está la contabilidad de la empresa, los códigos de insumo, análisis y capitulo a partir de la tabla LIQMATE, que es la que almacena la información detallada de las liquidaciones.
4. Otras Utilidades.
4.1. Manuales de aplicación:
Se selecciona el manual que se desea ver y se presiona la opción “Ver manual seleccionado”, el sistema genera un archivo en Word para que el usuario lo pueda imprimir, leer, realizar búsquedas, etc.
4.2. Informes:
El usuario debe utilizar esta opción, cuando al momento de listar informes, aparezca el cuadro de selección en blanco sin ningún reporte para seleccionar. El usuario debe ingresar a informes y dale el botón de la parte de abajo.
4.3. Copiar la carpeta SISTEMA del servidor:
Cuando la información de la carpeta del usuario se desactualiza, por perdida de conexión con el servidor o porque se crean nuevos reportes o vistas para los informes; se debe actualizar la carpeta local del usuario. Con este proceso, el sistema copia de la raíz de MULTIFOX, de la carpeta SISTEMA_LOCAL, todos los archivos a la carpeta C:\SISTEMA, del usuario correspondiente.
4.4. Configurar impresora:
Esta opción permite configurar la impresora para el tamaño y la orientación de la hoja.
4.5. Calculadora:
Esta opción, mostrará una calculadora en pantalla para hacer operaciones matemáticas básicas.
4.6. Calendario:
Con esta opción, el sistema mostrará un calendario para consulta por años, meses o días.
4.7. Actualizar Versiones:
Esta herramienta es usada por los consultores de MULTIFOX y algunos usuarios, que tienen los conocimientos para actualizar el sistema.