LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

TESORERIA

La tesorería es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios.


Objetivos Generales:

  • Lograr que el manejo de los dineros y Títulos valores de la Institución, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagradas en la ley.

  • Brindar el mejor servicio y atención al cliente interno y externo, disponiendo de información confiable y actualizada, que se ajuste a los planes, programas y proyectos que la institución se ha propuesto, de acuerdo con las normas que le son aplicables.

 

Parametrización
 

  1. Creación de cuentas bancarias:

Ruta:

Tesorería       Datos para bancos        Cuentas Bancarias       Nuevo.

En el nuevo formulario digita:Código de cuenta de bancaria, sucursal a la que pertenece la cuenta, número completo de cuenta bancaria, y amarra la cuenta PUC. Si es cuenta corriente, se debe digitar el número del cheque inicial y final de la chequera y, número de cheque anterior al consecutivo del que se quiere iniciar a girar.

En la creación de cuentas, también encontramos la parametrización contable para préstamos entre proyectos automáticos. El sistema genera un documento anexo al egreso; registrando la cuenta por cobrar de la entidad prestamista a la deudora.

En el recuadro de saldos mensuales conciliados, encontramos los cierres de saldos de extractos mensuales. Para informes gerenciales, sin tener que esperar la conciliación mensual, que por promedio está lista a mediados del mes en ejecución; este lo que quiere es tener el saldo en bancos real, desde el primer día del mes vigente.


RECIBOS DE CAJA POR TESORERÍA:

Los recibos de caja que se realizan por tesorería, crean un documento contable RC; por este módulo se realizan los recibos de caja diferentes a los ingresos de inmobiliaria y arriendos.

Encontramos varias opciones de recibos de caja con afectación de facturas: contable, presupuestal (abriendo cupo para presupuesto y trae automáticamente la cuenta del costo, para su contrapartida) y cruce de anticipos hechos a proveedores. Estas opciones las tenemos, dependiendo de la situación que se presente en la compañía.

La primera opción: afecta un tercero con las cuentas que se le direccionen

La segunda opción: se elabora cuando, como empresa cobro un servicio o un honorario o etc y lo factura la empresa.

La tercera opción: es para elaborar recibos que amorticen a un anticipo dado   ejemplo se giró $100.000 y quedo un sobrante de $15.000 si lo regresan lo aplico asi:

 

GIROS AUTOMÁTICOS:

Su finalidad es realizar muchos pagos en un solo proceso de giro, para maximizar tiempos y minimizar errores.

1.  Se debe autorizar las cuentas por pagar, marcando con un visto en un recuadro, en la siguiente ruta: Tesorería        Giros automáticos         Autorización de pagos.

2. Se procede a girar las cuentas por pagar autorizadas por medio de cheques, notas bancarias, notas contables o transferencias; en este paso se debe escoger un número de cuenta bancaria.

Ruta:

Tesorería         giros automáticos         con cheque o notas.

GIROS MANUALES:

 

1. DE LIQUIDACIONES: Se realizan a cuentas por pagar. Es decir, son cuentas con su respectiva liquidación o corte de obra, cuando                                       se gira por este ítem se deben realizar pagos uno por uno, el beneficio es que permite realizar ajustes                                               contables por medio de cuentas adicionales.

   Proceso: Se pueden girar por medio de cheques, notas bancarias y notas contables.

   Cuando se encuentre en el formulario, debe buscar al tercero, y digitar los datos necesarios. Luego debe pasar a la segunda página      y escoger las liquidaciones que el mismo programa llama.

 

2. DIRECTOS: Se realizan para pagos sin liquidaciones, es decir, son pagos de rubros que no afectan el presupuesto, los pagos                                  mensuales de Retención en la fuente, bimestrales de retención de Industria y comercio, préstamo a empleados o                                socios.

    Proceso: Buscar el proceso de giro directo sin liquidaciones con cheque, sin liquidaciones para pago de impuestos, sin liquidaciones     para trasferencias, llamar al tercero y digitar valores y cuentas contables necesarias.

 

3. DE RETENCIONES EN GARANTÍA: Este módulo solo se usa para girar retenciones en garantía, que se han practicado por medio                                                             de los diferentes cortes o liquidaciones, que se han venido efectuando a un contratista. Se                                                                 puede realizar con cheque, con nota contable, con nota contable y afectación presupuestal,                                                               con nota bancaria y afectación presupuestal, con trasferencias.

    Proceso: Cuando se halle en el formulario: llamar al tercero, digitar valores (en la segunda página), escoger el valor de la rete               garantía del tercero escogido.

 

4. CRUZAR LIQUIDACIONES MANUALMENTE: Este se realiza para amarrar una liquidación, que no tiene pago, a algún                                                                                           comprobante de egreso o nota bancaria, que se haya realizado por giro directo.

 

5. DE RETENCIONES EN GARANTÍA PARA PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL: Se usa exclusivamente para girar valores retenidos                                                                                                                        por concepto de seguridad social. Se pueden girar                                                                                                                          con cheque, con nota contable y con nota bancaria.

 

 

ANTICIPOS:

1. GIRO DE ANTICIPOS A PROVEEDORES: Para girar un anticipo por medio de cheques, notas bancarias y notas contables; debe                                                                       existir una orden de compra o contrato ya realizado en MULTIFOX, ya que un anticipo                                                                     se amarra a un número de orden de compra.

    Proceso: Dar "Nuevo", digitar el número de orden de compra, digitar valor en la casilla de valor (la forma de anticipo siempre          será el total de este valor), si se quiere amortizar solo un porcentaje en varias liquidaciones, se debe digitar un porcentaje en la            casilla de porcentaje.

 

NOTA: El anticipo siempre se gira teniendo en cuenta el valor después de impuestos, no el valor neto de la liquidación.

 

2. ANTICIPOS DE CLIENTES: Por medio de este proceso, se registra los dineros consignados de nuestros clientes ANTES de generar                                                la factura y, se maneja de la misma manera que los anticipos a proveedores; debe haber de por                                                        medio un PEDIDO y también se maneja de manera directa (VALOR) o porcentual (%), según las                                                        condiciones de facturación.

 

3. TRASLADOS ENTRE CUENTAS: Este proceso se utiliza para el traslado entre cuentas de un mismo proyecto, donde sólo                                                                    necesitamos un documento que afecte cuentas contables de bancos (la que genera el pago y la                                                        cuenta que lo recibe).

NOTAS:

En esta opción MULTIFOX genera un documento NB para diferentes situaciones que se presentan en la compañía:

NOTAS BANCARIAS: Causación de gastos bancarios para conciliación bancaria.

NOTAS DE AJUSTE: Afectación contable de ajustes internos de contador.

NOTAS CON AFECTACIÓN PRESUPUESTAL: Esta sirve para descuentos y cupos de insumos para presupuesto con afectación contable.

NOTAS DE ANTICIPOS HECHOS A PROVEEDORES: Esta nota sirve para los cruces de anticipos por módulo sin afectación contable.

CONSULTA DE PAGOS Y MOVIMIENTOS:

Por esta opción encontramos varias búsquedas de pagos por consecutivo, tercero, presupuesto y genera varios reportes de la información CE, NB Y NC.

Por medio de esta ruta de consulta de pagos – por consecutivo, ubicamos el egreso que queremos enviar por correo electrónico y hacemos la configuración de mail remitente; luego, gregamos el correo de nuestro proveedoren datos del tercero, para que el proceso quede automático.

 

CONFIGURACIÓN DE CORREO REMITENTE:

INGRESO DE CORREO DE PROVEEDOR O TERCERO:

ANULACIONES:

Por medio de esta ruta, encontramos el proceso para reversar las operaciones o documentos (CP-NB-NC-RC-RO entre otros) que generamos por error o necesitan ser anulados. Se debe tener en cuenta, que este proceso genera un documento anexo para reversar la información que se necesite; el documento inicial no queda en cero.

CREACION DE CUENTAS PARA TESORERIA:

MODIFICAR CAUSACION DE UNA LIQUIDACION DE MATERIALES PARA APLICAR DESCUENTO DE NOTA CREDITO

Seleccione el proyecto de la liquidación:

Seguir imágen para llenar datos de la nota crédito:

Despúes inscribir la nota crédito:

DESPUES DE DAR CLIC, VERIFICAR EL COMPROBANTE Y CORREGIR SI ES EL CASO.  

IMPRIMIR LIQUIDACION  SIEMPRE REVISAR COMPROBANTE

CONSULTAS:

Cuando lo encuentre, dar clic en NO, para buscar más:

Consulte, si NO tiene el número del comprobante:

Selecciona el proyecto:

NOTAS:

NOTA BANCARIA:

ESCOJO EL PROYECTO  PARA EJECUTAR, SOLO LAS QUE SALEN DEL BANCO POR TEMA DE CONCILIACIÓN SE INGRESAN POR OFICINA.  PARA AL SACAR CONSOLIDADO CRUCEN CON LAS CAJAS DE LOS PROYECTOS.

Primera Pestaña:

Segunda Pestaña:

Imprimir:

GIROS DE IMPUESTOS Y LEASING

En el caso de los LEASING, se escoge oficina por el titular:

Despúes de llenar datos, dar EJECUTAR para ver el EGRESO.

PROCESADO O LIBRO AUXILIAR

En esta ventana se selecciona el proyecto a visualizar. Si prefiere ver la sumatoria; 99C.

Cuando se escoge el LIBRO AUXILIAR, u otro reporte; muestra algunos parámetros, tales como: CUENTA PUC Y CORTE DE FECHA.

CAJA MENOR – CAUSACION Y EGRESO

Selecciono el Proyecto:

Seguir Proceso de imágen:

Después de registrar la información, se debe pasar a la segunda ventana "ÍTEM DEL CONTRATO":

Después de completar los campos, pueden entrar a modificar alguno que falte, a través de la RUTA:

CAUSACION DE LA ORDEN DE CAJA MENOR

Dar clic, e imprimir:

Después, hacer giro por GIROS MANUALES o AUTOMÁTICOS.