LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

PRESUPUESTO  Y  CONTROL

Todos los proyectos de construcción cumplen un ciclo de vida, iniciación, planificación, ejecución y cierre, y durante este tiempo se bebe tener un control y seguimiento.

MULTIFOX 2000 nos ayuda a administrar nuestros proyectos durante todo el ciclo de vida, dándonos herramientas que facilitan su control y seguimiento, y proveyéndonos la información necesaria para la toma de decisiones.

 

En el siguiente módulo vamos a ver las diferentes herramientas con las que cuenta el sistema MULTIFOX 2000, para la creación de presupuestos, programación, manejo de almacén y el control presupuestal.

1. CREACION DE UN PROYECTO

 

Para crear un proyecto se debe contar con algunos datos básicos, como son:

 

  • Código de Identificación

  • Nombre del Proyecto

  • Dirección

  • Directos de Obra

  • Almacenista

  • Contador

  • Revisor Fiscal

  • Área de Construcción

 

Estos datos pueden ser modificados durante la ejecución, exceptuando algunos que son de identificación como códigos y empresa que construye.

 

Entrando por la siguiente aplicación iniciamos la creación del proyecto:

La creación está divida en cuatro pestañas: Datos de la obra, Otros Datos de la Obra, Datos del Constructor y Presupuestos.

 

    1.1. Datos del Proyecto.

- Código:                            Este dato debe ser de tres (3) dígitos y es la abreviatura con la cual se va a identificar el proyecto.  Con el                                             código debe venir acompañado el nombre del proyecto.

- Dirección:                        La dirección del proyecto; este dato va aparecer reflejado en todas las órdenes de compra, contratos y                                                  órdenes de servicio.

- Director o Residente:       El nombre del profesional a cargo de la obra. Se puede configurar para que en los cortes o pedidos de obra                                            salga el dato.

- Almacenista:                    El nombre de la persona encarga del almacén. Este dato se va a ver reflejado en las órdenes de compra,                                              para orientar a los proveedores en el momento de la entrega de materiales.

- Teléfono:                         Teléfono del proyecto. Esta información se verá en las órdenes de compra.

- Contador:                         Nombre del contador de la empresa constructora con su respectiva matricula profesional. Este dato se verá                                            reflejado en los balances y estados de resultados.

- Revisor Fiscal:                  Nombre del profesional con su respectiva matricula profesional, este dato se verá reflejado en los balances                                             y estados de resultados.

- Proyecto Activo:               (F/V) Deshabilita o Habilita el proyecto para que no genere ningún reporte y no aparezca en el listado de                                               los proyectos.

- Proyecto no Controlable:  (F/V) Esta opción funciona para la presentación de propuestas de Licitaciones, cuando se marca como                                                   verdadero (V), el proyecto no estará habilitado para compras, ni para contabilidad.

- Identificador Proyecto:     Esta clasificación es opcional para las empresas que llevan un record de los proyectos, asignándole un                                                   número.

- Resolución de Factura:     Es la Resolución dada por la DIAN, y se va a reflejar en las facturas que emita la empresa.

 

                                          

         1.2. Otros Datos de la Obra.

- % A.I.U:                          En caso que el A.I.U. se maneje como [General] se ingresa el porcentaje.  Aplica para Licitaciones.

- Tipo de AIU:                    General, cuando se maneja por porcentaje (%).  Análisis, cuando se discrimina por actividades por APUS.

- Presupuesto Generado:  El sistema llena esta información cuando se genere el presupuesto (Ver la aplicación de estructura de                                                   presupuesto).

- Factor Multiplicador:      En este campo se debe llenar con el porcentaje, cuando se quiera incrementar los precios de los insumos de                                           un presupuesto específico.  Esta aplicación se debe hacer cuando el presupuesto NO este fijado. (Ver                                                   Utilitarios de Presupuesto y Control).

- Licitación:                       En caso que el proyecto sea de una Licitación ganada, se debe diligenciar el número de la licitación.

- Área a Construir:            En este campo se llena la información correspondiente al área de construcción de la licencia de                                                             construcción.

- Interés Social:                (F/V) Cuando el proyecto sea VIS o VIP, se llena con verdadero para que direccione la parametrización                                                   contable.

- Tipo de Proyecto:           Se debe seleccionar el tipo de proyecto que se va a realizar.

- Tipo de Periodos:           Se debe seleccionar cómo se va a control el proyecto, semanal, quincenal, mensual, etc.

- Numero de Periodos:     Cuántos periodos va a conformar el proyecto.

- Fecha de inicio de obra: Corresponde al inicio de la obra.

- Fecha de terminación:    Corresponde a la terminación estimada de la obra.

- # de casas:                     En el caso que aplique.

- # de unidades:               En el caso que aplique.

- # de aptos:                     En el caso que aplique.

- % consolidación:            En el caso que aplique.

- Observaciones:               Una descripción del proyecto.

- Ciudad:                           Ciudad en la que se va a desarrollar el proyecto.

       

            1.3. Otros Datos del Constructor.

- Nombre Constructor:      Constructor responsable del proyecto. Se debe llenar seleccionando en el campo de "código del tercero".

- Dirección Constructor:    Se debe diligenciar la dirección de correspondencia del constructor responsable del proyecto.

- Teléfonos:                        La información del constructor responsable.

- ARP:                                 Administradora de Riesgos Profesionales.

- Caja de Compensación:   La caja en la cual está afiliado el constructor responsable del proyecto.

- Código Mandante:           En el caso que aplique.

En este campo se debe diligenciar, en caso que se maneje el módulo de pedidos de obra, poniéndole verdadero (T) para que al tercero que se parametrice reciba las requisiciones que se generen.

 

 

 

       1.4. Presupuestos.

- # Presup:                  Código de presupuesto, como se vaya a identificar los directos, indirectos, urbanismo o lote.

- Descripción:               Nombre del presupuesto incluyendo si es directos, indirectos, etc.

- Periodo inicial:            Cuando inicia el presupuesto.

- Periodo Final:             Cuando se estima la terminación del presupuesto.

- Ya generado:              Este dato lo asigna el sistema automáticamente cuando se genere.

- Fijado:                       Este dato lo asigna el sistema automáticamente cuando se fije (línea base).

- Activo (F/V)                En esta columna se activa o desactiva un presupuesto.

- Área:                         El área de construcción correspondiente a la licencia del presupuesto, con este dato se puede llevar el indicar por                                    el modulo gerencial del costo del proyecto por metro cuadrado.

- # Unidades:               De acuerdo al tipo de proyecto.

- % A.I.U.                    En caso que sea una licitación y que el A.I.U sea General.

- Usuarios Autorizados:  Se activa los usuarios habilitados para ingresar al proyecto.

- Presupuesto Actual:     Se deja el código del presupuesto que está en ejecución y que está presupuestado la NOMINA.

 

 

 

 2. UBICACIÓN LOCAL.

 

Una vez se haya creado el proyecto y los presupuestos, se debe crear la ubicación local del proyecto; asignando los centros de costos, las gerencias de la empresa y los departamentos de la empresa.

            2.1. Centro de Costos.

- Código:           Código que se va a asignar al centro de costos, el cual debe ser el mismo de la sucursal.

- Nombre:         Nombre del centro de costos que se está creando.

- Sucursal:       Sucursal asociada al centro de costos.

 

 

             

           2.2. Gerencia de la Empresa.

En el centro de costos correspondiente, se debe ingresar el código de las Gerencias que intervienen en el proyecto.  El código debe ser de dos (2) dígitos.

 

             

           2.3. Departamentos de Gerencias.

Ubicando la Gerencia del proyecto y el Centro de Costos, se ingresa el código (de dos dígitos) de los departamentos que intervienen en el proyecto.  A cada departamento se debe asignar la ARP y el porcentaje de riesgo.

 

 

 

PRESUPUESTO Y CONTROL

 

Los presupuestos de construcción tienen una estructura que facilita su control y lectura, esta organización ayudara a interpretar las diferentes etapas del proyecto y la importancia de cada una de las actividades.

En los siguientes capítulos, vamos a describir cada uno de los componentes del presupuesto y qué se debe tener en cuenta al momento de crearlos en el sistema MULTIFOX.  Con base en la estructura anterior iniciaremos desde la creación de insumos hasta el control presupuestal y programación.

 

    3. INSUMOS.

 

El insumo es el nivel inferior del presupuesto, pero es el que finalmente nos va a dar el valor del mismo.  Un insumo es materiales, mano de obra, contratos a todo costo, equipos, herramientas, personal, etc.

    3.1.  CREACIÓN DE INSUMOS.

 

Existen dos formas para crear insumos: Individual o en conjunto.  

- Código:                      Consecutivo que se lleva de los insumos.

- Grupo:                       Grupo al que pertenece el insumo mano de obra, materiales, equipos, transportes, etc., el grupo es el que le da                                      la parametrización contable inicial.

- Descripción:               Nombre del insumo que se está creando.

- Unidad:                      Unidad de medida comercial del insumo.

- Subgrupo:                  Es la clasificación adicional que se le da al insumo dentro del presupuesto, es decir, Agregados, Concretos,                                            Ferreterías, Conductores, Aceros, entre otros.

- Especificaciones:       Es opcional para los insumos de acabados.

- Tipo:                           De acuerdo a la clasificación del insumo que se está creando, los insumos de los presupuesto van a ser                                                siempre Gasto/Insumo.

- Referencia:                 Es opcional para los insumos de acabados.

- Proveedor:                  Es opcional en caso que se maneje ordenes por prioridades.

- Marca:                         Es opcional en caso que se maneje ordenes por prioridades.

- Moneda:                      Es opcional en caso que se maneje ordenes por prioridades.

- Kardex:                       En caso que el insumo haga la transición por almacén.

- Subanalisis:                Si el insumo es compuesto, el subanálisis se crea por Análisis Unitarios.

- Exento de IVA:           En caso que el insumo no sea gravado se deja verdadero y en el momento de crear la orden de compra el                                             sistema bloqueara la columna del IVA en el insumo.

- Precios:                      El precio con el que se crea el insumo.

 

En caso que el insumo esté habilitado para descuentos con afectación presupuestal, se debe dejar referenciado para poderlo utilizar.

 

Los códigos para retención en la fuente y retención de ICA, es para el caso que se manejaran múltiples retención.

En la creación en conjunto se tiene la posibilidad de hacer una búsqueda incremental de los insumos que se han creado.  La información a diligenciar es la misma de la creación individual.

 

NOTA: En caso que la licencia esté ligada como compañía vinculada, se debe crear los insumos en la aplicación correspondientes.

 

           

             

           3.2. Precios de insumos

 

Los precios a ingresar en el presupuesto corresponden al costo estimado para cada uno de los insumos. 

 

En el sistema vamos a poder ingresar los precios por dos formas: Individual y en conjunto.

- Precio:                    Valor estimado del presupuesto.

- Precio Autorizado:    Costo máximo autorizado para contratar.

- Inv. (F/V):               Si el insumo maneja control de Inventario.

- Ultimo Costo:           Este valor lo actualiza el sistema de acuerdo a las compras, en caso que se quiera proyectar en el control, se debe                                 modificar este valor.

- Fecha:                     Fecha en la que se ingresó el insumo al presupuesto.

- Diferencia:               Es la operación del precio presupuestado – ultimo costo.

- Fijado:                     Información del presupuesto fijado.

- Comprada:               Cantidad que está en órdenes de compra, contratos y ordenes de servicio.

- Costo comprado:      Correspondiente al total del valor comprado del insumo para cada presupuesto.

- Can. a utilizar:          Es la cantidad total del presupuesto.

- Precio 2/3:               Es opcional en caso que se maneje órdenes por prioridades.

En conjunto se tiene la posibilidad de filtrar los insumos que están en el presupuesto específico.

 

      3.3. Utilitarios de Insumos.

 

Los utilitarios son herramientas con las cuales cuenta el sistema para hacer copias entre presupuestos o para hacer correcciones.

En esta aplicación podemos copiar precios entre presupuestos, copiar el último costo de un presupuesto a otro y copiar precios de proveedores entre presupuestos (Esta herramienta funciona cuando se tiene parametrizado las compras por prioridades).

 

Para hacer una copia de precios entre presupuesto, se debe seleccionar el presupuesto de donde se toma la información y el presupuesto a donde se va a copiar.

4. UNITARIOS

 

El unitario agrupa los diferentes componentes de una actividad, con el fin de obtener un valor individual y organizar la estructura para el cálculo del presupuesto y así poder hacer el control presupuestal.

 

Cada análisis es una receta reutilizable para nuevos presupuestos, y una buena colección de los mismos constituye una biblioteca indispensable para cualquier constructor”.[1]

 

Existen dos formas para crear unitarios, la primera es creando primero la descripción (nombre) y la segunda creando el análisis con sus insumos.

 

[1] Tomado del libro Presupuestos de Construcción 2ª Edición – Juan Guillermo Consuegra

 4.1. Crear descripción de unitarios en la base de datos general.

 

Por esta opción se puede crear el código del unitario, nombre, unidad, fecha de creación y la especificación del unitario.

Para crear un nuevo unitario se debe dar el botón de  + o Crtl+Insert, se asigna el código de acuerdo con la numeración, nombre, unidad, fecha y especificaciones.

       4.2 Consulta de Análisis Unitarios de la base de Datos General

 

Por esta opción se puede hacer una búsqueda incremental de los unitarios creados en la base de datos general. Con click derecho del mouse y ubicado en el nombre del unitario se puede consultar el detalle.

       4.3. Crear Análisis Unitarios en la base de datos general (999001).

 

Para crear un análisis unitario se tiene dos opciones:

 

  • Crear un unitario nuevo

  • Duplicar un unitario existente

 

El campo de especificaciones, se llena con el detalle del unitario descripción de materiales y datos técnicos.

 

La descripción de la mano de obra es para información del alcance.

 

En caso que el unitario a crear corresponda a un subanálisis, se debe asignar el código del unitario de acuerdo al consecutivo de los insumos y se marca como sub-análisis.

En la pestaña de "Detalle de los análisis", se llena con los insumos que componen el unitario.  Se debe tener en cuenta datos como rendimientos, desperdicios, unidades de medida y valores unitarios de los insumos.

 

Para agregar un insumo al unitario, se debe ubicar en el campo de código nuevo y con doble clic abre la base de datos de los insumos.

 

Si se necesita crear un insumo nuevo, ubicándose en la columna de código y con Ctrl+Click derecho del mouse abre la creación individual de insumos.

Una vez se seleccione el insumo, el sistema le trae los datos de código, descripción, unidad y precio. 

 

La columna de % sirve para darle un valor proporcional al valor del unitario, es funcional para herramienta menor (el % lo calcula como una unidad de global). 

En la columna de "Cantidad" se coloca el rendimiento del insumo en el unitario, luego se incluye el % de desperdicio y se debe marcar en la columna:"Avanza", el insumo que muestra el avance de la actividad.  Es muy importante marcar el insumo líder, con esta información el sistema va a calcular el porcentaje de avance de la actividad de acuerdo a la ejecución y así poder comparar el avance físico con el avance en costos. (Ver el capítulo de control presupuestal).

 

       4.4. Modificar Análisis Unitarios para un Presupuesto Específico.

 

Esta opción permite agregar y modificar un análisis para un presupuesto específico.  Las modificaciones que se hagan en un presupuesto específico, no afecta otros proyectos ni la base de datos general.

Para agregar un unitario al presupuesto, se puede hacer desde la base de datos general o seleccionando otro presupuesto.  Una vez se seleccione la base del unitario, se oprime el botón  "Agregar un Unitario de la Base".

La consulta está divida en dos partes: En la parte superior aparece el nombre del unitario, el cual se puede buscar por el código o por el nombre y en la parte inferior, el detalle del unitario con los datos de los insumos y las cuantías del unitario.

Para agregar el unitario al presupuesto se debe ubicar en el código de la actividad y darle doble clic.

 

 

       4.5. Utilitarios de Unitarios.

 

Esta herramienta sirve para generar precios a un presupuesto desde la base de datos general, copiar detalle de unitarios entre presupuesto y para corregir las tablas DETACTR y DETAUNI, en caso que se borre un insumo de un unitario y después se vuelva a agregar en el mismo unitario, se debe corregir las anteriores tablas.

 5. PRESUPUESTO.

 

Luego de hacer los diferentes análisis para un presupuesto, tales como son:

 

  • Análisis Geométrico (Cantidades de Obra)

  • Análisis Estratégico (Logística del proyecto)

  • Análisis del Entorno (Impuestos y Obligaciones)

  • Análisis Comercial y Financiero (Publicidad, Ventas y Fuentes de financiación).

 

Se tienen los elementos necesarios para hacer la valorización en conjunto y generar el presupuesto y los niveles principales del control.

 

 

 

         5.1. Crear Capítulos del presupuesto.

 

Para iniciar con la creación de los capítulos del presupuesto se debe tener claro la codificación a llevar, el sistema los ordena de acuerdo al código (ítem), el cual es de tres dígitos.

 

Para agregar un nuevo capítulo se oprime el botón de + o con Ctrl+Insert, se asigna el código, el nombre y si es directo o indirecto (D-I).

  • El valor presupuesto lo da el sistema de acuerdo a la asignación de las cantidades y los unitarios

  • El valor ejecutado se va acumulando de acuerdo a la ejecución

  • La diferencia es el resultado de Presupuesto Inicial – Presupuesto Proyectado

  • El Presupuesto proyectado es el Presupuesto Inicial – Σdesviaciones Presupuestales.

  • Valor de venta se aplica cuando el proyecto es una licitación.

 

     5.2. Actualizar Cantidades de Obra.

 

En este módulo se inicia con la estructuración del presupuesto detallado, se debe tener en cuento los capítulos, que es la división del presupuesto, y cuales actividades se van a asignar.

 

El sistema va a mostrar cada uno de los capítulos , de acuerdo con el código del capítulo.

  • Para agregar un ítem nuevo se debe ubicar en el campo y digitar el consecutivo que se va a crear, el sistema abrirá un campo nuevo para agregar un unitario de la base de datos general; con doble clic abre la base de datos y se selecciona el unitario a agregar.

Una vez seleccionado se debe agregar las cantidades, en caso de ser una licitación se debe agregar el valor de venta.  El campo de Referencia-Adicional sirve para cuando se generen mayores cantidades en la licitación.

 

Para modificar el análisis se debe ubicar en la columna de unidad y con clic derecho del mouse, abre la ventana del detalle del unitario.

      5.3. Consultar Presupuesto.

En esta aplicación se podrá consultar un presupuesto específico.  El sistema arroja varios reportes que pueden servir para consulta, como discriminar mano de obra, materiales, equipos etc.

     5.4. Generar Presupuesto

 

Cuando se crea el presupuesto y se le asignan las cantidades para que se pueda empezar a utilizar debe primero generar.

La generación de presupuesto se hace una sola vez.

 

       5.5. Actualización de Presupuesto.

 

Cada vez que se haga una modificación al presupuesto se debe correr la actualización para que pueda ver reflejado.

6. PEDIDOS DE OBRA

 

La ejecución del presupuesto inicia con la necesidad de compra de los diferentes materiales, necesarios para la ejecución de una actividad.  Por el siguiente módulo se va a poder hacer el seguimiento de las compras (Órdenes de Compra – C), haciendo una trazabilidad desde el pedido hasta la salida de almacén.

6.1.  CREACIÓN DE PEDIDOS DE OBRA

 

Para la creación de pedidos de obra se debe tener en cuenta la estructura del presupuesto, las cantidades a requerir y para cuándo se necesitan en el proyecto.

 

La creación del pedido está divido en dos partes: la primera los datos generales y la segunda los ítems a requerir.

Para crear un pedido se le debe dar nuevo, modificar la fecha, darle una observación que sea relevante al pedido (este dato se verá en el campo de observaciones de la orden de compra).

Compras

Pedidos

Adiciones

Presupuesto

Para agregar un insumo se debe ubicar en el campo de los detalles y oprimir el botón +, el sistema abre un campo nuevo y con doble clic despliega la venta de los insumos del presupuesto, se selecciona el insumo, se selecciona el capítulo, el unitario, si es adicional (F/V), la cantidad a requerir, la fecha que se requiere en la obra y las observaciones que sean relevantes del insumo específico.

 

Cuando sea grabado el sistema envía un correo electrónico a la persona que debe autorizar la requisición.

 

    6.2.  Modificar pedidos de obra

 

El pedido puede ser modificado, en cuanto no haya sido aprobado.

    6.3. Aprobación de pedido de obra

 

Después de generado el pedido, al tercero parametrizado le llega un correo electrónico con el número del pedido, y el usuario podrá aprobar o rechazar el pedido.  Cuando el pedido sea aprobado, le llega un correo electrónico al tercero parametrizado para la generación de compras.

    6.4. Estado de pedidos de obra

 

El sistema hace un seguimiento a los diferentes pedidos de obra. Por esta aplicación el usuario podrá obtener diferentes reportes de los pedidos elaborados.

    6.5. Aprobación de pedidos de obra (adicionales)

 

En caso que alguno de los insumos a requerir sea adicional, se debe primero generar la adición presupuestal.

Una vez generada la desviación, se procede a la aprobación de las cantidades adicionales para la generación compras.

    6.6. Definir Cantidades, Precios y Proveedores

 

Desde la misma requisición, se puede generar las órdenes de compra;  primero se debe definir la cantidad a comprar, el proveedor, el valor cotizado y el porcentaje de IVA.

Esta opción es una buena herramienta. Ya que desde el mismo pedido se está direccionando el destino de la compra y se lo puede hacer un seguimiento detallado.

Después de definir las cantidades, precios y proveedores, se podrá hacer la consulta antes de generar las órdenes de compra.

 

 

     6.7. Generar Órdenes de Compra

 

Buscando el número de la requisición (pedido) y oprimiendo el botón de generar órdenes de compra, el sistema crea la orden de compra, de acuerdo con los parámetros dados en el paso anterior.  Si se tienen varios proveedores en una misma requisición, el sistema crear las órdenes de acuerdo al número de proveedores.

     6.8. Consultas.

Por esta aplicación se podrá hacer los cupos que se tiene en un presupuesto, para un insumo específico. Asi mismo, sacar un reporte de las diferentes requisiciones.

En la consulta de cupos de pedidos por insumo, se puede obtener un detalle de: un insumo específico, en qué capítulos esta el presupuesto, en qué unitario, la cantidad presupuestada, la cantidad adicionada, pedida, comprada, recibida y los cupos disponibles.

7. CONTROL DE ALMACEN

 

Un proyecto de construcción es la sucesión de varios procesos de fabricación o ensamble, en los cuales es necesario materiales que son transformados para el cumplimiento de las actividades.

 

En los materiales que se manejan en los proyectos, se debe tener claro cuáles llevan control de inventario y cuáles se manejan en el costo. 

Aquellos materiales que hacen la transición en el almacén (cemento, enchapes, materiales de patio, etc.) se  deben crear con control de inventario (Ver Creación de Insumos), y los que no hacen el paso por el almacén (concreto), cuando se hace la entrada de almacén, pasan al costo del proyecto.

 

A continuación, se presenta un mapa conceptual básico para el manejo del almacén:

7.1. Entradas de almacén.

 

Para elaborar la entrada de almacén se debe tener en cuenta que los materiales a recibir deben tener orden de compra, como se mostró en el mapa conceptual anterior.

Las entradas se pueden hacer con o sin contabilidad.

 

La aplicación está dividida en tres pestañas así:

 

  • Datos Generales de la Orden: Se debe buscar la orden a reportar y modificar la fecha con la de la factura.

  • Cantidades ejecutadas: Se debe diligenciar con las cantidades o porcentaje (%) a reportar, el número de factura, la fecha de la factura, la fecha de radicación, Remisión, Recibo de Almacén y Concepto.  Los datos marcados con (***) son obligatorios para generar la liquidación.  En esta pestaña hay un botón para la consulta de los anticipos, ligados a la orden de compra.

En la consulta de anticipos, se despliega una pantalla en la que se podrá obtener varios reportes de los anticipos.

  • Descuentos con Afectación presupuestal: En caso que se presente un descuento, se debe clasificar a un Capitulo, Unitario (destino) e Insumo.  El descuento debe ser concordante con la unidad de medida (kg, ml, m2, m3, glo, etc.), ya que este descuento afecta el control presupuestal.

Una vez se llene la información necesaria se activa el botón de Generar Liquidación.  Después de generada se podrá imprimir el reporte

 

         7.2. Consultas de Entradas de Almacén.

 

El sistema tiene la posibilidad de generar varios reportes de almacén, por fechas, por proveedores o por insumos.

         7.3. Salidas de Almacén.

 

Las salidas de almacén son para los materiales que tienen control de inventario.  Es importante tener en cuenta los destinos a los cuales se va cargar las salidas de almacén, esta información nos lleva a obtener el costo utilizado el control presupuestal.

Las Salidas de Almacén se pueden hacer con o sin contabilidad.  Existen 4 tipos de salidas:

 

  • Normal: Cuando se entrega material para la obra en ejecución.

  • Salida por ventas a terceros: Si se va a vender un material que se recibió y está en el inventario.

  • Traslados entre proyectos: Cuando se traslada el material, la obra que lo recibe debe hacer una orden de compra  y una entrada de almacén.

  • Devolución a proveedores: En caso que sea devuelto un material, que no cumpla con las especificaciones.

 

Las salidas de Almacén que se hacen con contabilidad, genera un documento contable.

 

 

La aplicación de Salidas de Almacén está dividida en dos pestañas así:

  • Obras: Se debe llenar con la información del vale, centro de costos, concepto, Tipo de Salida (en caso que sea venta o devolución se activa el botón de buscar tercero), método de costeo[1].  Se recomienda que solo se use un método de costeo, ya sea PEPS  o PROMEDIO PONDERADO.

 

[1] PEPS: Primeros Entrar – Primeros en Salir

NOTA: La fecha de Vale no se puede modificar, por tal motivo se recomienda hacer las salidas a diario.

  • Cantidades a sacar: El sistema por defecto, da el espacio para el primer insumo. Con doble clic se busca el insumo con base a los datos del proyecto y se debe asignar el capítulo, el unitario y las observaciones.  El sistema solo tomará los capítulos y unitarios en los cuales está creado el insumo.  Para ejecutar la salida el usuario, debe tener el cursor ubicado en el campo de observaciones.​

En caso que se requiera hacer una corrección a la Salida de Almacén, existen las opciones de:

 

    1. Modificar Salida de Almacén (esta opción se debe hacer en coordinación con el departamento contable).

    2. Anular Salida de Almacén.

    3. Arreglar Capítulos y destinos. (Esta opción solo afecta el control presupuestal en el costo utilizado).

      7.4. Consultas de Salidas de Almacén

 

El sistema cuenta de con la opción de hacer consultas de salidas de almacén; por insumo y por número de salida.

De acuerdo a la información con la que se cuente, se puede elegir la consulta.  Desde las aplicaciones se pueden generar diferentes reportes.

    7.5. Consultas de Control de Almacén.

 

Para hacer un mejor control de almacén, se recomienda periódicamente hacer inventarios.  El sistema cuenta con varias ayudas para el ejercicio de control.

 

Antes de obtener un informe de almacén, es necesario actualizar la información, ya sea por proyecto o por presupuesto.

Una vez sea actualizada la información se puede generar los diferentes reportes para el control de almacén.

Cuando se hace el control presupuestal, es recomendable tener la información del almacén con el fin de hacer el chequeo cruzado haciendo la siguiente operación:

 

ΣValor Causado – ΣCosto Utilizado = Saldo de almacén

 

El sistema genera varios reportes de acuerdo a la información que se requiera.

8. CONTROL PRESUPUESTAL

 

En el ciclo de vida de los proyectos, siempre se lleva un control y seguimiento, con el fin de obtener la información del avance y así poder tomar las decisiones a tiempo y adelantarse a los acontecimientos.

 

Un problema común en las obras civiles es el Control de Costos, que es el proceso que permite determinar el cumplimiento del presupuesto y tomar a tiempo los correctivos necesarios.

 

Para poder tener un buen control, el presupuesto debe estar fijado (línea base).

 

El sistema MULTIFOX nos ayuda a hacer el seguimiento del presupuesto, dándonos la información de los tres tiempos: pasado, presente y futuro.

 

 

     8.1. Pasos previos al control presupuestal.

 

Antes de hacer el informe del control presupuestal, se debe hacer unos pasos para corregir y depurar.

 

     8.1.1. Actualizar el almacén.

 

Se debe seleccionar el proyecto el cual se va analizar y la fecha del corte de la información (En control se conoce como la Fecha de Estado).

 

            8.1.2. Actualizar presupuesto

 

Este paso se debe hacer para que las adiciones presupuestales que se hayan hecho y no se hayan actualizado, puedan ser reflejadas en el informe de control presupuestal.

            8.1.3. Inconsistencias de Ordenes, Contratos y Cuentas de Cobro.

 

​ 

Se debe revisar esta información con el fin de corregir, en caso que se presente, las inconsistencias por saldos negativos o errores en capítulos y destinos.

            8.1.4. Inconsistencias en liquidaciones de cuentas por pagar a nivel de capítulos.

 

 

Este utilitario hace una conciliación con la información contable a nivel de capítulos, con el fin de corregir las liquidaciones que estén mal clasificadas.

            8.1.5. Depuración de compras, Contratos y ordenes de servicio.

 

 

Como dijimos al inicio del capítulo, el control nos da información de los tres tiempos pasado (valor causado), presente (valor contratado) y futuro (presupuesto proyectado).  Por tal razón se debe hacer una depuración de las órdenes y contratos.

COMANDOS

Las órdenes de compra, contratos y órdenes de servicio que tengan anticipos vigentes no podrán ser depuradas.

 

     8.2. Adiciones Presupuestales.

 

Las modificaciones al presupuesto es una parte muy importante para obtener un buen control presupuestal, se debe tener en cuenta las cantidades presupuestadas, contratadas y recibidas. 

El sistema MULTIFOX tiene la posibilidad de poder llevar una trazabilidad de las diferentes modificaciones hechas al presupuesto, ya sea por cantidad o por precio.

 

Cuando hablemos de modificación por cantidades hacemos referencia a adiciones y cuando hablemos de modificaciones por precio; hacemos referencia a autorizaciones.

     8.2.1. Adiciones por Cantidad

 

Las adiciones por cantidad pueden se positivas o negativas (+ / -); las positivas (+) aumentan el cupo a contratar y generan una desviación negativa en control presupuestal, las negativas (-) disminuyen el cupo a contratar y generan una desviación positiva.

Información General de Adiciones.

Para buscar se oprime el botón de Filtrar Insumo y el sistema despliega la pantalla de los insumos del presupuesto, con la información de capítulo, unitario, insumo y cantidad disponible.

Opciones de búsqueda.

Desde esta opción se generan dos reportes de las adiciones hechas, resumidas o detalladas.

En caso que el proyecto este configurado para que las adiciones pasen por una autorización, cuando se agregue la cantidad, esta no abrirá cupo hasta que se apruebe la adición.

          8.2.2. Autorizaciones por precio.

 

Para autorizar el precio de insumo, debe hacerse en el formulario de Precios de Insumos. Aunque el sistema tiene varias aplicaciones desde donde se puede ir al formulario, para autorizar el precio.

El formulario de autorización de precios es el siguiente:

La autorización de precio se puede hacer desde varias aplicaciones las cuales se relacionan a continuación:

 

  • Desde Presupuesto

  • Desde Adiciones por cantidad.

     8.3. Estado de los Unitarios según Obra ejecutada

 

En el punto anterior se hacía referencia a las adiciones presupuestales de los insumos, pero en caso que se requiera hacer una adición a todo el unitario, o se quiera cerrar los cupos de un capitulo ya ejecutado; se hace desde el Estado de los Unitarios según Obra ejecutada.

Esta aplicación está divida en tres pestañas: Detalle de los Análisis, Adiciones (+ o -) para el presupuesto por unitario y Cerrar Saldos por contratar por Capitulo.

 

  • Detalle de los Análisis: Muestra el detalle de los insumos del unitario en cuanto a presupuesto, adiciones, costos presupuesto, costo adicionado, costo utilizado y descuentos.

Información General de Unitarios.

Para exportar el archivo a Excell.

  • Adiciones (+ o -) para el presupuesto por unitario: desde pestaña puede generar adiciones para todo el unitario, las cantidades se distribuirán de acuerdo a las cuantías presupuestadas.

  • Cerrar Saldos por contratar por Capitulo: Sirve para cerrar los cupos de todo el capítulo.

  • Por esta aplicación se puede generar varios reportes del estado de los unitarios.

    8.4. Control presupuestal.

 

La mejor forma de control es la que proporciona más información que permita un máximo nivel de análisis, de tal forma que cualquier desviación pueda ser sustentada. El sistema MULTIFOX maneja tres tipos de desviaciones: Por cantidad, por valor y por no presupuestado.

Se debe tener en cuenta la fecha del corte o fecha de estado, para generar el informe de control presupuestal.

El control presupuestal nos ayuda para la toma de decisiones, brindando la información de cuanto se ha causado, cuanto se tiene contratado y cuanto se estima el costo total de la obra; generando una comparación con el presupuesto inicial (línea base).

 

Es muy importante determinar el nivel al cúal se quiere la información.

  • Control detallado: Información a nivel de insumos

  • Resumido por análisis: Información a nivel de APU´s

  • Resumido por Capitulo: Información a nivel de Capitulo

  • Se puede analizar el informe por promedio ponderado o por último costo.

El control presupuestal está compuesto por:

  • Valor Causado: Corresponde a todas las Entradas de Almacén, Cortes de Obra y Cuentas de Cobro Liquidadas.
     

  • Valor Contratado: Corresponde a todas las Órdenes de Compra, Contratos y Órdenes de Servicio generadas.
     

  • Valor Proyectado por Contratar: Es la diferencia entre el Presupuesto Proyectado y el Valor Contratado.
     

  • Presupuesto Proyectado: Es la operación del Presupuesto Inicial menos la sumatoria de las Desviaciones Presupuestales.
     

  • Presupuesto Inicial: Es el presupuesto fijado (línea base).
     

  • Diferencia: La diferencia entre el Presupuesto Inicial y el Presupuesto Proyectado.
     

  • % S/proyección: Es la operación del valor causado dividido entre el presupuesto proyectado, multiplicado por 100%.  Este valor debe compararse con el avance físico.
     

  • % S/inicial: Es la operación del valor causado dividido entre el presupuesto inicial, multiplicado por 100%.
     

  • Desviación por Cantidad: Es la diferencia de cantidades presupuestadas y adicionadas, multiplicadas por el precio promedio ponderado.
     

  • Desviación por Valor: Es la diferencia del precio presupuestado y el último costo, multiplicado por las cantidades presupuestadas y adicionadas.
     

  • Desviación por No Presupuestado: Son los insumos que nunca estuvieron en presupuesto, multiplicados por el valor unitario promedio.


    En el informe detallado tiene la siguiente información adicional:

     

  • Cantidades Presupuestadas

  • Cantidades Contratadas

  • Cantidades Adicionadas


    En el informe de control con descuentos, se ve reflejado los descuentos hechos en los cortes de obra, entradas de almacén y cuentas de cobro liquidada (ver 7.1 Entradas de Almacén).




    9. PROGRAMACIÓN


    La administración del presupuesto es incompleto si no se analiza en el tiempo, como dijimos anteriormente los controles son dinámicos, pero se debe tener siempre una línea base que sirva de parámetro para medición.

    Se recomienda que antes de iniciar a ingresar la información de la programación; se apoye con software especializados como MsProject, Planner o Primavera.  La programación que maneja el sistema, no control Ruta Crítica.


    Para la definición de tiempos se pueden emplear diferentes métodos como son:
     

  • CPM/PERT (Critical Path Method / Program Evaluation and Review Techniqu)

  • LPU (Lines Points Union)

  • Barras de Gantt (Henty Gantt)
     

  • El más empleado es el de las Barras de Gantt.

         9.1. Pasos Iniciales

La metodología para ingresar la programación es crear la escala temporal, generar los grupos de programación, programar los porcentajes de los grupos y generar la programación para los unitarios y los insumos.

         9.1.1. Programar fechas para los periodos.

​ 

Se debe crear los periodos con los cuales se va a controlar el presupuesto, seleccionado el proyecto.

         9.1.2. Generar Grupos de Programación.

​ 

Con este utilitario, el sistema toma los capítulos del presupuesto y los convierte en grupos de programación.

         9.1.3. Programación de Grupos de Actividades.

​ 

El sistema muestra todos los capítulos del presupuesto y se debe ajustar los porcentajes, de acuerdo con la planeación de ejecución.

         9.1.4. Generar programación para los unitarios y los insumos a partir de los Grupos.

​ 

Este utilitario genera los porcentajes, ingresado de forma proporcional a los unitarios y los insumos, en caso que se quiera detallar la programación, se hace por la reprogramación.

         9.2. Reprogramación.

​ 

En caso que se quiera modificar o detallar la programación, por esta aplicación se puede ajustar a nivel de Unitario o Insumo, y se puede realizar por cantidad o por porcentaje.

Cuando se realicen las modificaciones, se debe totalizar la reprogramación.

      9.3. Consulta de programación.

 

Cuando se tenga la información, se puede obtener diferentes reportes para la administración del proyecto; como son comparativo de lo planeado con lo ejecutado y la programación de materiales. Y exportando la información a Excel, se puede graficar la línea base.

 

  • Consulta de Insumos para programación de materiales:

  • Comparativo de Programado Vs Ejecutado

  • Exportando a Excel, se puede graficar la línea base.

La Aplicación de Programación completa los reportes y gráficas de semáforos por el Módulo Gerencial.

 

10. PRESUPUESTO ANUAL.

 

Esta aplicación complementa el presupuesto de Oficina Principal de las empresas, brinda un apoyo para el control de los costos fijos.

La Aplicación de Programación completa los reportes y gráficas de semáforos por el Módulo Gerencial.

 

11.UTILITARIOS.

 

Estas son herramientas que cuenta el sistema para:

 

  • Fijar el Presupuesto

  • Incrementar los precios en un presupuesto, antes de ser fijado (Factor Multiplicador)

  • Copiar Presupuesto entre Proyectos

  • Copiar periodos entre presupuestos

  • Copiar detalle de Unitarios

Esperamos que este manual sea de gran ayuda para el manejo de la herramienta MULTIFOX y en la administración de los proyectos.