LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

NÓMINA

I. PARAMETRIZACION GENERAL

1. Por empresa:

Restricciones del sistema de nómina:

El sistema de nómina no maneja reingreso de un funcionario a un centro de costo, dentro de un mismo mes.
Los contratos de trabajo se manejan por proyecto, no por empresa.
La nómina se maneja por proyecto, no por presupuesto.

Periodos de cálculo para primas:

Segunda pestaña: Empresas vinculadas.

Se definen los periodos de cálculo para la prima semestral.

Equivalencias de códigos:

Se refiere a la identificación de algunos códigos de nómina, críticos en los procesos. El asesor de MULTIFOX verificará esta asignación, una vez estén creados los conceptos de la nómina.

Fetivos del año:

Cada año se deben registrar en la tabla de festivos, los días festivos del año. Esto con el fin de poder calcular los días efectivos de vacaciones tomados por cada funcionario.

2. Por proyecto:

Se deben definir cada vez que se abre un proyecto nuevo y cada año; también, cuando se actualizan salario mínimo y otros.

Asignación del presupuesto de nómina, la ARP y la Caja de Compensación:

La nómina se maneja por proyecto, no por presupuesto, así que en cada proyecto se debe identificar el presupuesto de nómina.

Cuarta pestaña: Presupuestos,

Presupuesto asignado a Nómina

Tercera pestaña: Datos del Constructor:

En el proyecto se define la ARP y la Caja de compensación.

Asignación del Riesgo Profesional por Departamentos o Áreas:

Se deben registrar los centros de costos, gerencias y departamentos de las gerencias. A nivel de Departamento o Área se debe indicar el porcentaje de riesgo profesional.

Asignación de la Modalidad de Contratación:

Si la empresa maneja diferentes modalidades de contratación, que implican una diferente contabilización, se debe asignar a cada proyecto la modalidad de contratación.

Al proyecto oficina, no se le debe asignar modalidad de contratación.

Parámetros en el módulo de nómina por cada proyecto, salario mínimo y otros:

Periodicidad de liquidación de la nómina:

Quincenal
Mensual

ARP del proyecto: La ARP, debe estar previamente matriculada en la tabla de terceros.

Parámetros para la retención en la fuente:

% de exención
Límite de exención: son 240 UVT s en el 2010.

Cuentas por pagar:

Cuenta PUC de la cuenta por pagar de la nómina
Cuenta PUC de la cuenta por pagar para la prima de servicios

Parámetros de procesamiento:

Último año de nómina: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es el año en que voy a procesar la nómina.
Último mes de la nómina: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es el mes en voy a procesar la nómina.
Último quinc. procesada: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es la última quincena para la cual se ejecuto el proceso de nómina.
Estado de nómina (0-5): Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. El primer estado es cero.
Quincena de retfte (0,1,2): Se puede asignar, 0: ambas quincenas, 1: primera quincena del mes, 2: segunda quincena del mes, que es la recomendada.
Ult. Fecha de nómina acumulada: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente.

Otros parámetros:

S.M.L.V. : Salario mínimo legal vigente.
Sub. De transporte: Valor del auxilio de transporte mensual.
Valor de U.V.T.: valor del UVT vigente.

3. Conceptos de nómina y modalidad de contratación:

La nómina de Multifox trabaja principalmente con tres clases de conceptos:

Conceptos de entradas o devengados (E)
Conceptos de salidas o deducidos (S)
Conceptos de datos o novedades (D)

El código de cada concepto es de 5 caracteres y la letra inicial depende de la clase de concepto:

E – para conceptos de entradas
S – para conceptos de salidas
D – para conceptos de datos o novedades, este concepto siempre debe estar asociado a un concepto de entrada o salida. Lo cual se hace mediante una fórmula (ver siguiente capítulo).

Los parámetros asignados a los conceptos dependen de la clase de concepto, como veremos a continuación.

Conceptos de Entradas (devengados): “E”

Los conceptos de entradas o devengados definen las bases para liquidar conceptos de nómina:

Base para prima
Base para vacaciones
Base para pensión
Base para salud
Base para ARP
Base para parafiscales
Base para retención en la fuente
Base para liquidar Auxilio de transporte

Definen conceptos de seguridad social:

EPS
Aporte Voluntario de pensión
Medicina pre-pagada o voluntaria

Identifican conceptos específicos:

Sodexo
Comisión
Recargo Nocturno
Horas Extras
Provisiones
Retención en la fuente sobre la indemnización
Pagos parciales de cesantías e intereses
Conceptos de consolidación de prestaciones sociales
Incapacidades
Días trabajados

Porcentaje de provisión para prestaciones sociales:

Si el concepto es de prestación social, debe indicar el % de provisión:

8.33% PRIMA

4.16% VACACIONES

8.33% CESANTIAS

10% CESANTIAS para personal de obra. Se controla por el Tipo de contrato que se defina.

12% INTERESES DE CESANTIAS

Retroactividad de salario:

El resultado es un concepto de retroactividad

Parámetros que NO aplican a conceptos de entradas:

Tercero
Novedad Fija
Novedad de retroactividad
Retroactividad
Deduc. Aporte pensión año ant.
El concepto es una EPS

Aporte Voluntario de pensión o A.F.C.: Puede aplicar a clase de concepto “E” devengado, cuando……

Buscar tabla: para los conceptos de entrada, siempre debe ser “R” de resultado.

Rubro de planilla: se debe escoger de acuerdo al concepto,

A - Sueldo base

B – Días trabajados

C – Básico devengado

D – Transporte

D1 – Días de auxilio de transporte

E – Horas Extras

F – Vacaciones

F1 – Medicina pre-pagada

G – Bonificaciones

H – Prima

I – Intereses de cesantías

I1 – Intereses de pago parcial de cesantías

J – Salud

K – Pensión (para aportes de pensión obligatoria)

K1 – Pensión Voluntaria

L – Cesantías

L1 –Pago parcial de cesantías

M – Descuentos. También se puede usar para aportes de pensión voluntaria.

N – Préstamos

O - Aportes a los Fondos

P - Retención en la fuente

P1 – Base de retención en la fuente

P2 – Porcentaje de retención en la fuente

P3 - Retención en la fuente sobre indemnización

Q - Incapacidades

R - Comisiones

S – Indemnizaciones

Z – No afecta planilla (se usa para conceptos de dato o novedades (D).

De vengable: verdadero, si es de vengable.

Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados.

Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena. Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos “E” o “S”.

Segunda pestaña:

Sí el concepto es de prestación social, se debe indicar la cuenta PUC de la provisión, la cual aplica a los proyectos que NO manejan Modalidad de contratación.

Sí el proyecto maneja modalidad de contratación, la cuenta PUC de la provisión se debe definir así:

Con la barra de herramientas, desplazar, por cada modalidad de contratación, para asignar la cuenta de provisión que corresponda a cada concepto de prestación social:

·Conceptos de Salidas (deducidos): “S”

Todos los conceptos de EPS deben marcar como verdadero el parámetro de:

El concepto es una EPS

Todos los conceptos de aportes voluntarios de pensiones deben marcar como verdadero el parámetro:

Deduc. Aporte pensión año ant.

Todos los conceptos de aportes voluntarios de pensión o aportes a A.F.C., deben marcar como verdadero el parámetro:

Aporte Voluntario de pensión o A.F.C.

Todos los conceptos de medicina pre-pagada o voluntaria, deben marcar como verdadero el parámetro:

Medicina pre-pagada o voluntaria

Tercero:

Asignar el tercero, sí en Contabilidad hay sólo una cuenta contable PUC, para varios conceptos de salida.
No asignar tercero si en Contabilidad se abre una cuenta por cada concepto.

Buscar tabla: para los conceptos de salida, siempre debe ser “S” de resultado.

Rubro de planilla: se debe escoger de acuerdo al concepto,

A - Sueldo base

B – Días trabajados

C – Básico devengado

D – Transporte

D1 – Días de auxilio de transporte

E – Horas Extras

F – Vacaciones

F1 – Medicina pre-pagada

G – Bonificaciones

H – Prima

I – Intereses de cesantías

I1 – Intereses de pago parcial de cesantías

J – Salud

K – Pensión (para aportes de pensión obligatoria)

K1 – Pensión Voluntaria

L – Cesantías

L1 –Pago parcial de cesantías

M – Descuentos. También se puede usar para aportes de pensión voluntaria.

N – Préstamos

O - Aportes a los Fondos

P - Retención en la fuente

P1 – Base de retención en la fuente

P2 – Porcentaje de retención en la fuente

P3 - Retención en la fuente sobre indemnización

Q - Incapacidades

R - Comisiones

S – Indemnizaciones

Z – No afecta planilla (se usa para conceptos de dato o novedades (D).

Para los conceptos de ARP y parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación), se debe seleccionar el rubro de planilla Z.

Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados.

Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena. Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos “E” o “S”.

·Conceptos de Datos (Novedades): “D”

El código de estos conceptos empieza con la letra “D”, excepto el concepto “ASALB”, novedad de salario base.

Están asociados a un concepto de entrada o salida, excepto:

Conceptos de deducidos de seguridad social (ARP, Parafiscales, EPS, Pensión obligatoria), Retención en la Fuente, no tienen un concepto de novedad, son calculados automáticamente por el sistema.
Concepto de indemnización, no tiene un concepto de novedad, es calculado automáticamente por el sistema.
Conceptos de deducidos por préstamos que se manejan por el módulo de préstamos, no tienen un concepto de novedad.

A esta clase de conceptos aplican los siguientes parámetros:

Conceptos de deducibles de retención en la fuente (vivienda, salud, educación):

Deducción base de rte fuente: verdadero

Novedad Fija:

Verdadero: genera automáticamente la novedad en cada periodo de nómina a pagar.
Falso: la novedad esta sólo vigente, por un periodo de nómina a pagar.
Ejemplo de novedades fijas: ASALB – salario, DDTRA – días trabajados, DSUBT- aux. de trabajo.

Novedad de retroactividad:

Verdadero: sí el concepto es de retroactividad. Se puede presentar retroactividad de salario. Para horas extras, habría que definir un concepto de novedad de retroactividad, por cada clase de hora extra.

Retroactividad:

Indicar el concepto de novedad de la retroactividad: “ASALB”

Buscar tabla: para los conceptos de dato, siempre debe ser “N de resultado.

Rubro de planilla: para todos los conceptos de dato, debe ser “Z”

Z – No afecta planilla

Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados.

Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena. Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos “E” o “S”.

Tercero: no aplica

4. Fórmulas de liquidación:

Las fórmulas de liquidación de conceptos de nómina, deben estar en cabeza de un concepto de entrada (“E”) o de un concepto de salida (“S”).

Para los siguientes conceptos no aplica la definición de fórmula:

Conceptos de novedad, de deducibles de retención en la fuente (vivienda, salud, educación), no tienen un concepto de resultado (entrada o salida), son calculados automáticamente por el sistema.
Conceptos de deducidos de seguridad social (ARP, Parafiscales, EPS, Pensión obligatoria), Retención en la Fuente, no tienen un concepto de novedad, son calculados automáticamente por el sistema.
Concepto de indemnización, no tiene un concepto de novedad, es calculado automáticamente por el sistema.
Conceptos de deducidos por préstamos que se manejan por el módulo de préstamos, tampoco tienen fórmula.

Se pueden definir fórmulas de cesantías, intereses y prima de servicios, las cuales sólo aplicarían si se da una novedad manual y no se aplica el procedimiento de cálculo automático (Módulo de liquidación de contratos o Módulo de liquidación de prima).

Las fórmulas se definen por la siguiente opción:

5. Conceptos de EPS, Fondos de Pensiones, Fondos de Cesantías, ARP y Riesgos Profesionales:

·Conceptos de EPS y Fondos de Pensiones:

Código entidad: es el código de la EPS o Fondo de Pensiones, en la tabla de terceros.

Concepto: es el código del concepto de salida (deducido) definido en el módulo de conceptos de nómina.

Código de la entidad (planilla única): es el código definido por el Ministerio de Protección Social para las entidades de salud y Fondos de Pensiones, y que va en el archivo plano con el que se paga la seguridad social.

Las cuentas PUC aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación.

Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación:

La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así:

Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así:

Tipo de gasto:

51 gasto de administración
52 gasto de ventas
14 gasto de obras

Conceptos de Fondo de Cesantías:

Código entidad: es el código del Fondo de Cesantías, en la tabla de terceros
Concepto: es el código del concepto de cesantías (ECESA).
Las cuentas PUC aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación.

Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación:

La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así:

Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así:

Tipo de gasto:

51 gasto de administración
52 gasto de ventas
14 gasto de obras

·Conceptos de ARP y Parafiscales:

Código entidad: es el código de la ARP , SENA, ICBF, Caja de Compensación, en la tabla de terceros.

Concepto: es el código del concepto de salida (deducido) definido en el módulo de conceptos de nómina.

Código de la entidad (planilla única): es el código definido por el Ministerio de Protección Social para las ARP y Parafiscales, y que va en el archivo plano con el que se paga la seguridad social.

Las cuentas PUC aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación.

Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación:

La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así:

Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así:

Tipo de gasto:

51 gasto de administración
52 gasto de ventas
14 gasto de obras

6. Cargos de funcionarios:

Los cargos se deben estructurar de tal forma que cuando se solicite un informe aparezcan en el orden y jerarquía deseados.

7. Turnos de los empleados:

8. Empleados:

·Ingreso de funcionarios:

A través de este módulo, se registran los datos básicos de cada funcionario, así como los parámetros de presupuestos y contables.

Para adicionar nuevos empleados, se debe ingresar por el proyecto “999” o el proyecto que se haya definido como el consolidado.

Seleccionar el proyecto y los empleados a consultar: Activos, Vacaciones, Retirados, Todos.

Para ingresar un funcionario, seleccionar el proyecto consolidado (“999”).

Primera pestaña, Datos Generales:

De acuerdo al departamento seleccionado, se asignará el riesgo profesional.

Verificar el presupuesto asignado al proyecto.

Dejar en blanco, si es un empleado pensionado.

Registrar aquí los datos solicitados.

Tipo de contrato, para los contratos de obreros, se aprovisiona el 10% para cesantías:

A: Termino indefinido
B: Termino indefinido obrero
C: Termino fijo
D: Termino fijo obrero
E: Estudiante
F: Aprendiz
G: Labor contratada, obrero
H: Labor contratada, administración

Cesantías: todos los funcionarios deben referir el concepto, ECESA

Botones de procesos:

Arregla Presupuesto: Lo que hace es buscar el presupuesto asignado a la nómina y actualizarlo a todos los empleados. Es útil a comienzo de año, cuando cambia el presupuesto de oficina, o cuando en un proyecto a partir de una fecha dada se cambia de presupuesto.

Arregla Subs. De transporte: Valida si el empleado tiene o no derecho a auxilio de transporte, y actualiza el parámetro de auxilio de transporte. Afecta a todos los empleados.

Actualizar salarios: genera el valor del salario actual en el módulo de novedades (Procesos de liquidación periódica de nómina).

Generar Novedades: Genera para un empleado especifico, las novedades que se hayan definido como fijas. Ver parametrización de conceptos.

Segunda pestaña, otros datos del empleado:

Registrar aquí los datos solicitados.

La sección de promedios es una sección de datos informativos.

Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria.

Tipo de cuenta: si se especifica el banco y la cuenta, estos datos son utilizados para generar archivos planos para pago de la nómina en diferentes entidades bancarias, a través de Internet.

A - Ahorros
C – Corriente
G – Girar cheque: este tipo de cuenta, hace que se genere una orden de gasto y una cuenta por pagar, por cada funcionario que tenga este parámetro.

Banco: código del Banco

Liquida transporte (V/F): no importa lo que se escriba, cuando se ejecuta el botón de la primera pestaña “Arregla Subs. De transporte”, reasigna este indicador, de acuerdo a sí se tiene derecho o no, con base en el tope de los dos salarios mínimos.

Tercera pestaña, Datos adicionales:

Parámetros para liquidación de contratos:

Fecha de Retiro
Fecha de liquidación del contrato

Parámetros de vacaciones:

Ultimo periodo de vacaciones: es la fecha del primer día que se sale a vacaciones, del último periodo tomado o del periodo que se va a tomar.
Días pendientes de vacaciones: el sistema lo calcula de la tabla de vacaciones, cuando se ejecuta el proceso de calcular días pendientes. De lo contrario, este dato se encuentra desactualizado.
Días tomados de vacaciones: el sistema lo calcula de la tabla de vacaciones, cuando se ejecuta el proceso de calcular días pendientes. De lo contrario, este dato se encuentra desactualizado.
Sábado festivo(V/F):

Verdadero: cuando no se labora el sábado.

Falso: cuando se labora el sábado.

Parámetros para contabilización:

Tipo de gasto: 51 gasto de administración, 52 gastos de ventas, 14 gastos de obras. Ver parametrización de conceptos.

Parámetros de retención en la fuente:

Tipo de retención: 1, si es método 1. 2, si es método 2.
Porc % retfte: % de retención en la fuente definido semestralmente, si es método 2.

Parámetros de seguridad social:

Fecha Ingreso Fondo de Pensiones: Día 1 del mes efectivo de traslado
Fecha ingreso EPS: Día 1 del mes efectivo de traslado
EPS a la cual se traslada: código de la EPS a la cual se traslada
Fondo de pensiones al cual se traslada: código del Fondo de pensiones al cual se traslada

Cuando hay traslado de una EPS a otra, en el archivo de seguridad social se reporta la novedad “TAE” traslado a otra EPS, pero se hace efectivo un mes después, ejemplo:

Cuando hay traslado de un Fondo de Pensiones a otro, en el archivo de seguridad social se reporta dos meses después, ejemplo:

Los traslados los maneja el sistema automáticamente, es decir, una vez se cumple la fecha efectiva, automáticamente actualiza la nueva EPS y/o el nuevo Fondo de pensiones, en la primera pestaña: Datos generales,

Terceros:

Código del tercero correspondiente: el empleado debe estar creado en la tabla de terceros. El sistema no válida que la cédula registrada en la nómina sea la misma que la cédula registrada en la tabla de terceros.

Cuarta pestaña, Hijos:

Quinta pestaña, Parámetros:

Código del presupuesto: se compone del unitario y del insumo presupuestado.

Unitario: Ej: I5105
Insumo: Ej: 10527

PUC – nómina:

Conceptos de devengados (“E”): cuenta del gasto o costo
Conceptos de deducidos (“S”): cuenta por pagar o una cuenta de deudores

PUC – aportes (gasto):

Aplica a los conceptos de prestaciones sociales. Cuenta PUC, para la consolidación de las prestaciones sociales.
Se puede usar esta columna, con una cuenta diferente y tendría prioridad sobre la cuenta PUC del tipo de gasto dado en la tercera pestaña “Datos adicionales”: 51, 52, 14, que vincula al Concepto EPS, FP, ARP, Parafiscales.

Botones:

Generar parámetros del centro de costo:
Generar parámetros de conceptos de E/S:

·Reactivación de funcionarios retirados que cambian de proyecto:

Seleccionar el proyecto consolidado (“999”) y el estado “R” retirados o “T” todos.

Tercera pestaña “Datos adicionales”: cambiar los siguientes datos:

Cambiar fecha de ingreso
Borrar fecha de retiro y fecha de liquidación
Todos los demás datos que tengan cambio
Barra de herramientas, grabar

Primera pestaña “Datos Generales”: cambiar los siguientes datos:

Cambiar el centro de costo “Sucursal” y verificar el presupuesto asignado.
Cambiar el estado “R” retirado a “A” activo
Verificar entidades y todos aquellos datos susceptibles de cambio
Barra de herramientas, grabar
Botón “Generar novedades”

Verificar el presupuesto asignado al proyecto.

9. Hojas de Vida:

Primera pestaña, Datos Generales:

Las fotos de los empleados se vinculan automáticamente y se deben guardar en el servidor, en:

Carpeta: “Fotos”
Nombre de la foto: código del empleado Ej. 00145.jpg

Tercera pestaña, Hoja en Word:

La Hoja de vida se puede asociar, a través del botón “Asociar”, y se pude consultar con el botón “Ver”.

Quinta pestaña, Estudios:

Sexta pestaña, Experiencia:

II. CONSULTA DEL PRESUPUESTO DE NOMINA Y LA FUNCION INVERTIR

Es conveniente conocer el presupuesto para poder asignar los parámetros de costeo correctamente.

La función “INVERTIR” del presupuesto, es una función que aplica a las partidas globales del presupuesto y que se manejan automáticamente en el procesamiento de la nómina.

Seleccionar el proyecto:

Seleccionar en la barra de herramientas, informes: Listado de presupuesto – cantidades:

Seleccionar el capitulo a revisar o dejar así, para ver todo el presupuesto:

Revisión de la función “INVERTIR”, aplicada a las partidas globales de la nómina:

Esta función debe estar en verdadero para la nómina. Se usa en el momento en que la nómina genera automáticamente órdenes de gasto y cuentas por pagar.

III. PRESTAMOS

1.Creación y consulta de préstamos:

A través de este módulo se crean los préstamos para los funcionarios.

Seleccionar el proyecto:

A continuación se busca el funcionario, y se adiciona una línea por cada préstamo.

El concepto debe ser creado previamente en la tabla de conceptos, como un deducido (tipo”S”).

No es necesario crear un concepto de novedad (tipo “D”), ni una fórmula para manejar la operación del descuento.

Al adicionar una línea para un préstamo se selecciona el concepto, se da un consecutivo, la fecha, el valor del crédito y el valor a descontar ya sea en la primera y/o segunda quincena.

El sistema cada vez que se liquida la nómina, hará el descuento llevando los siguientes campos de control:

Vr. Pagado capital: en este campo se lleva un acumulado de todos los pagos efectuados.
Sldo crédito: en este campo se lleva el dato del saldo que falta por pagar.

En esta sección hay un reporte o listado para verificar los funcionarios que tienen créditos (Barra de herramientas, listados).

2. Estado de los préstamos:

A través de esta opción se pueden consultar las fechas y los valores descontados de un préstamo dado .

IV. INCAPACIDADES Y LICENCIAS

1. Incapacidades:

En este módulo se registran:

Las novedades de incapacidades que reconocen las empresas (Tipo de descuento “I”).
Los valores de incapacidades reconocidas o reintegradas de EPS o ARP a las empresas (Tipo de descuento “A” o “B”)

Seleccionar “Notas de incapacidades”:

Tipo de descuento

Al desplazar la grilla a la derecha, podemos consultar el resto de datos:

Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo “I”:

Periodo
Código del empleado que tiene la incapacidad
Descto: Tipo de descuento “I”
EPS / ARP: E - sí es una EPS, A- sí es la ARP
Entidad: Sí es una EPS, el código de la EPS del empleado. Sí es la ARP, el código de la aseguradora del riesgo profesional.
Novedad: código de la novedad a reportar en el archivo plano de seguridad social
Valor o días IRP: En los descuentos tipo “I”, sólo se registra el número de días de la incapacidad siempre y cuando sea una incapacidad de ARP, de lo contrario, se deja en blanco.

La Novedad y los Días IRP, se reportan en el archivo plano de seguridad social, así:

Resolución 333 de 2008

Novedad: IGE o LMA

Días IRP

Concepto: es el código del concepto asociado en el módulo de liquidación periódica de nómina, donde se registran los días de incapacidad y se hace realmente la liquidación del valor de la incapacidad.

Veamos el siguiente ejemplo:

Pepito tuvo fiebre muy alta y su EPS (Nueva EPS) lo incapacito 8 días, entonces:

Módulo de incapacidades: se registra la novedad de incapacidad por enfermedad general (IGE)
Módulo de liquidación periódica de nómina: se registra la novedad asociada con los días de incapacidad (DINCP, DIEP2)
Módulo de aportes de seguridad social: se consultan las novedades generadas para el archivo plano de la seguridad social (IGE)

Módulo de incapacidades:

Módulo de liquidación periódica de nómina:

Los 3 primeros días de incapacidad no los paga la EPS, algunas empresas los asumen (DINCP)

Los 5 días restantes de incapacidades, algunas empresas los pagan mientras la EPS reintegra el valor de la incapacidad de acuerdo a la tarifa establecida para tal fin. (DIEP2)

Días trabajados, sí la nómina es mensual, de los 30 días del mes, nos queda 22 laborados. (DDTRA)

Una vez ejecutado el botón “1- Liquidar novedades”, podemos verificar la novedad generada para el archivo plano de la seguridad social y todos los datos correspondientes a la incapacidad.

Módulo de aportes de seguridad social:

Novedad de incapacidad por enfermedad general.

Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo “A”, “B”:

Periodo
Código del empleado al cual la EPS o ARP le reconoce la incapacidad
Descto: Tipo de descuento “A”, “B”
# de autorización: número de autorización reportado por la EPS
EPS / ARP: E - sí es una EPS, A- sí es la ARP
Entidad: Sí es una EPS, el código de la EPS del empleado. Sí es la ARP, el código de la aseguradora del riesgo profesional.
Novedad: código de la novedad a reportar en el archivo plano de seguridad social
Valor o días IRP: Para estas novedades, se registra el valor reconocido de la incapacidad. Estos valores se reportan en el archivo plano de la seguridad social, con el fin de que se haga un descuento del valor a pagar de la seguridad social. También aparece como un descuento en la liquidación o cuenta por pagar, producto de la liquidación periódica de la nómina.
Concepto: en blanco

Veamos como aparece esta incapacidad en la cuenta por pagar:

Valor de la incapacidad reconocida.

El sistema genera automáticamente un descuento en la tabla de descuentos, con el valor de la incapacidad para llevarlo a un menor costo o gasto de seguridad social.

A partir de Mayo 1 de 2012, (de acuerdo a norma legal) las EPS y las ARP, a cambio del certificado por el valor de la incapacidad que reconocen (el cual se cruzaba con el pago de la seguridad social) consignaran físicamente el valor de la incapacidad a la empresa.

Esto significa que se dará ingreso al dinero por caja y se debe establecer un procedimiento para poderlo llevar a un menor valor del costo tanto contablemente como en el modulo de costos (tabla DESCUEN).

2. Licencias:

Seleccionar, “Ingresar periodos de licencias”:

Se busca el funcionario que tiene la licencia:

Se adiciona una línea para registrar los datos de la licencia o suspensión.
Datos: Periodo, Tipo de licencia L, Motivo, Fecha inicial, días, el sistema calcula la fecha final.
La licencia aquí registrada, tiene como fin reportar la novedad de licencias en el archivo plano de la seguridad social (Resolución 222 de 2008):

Novedad de licencia

Módulo de liquidación periódica de nómina:

En el módulo de liquidación periódica de nómina, se registran los días reales laborados en el periodo de pago, por ejemplo, si se tiene una licencia de 3 días, en una nomina mensual de 30 días, se registrarían 27 días (DDTRA).

Módulo de aportes de seguridad social:

Novedad de licencia.

En casos de licencia no remunerada, el sistema calculará la seguridad social correspondiente al porcentaje (8% año 2010) de salud que aporta la empresa por los días de licencia.

Se debe tener en cuenta que las licencias afectan los días trabajados para efectos de liquidación de prestaciones sociales (liquidación de contratos, consolidación anual de prestaciones sociales, pago de vacaciones, retiros de cesantías).

V. VACACIONES

1. Pago de vacaciones por el módulo de Liquidación periódica de nómina:

Es conveniente revisar algunos datos previamente:

Módulo de empleados: Como está parametrizado el sábado?

Sí es verdadero, no se tendrá en cuenta en el conteo de los días efectivos tomados de vacaciones.

Si es falso, se tomará en el conteo de los días efectivos tomados de vacaciones

Parametrización de conceptos de vacaciones:

Parametrizar los conceptos de novedades de vacaciones en días para afectar la tabla de días de vacaciones (VACACIO).
Parametrizar los conceptos de resultados de vacaciones, para afectar la tabla de consolidados (CONSOLI).

Módulo de liquidación periódica de nómina:

Para pagar vacaciones con el pago corriente de nómina, se deben registrar los siguientes datos:

Ultimo periodo de vacaciones: es el día que inician las vacaciones y que debe estar dentro del periodo de pago.
Novedad de vacaciones: Vacaciones compensadas en tiempo, número de días a pagar (DDVAC).

Una vez ejecutado el paso “2-Acum y afec. Nomina”, se actualiza la tabla de vacaciones así:

A partir de la fecha inicial de vacaciones, marzo 1 de 2010, se cuentan los días efectivos de vacaciones, descontando domingos y festivos (tabla de festivos) y sábados (según parámetro), de los 20 días, nos quedan realmente 15 días efectivos de vacaciones

Esta diferencia de días entre 15 a 20, causan que el valor de 20 días de vacaciones, se cancelen contra la provisión de 15 días. Esto hará que se tenga que hacer un ajuste a la provisión al cierre del año.

Cuando un mes tiene 31 días, ese día de demás se tendría que manejar como un valor de ajuste de vacaciones, con el inconveniente de que no contaría en la tabla de vacaciones.

Al consultar la cuenta por pagar, vemos como el indicador “No obliga presupuesto” se encuentra en verdadero. Esto significa que el pago de vacaciones no afecta el gasto o costo, ya que este fue afectado en la provisión mensual.

No obliga presupuesto en verdadero

Al consultar el comprobante contable, se observa como el pago de vacaciones se abrió en dos cuentas contables:

Una parte del pago se cruza contra la provisión y la otra parte contra las vacaciones consolidadas.

Al consultar la tabla de consolidados de prestaciones sociales, observamos cómo se cancela el valor que se traía de vacaciones consolidadas al año anterior.

2. Pago de vacaciones por el módulo de vacaciones:

Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema
Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale
Liquidar vacaciones
Reporte de la liquidación de vacaciones para el empleado
Consulta e impresión de la cuenta por pagar
Regreso de vacaciones

·Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema:

Los periodos deben tener fecha inicial y final de vacaciones y estar acumulados (columna Acum=T).

·Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale:

Seleccionar el proyecto.

Primera pestaña: Estado Actual: V – vacaciones.

Mientras esté en estado “V”, este empleado no será incluido en la liquidación de la nomina quincenal o mensual.

Tercera pestaña: “Datos adicionales”.

Asignar el día en que sale a vacaciones en el campo: “Ultimo periodo de vacaciones”.

Verificar el indicador de “Sábado festivo”, según sea el caso, si se quieren contar los sábados o no.

*Liquidar vacaciones:

Primero se selecciona el proyecto y luego se asigna la fecha en que sale a vacaciones:

Ejecutar el botón: “Actualizar Datos”.

Adicionar conceptos de novedades, en caso de necesitarse.

Luego se ejecutan los botones:

1-Liquidar datos básicos

2-Calcular promedios

3-Acumular vacaciones

4-Generar orden de gasto.

Tener en cuenta que una vez ejecutado el botón 3(Acumular vacaciones),ya no se puede devolver.

En la segunda pestaña, se puede consultar el resultado de la liquidación.

El sistema calcula de una vez la seguridad social correspondiente y descuenta los préstamos sí los hay.

*Reporte de la liquidación de vacaciones para el empleado:

Primero se selecciona el proyecto y luego se asigna la fecha en que salió a vacaciones.

En la barra de herramientas, activar “listados” y seleccionar el primer informe:

El segundo reporte es un comprobante de pago para el empleado:

*Consulta e impresión de la cuenta por pagar.

Seleccionar proyecto y fecha inicial de vacaciones.

En la parte inferior de la pantalla, aparece el periodo de vacaciones que se acaba se liquidar. Se puede verificar los días que el sistema calculó, como días efectivos de vacaciones. Con clic derecho sobre la liquidación, se puede consultar e imprimir la cuenta por pagar.

Seleccionar un reporte: “Liquidación de contrato – Corte de obra”:

El valor del descuento corresponde a los aportes de seguridad social.

·Regreso de vacaciones:

Al regreso de vacaciones se debe activar el empleado.

VI. LIQUIDACIÓN PERIÓDICA DE NÓMINA

La nómina de MULTIFOX puede liquidar periodos quincenales o mensuales.

Para liquidar un periodo se deben tener en cuenta los siguientes procesos:

Realizar todas las novedades de ingresos de personal (Módulo de empleados)
Realizar todas las novedades de reactivaciones de empleados que cambian de proyecto (Módulo de empleados)
Ingresar todas las novedades de préstamos (Módulo de préstamos)
Ingresar todas las novedades de licencias (Módulo de licencias)
Ingresar todas las novedades de incapacidades (Módulo de incapacidades)
Ingresar todas las novedades de vacaciones (Módulo de vacaciones)
Activar todos los empleados que salieron a vacaciones y ya están de regreso (Módulo de empleados)
Realizar las liquidaciones de contratos que estén pendientes (Módulo de liquidación de contratos)
Ingresar novedades de cambios de entidades de salud y pensión (Módulo de empleados)
Ingresar todas las novedades de horas extras, comisiones, bonificaciones, deducibles para retención en la fuente de vivienda, salud, educación, otras deducciones, etc. (Módulo de liquidación periódica de nómina)

NOTAS:

Tener presente que el sistema no controla netos negativos, es decir, si los descuentos son mayores a los devengados, se generará un neto negativo.

1. Módulo de liquidación periódica de nómina.

Ingresar todas las novedades de horas extras, comisiones, bonificaciones, deducibles para retención en la fuente de vivienda, salud, educación, otras deducciones, etc.

·Importación de novedades del Fondo de Empleados:

Este proceso importa un archivo plano tipo .txt, con los datos de novedades del Fondo de Empleados.

Seleccionar proyecto “999”:

Indicar la ruta en la cual se encuentra el archivo de novedades e iniciar la importación.

Los conceptos a importar deben estar registrados en MULTIFOX, de acuerdo a unas equivalencias dadas.

*Liquidación de nómina:

Seleccionar proyecto y periodo de liquidación:

Tener en cuenta que:

Días trabajados + días de incapacidad + días de vacaciones + días de licencias -> deben sumar exactamente los días del periodo de liquidación (15 días para periodos quincenales y 30 días para periodos mensuales).

Verificar siempre los días de auxilio de transporte y días trabajados, especialmente en empleados nuevos, empleados que hayan estado en vacaciones, licencias o incapacidades.

Los procesos que se ejecutan en una liquidación de un periodo de nómina son:

1. Liquidar novedades: Calcula el valor de la novedad, de acuerdo a la fórmula registrada en el sistema. Calcula la retención en la fuente y todo lo relacionado con la seguridad social. En este momento ya se puede generar un archivo plano para cargar en el operador de seguridad social y validar los datos, antes de acumular nómina.

ESTE PASO SE PUDE REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEA NECESARIO.

A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE: 2-Acum. Y afec., la nómina ya no es reversible.

2. Acum. Y afec. Nómina: Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados. Fija los valores mediante indicadores de acumulación.

3. Generar orden de gasto: Genera órdenes de gasto de nómina de acuerdo al tipo de cuenta del funcionario. Sí es “A” (ahorros) o “C” (corriente), genera una orden de gasto por todos los empleados que tengan este tipo de cuenta del proyecto. Sí es “G” (Girar cheque), genera una orden de gasto por cada funcionario al que haya que hacerle pago en cheque.

NOTA: Sí todos los empleados del proyecto tienen tipo de cuenta “G” (Girar cheque), este paso genera una orden de gasto con valor ceros (que es como una tapa), y la orden de gasto, cuenta por pagar y comprobante contable; de cada uno de los funcionarios. En este caso, se debe adelantar,manualmente, el estado de la nómina al estado 4 o al estado 6; según el periodo de liquidación (ruta: nómina, tablas generales, parametrización de nómina por cada sucursal). Otra forma, es continuar ejecutando la nómina, generar una cuenta por pagar en ceros o con un 1 centavo, y un comprobante en ceros.

Paso 3. Generar orden de gasto.

4. Generar cuenta por pagar: Genera la cuenta por pagar, de acuerdo a la orden de gasto generada:

Pasar a la segunda pestaña “Valores a afectar”, clic en el botón “Entrar TODO”, y clic en la grilla. Aparece el valor de la cuenta por pagar, en el campo “Neto liquidación”. En ese momento ya podemos dar clic en el botón “Generar causación de la nómina”.

En los casos de proyectos, en que todos los funcionarios están con cheque, y en el paso anterior; ya se generó la cuenta por pagar, podemos adelantar el estado de la nómina generando una cuenta por pagar en ceros, digitando 1 centavo en el campo de iva.

Cerrar pantalla de la cuenta por pagar “x”, y volvemos a la pantalla de liquidación de nómina.

5. Generar comp. Contable: Genera el comprobante contable, de acuerdo a la cuenta por pagar.

6. Liq. Prestac. Sociales: Liquida la provisión de las prestaciones sociales.

7. Comp. Prestac. Sociales: Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable de la provisión de las prestaciones sociales.

8. Genera ctas x pagar de aportes: Genera las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de la ARP, parafiscales, EPS y Fondos de pensiones.

Estos procesos, están directamente relacionados con el estado de la nómina, el cual se puede consultar por:

Para periodos de liquidación quincenal, en el periodo del 15 sólo se ejecutan los pasos del 1 al 5:

Liquidar novedades.
Acum. Y afec. Nómina.
Generar orden de gasto.
Generar cuenta por pagar.
Generar comp. Contable.

2. Datos de Seguridad Social y archivo plano para el pago:

Seleccionar “Consultar aportes de la empresa por empleado en un periodo”.

Seleccionar primero el proyecto consolidado “999” y luego el periodo.

Aquí se pueden consultar las bases y los aportes de salud, pensión, arp y parafiscales (SENA, ICBF, Caja de compensación). En esta consulta solo se muestra una novedad de seguridad social, el sistema puede generar hasta 5 novedades para un funcionario, las cuales se pueden consultar por la opción de “Modificar aportes…”.

Cuando un empleado se retira por un proyecto y reingresa por otro, se pueden observar los dos movimientos.

Al dar clic sobre el botón “Formulario Integrado Electrónico”, el sistema genera un archivo plano tipo texto con el formato y las condiciones dadas para tal fin (Resolución 333 de 2008).

El archivo generado, se guarda en c:/sistema, con el nombre arriba indicado.

Este archivo se puede abrir en el block de notas y pueden hacerse ajustes manuales.

El archivo generado, contiene:

Registro tipo 1: datos generales de la empresa

Registro tipo 2: datos específicos de cada funcionario

Registro tipo 4: datos de las EPS y reintegro de valores de incapacidades.

Registro tipo 5: datos de la ARP y reintegro de valores de incapacidades.

“Modificar aportes de la empresa por empleado en un periodo”. Para modificar un aporte, se debe seleccionar el proyecto y el periodo. No se debe seleccionar el consolidado “999”.

Por esta opción, se pueden consultar hasta 5 novedades para un mismo funcionario que puede generar el sistema, para reportar en el archivo plano de seguridad social.

Todos los campos de excedentes, hacen referencia a seguridad social que queda pendiente para reportar el siguiente periodo; por ejemplo: vacaciones.

Cuando a un funcionario se le pagan vacaciones por el módulo de vacaciones y, sale a disfrutar un periodo que cubre parte de un mes y del siguiente, el sistema genera un excedente de seguridad social.

El archivo plano se puede subir al operador y verificar las inconsistencias arrojadas. Se procede a la corrección, se vuelven a liquidar novedades y se genera nuevamente el archivo plano.

Algunas de las inconsistencias más frecuentes son:

Un funcionario sin código de caja de compensación: significa que no se grabaron los días de incapacidades por el módulo de incapacidades o licencias por el módulo de licencias.
Verificar los traslados de EPS y AFP (Módulo de empleados)
Verificar en el registro 4 y 5 la suma de incapacidades reconocidas
Revisar clase de identificación: cedula o nit. Si alguien tiene nit, revisar en la creación de terceros.
Cuando un empleado se retira e ingresa en el mismo periodo, el sistema genera dos registros para la misma cédula. Aunque esto es correcto, significa que la empresa debe hacer todo el trámite para retirar al funcionario de la EPS y FP y el trámite para el ingreso. Una solución para evitar este trámite, es ejecutar un proceso en Excel que sume los dos registros y reportar sólo un registro en la seguridad social. Esto también tiene otro inconveniente, y es que al sumarlos, el salario puede dar para un aporte al Fondo de Solidaridad Pensional.
Revisar que los días reportados en los registros de retiro e ingreso, para la misma cédula, no deben sumar más de 30 días.
Revisar que ningún funcionario tenga cero días reportados. Esto sucede cuando se liquida un contrato el día 30, y se está girando los primeros días del siguiente mes. La nómina fue previamente pagada, y sólo hay que cancelar prestaciones sociales. Esto causa un aporte a seguridad social con cero días, lo cual es rechazado por el operador del archivo de la seguridad social. En este caso habría que manipular manualmente el archivo y reportar por lo menos un día.

*Reportes de seguridad social:

Seleccionar proyecto y periodo.

Barra de herramientas, informes:

Reporte de liquidación de Fondos de pensiones:

3. Generación de seguridad social de proyectos cerrados en el mes:

Manualmente, se debe colocar el proyecto en Estado de nómina = 5.

De esta forma se habilita el paso 8 de los procesos de nómina, del módulo de liquidación periódica de nómina:

Al ejecutar el paso 8, se generan todas las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de EPS, FP, ARP y parafiscales.

4. Generación de archivo plano para pago de nómina:

Seleccionar el proyecto y el periodo.

Código de la cuenta dispersora, es la cuenta bancaria donde se va a hacer la consignación de la nómina, debe tener asignado el código del banco, que es el mismo que tienen los funcionarios asignados en la cuenta individual.

El archivo plano generado, depende del formato que cada banco requiere.

5. Generación de archivo plano para Fondo de Empleados:

Seleccionar proyecto “999”:

Dar la ruta, el nombre del archivo e iniciar la exportación.

6. Envío de volantes de pago de nomina por e-mail:

Seleccionar proyecto y periodo.

Al dar clic en el botón “Enviar por e-mail …”, aparece un cuadro de diálogo para seleccionar un código de empleado o incluir todos los empleados. El envió se hace a través de Outlook.

Volantes de pago formato txt:

Requiere instalar el programa: ClicYes, para que no interrumpa el envió de volantes.

Volantes de pago formato PDF:

Requiere instalar el programa: Bullzip.

Configuración:

Además, antes de proceder a enviarlos, se debe predeterminar la impresora bullzip PDF, para que no se vaya a la impresora física, sino desea imprimirlos:

En Outlook se debe configurar el centro de confianza, así:

VII. AUMENTO DE SALARIO Y RETROACTIVIDAD

1. Aumento de Salarios:

Se hace a través del módulo de liquidación periódica de nómina.

Seleccionar el proyecto.

Con clic derecho, se consulta el empleado. En la tercera pestaña “Datos adicionales”, están los datos del sueldo actual y el sueldo anterior.

En la novedad “ASALB” se registra el valor del nuevo sueldo para cada empleado:

Cuando se ejecute el paso “2-Acum. Y afec. Nomina”, el sistema actualizará el nuevo sueldo en el módulo de empleados así (clic derecho en el código del empleado para consultar):

La fecha y el sueldo se mueven al campo de fecha sueldo anterior y sueldo anterior.
El sueldo de la novedad queda como sueldo actual, y se asigna como fecha el día 1 de la quincena a pagar.

Si la fecha no corresponde, se debe proceder a actualizarla manualmente.

Sí por alguna razón o por error se ejecuta el botón “Actualizar salarios” del módulo de empleados , antes de Acumular la nómina, se perderá el dato del nuevo sueldo digitado en la novedad “ASALB”.

No ejecutar, si se están actualizando salarios por la novedad “ASALB”

2. Retroactividad:

·Verificar parámetro “Generar retroactividad”.

Debe estar en verdadero para aquellos empleados, a los cuales se les quiere generar retroactividad de salario.

Verificar parámetros de conceptos de retroactividad

* Verificar parámetros de conceptos de retroactividad:

Concepto de resultado o devengado:

Concepto de dato o novedad:

Concepto asociado de retroactividad:

Fórmula:

* Ejecutar el proceso de retroactividad:

Este proceso, genera en la novedad “DRSAL”, el valor calculado de retroactividad de salario. En el ejemplo lo correspondiente a 2 meses de retroactividad (Agosto y Septiembre) calculado en el mes de octubre.

El cálculo se hace con base en acumulados y no con el salario base. Ojo con incapacidades y vacaciones.

Una vez ejecutado el paso “1-Liquidar novedades”, se genera el resultado de la novedad de retroactividad DRSAL, como cualquier otro concepto, de acuerdo a la formula dada en el módulo de formulas.

VIII. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

1. Retiro del empleado:

En el módulo de empleados, proceder a retirar el empleado.

Buscar el empleado, pasar a estado “R”, y ejecutar botón “Arregl. Aux. de transporte”. No olvidar volver a ubicar el empleado.

En la tercera pestaña “Datos adicionales”, entrar:

La fecha de retiro,
La fecha en que se va a hacer la liquidación. Esta fecha no puede ser ni día 15, ni día 30.

Barra de herramientas, guardar y salir.

2. Liquidación del contrato.

Las liquidaciones de contratos, al comienzo de año NO se están llevando correctamente.

Mientras nos se paguen intereses (30 de enero) y no se gire a los Fondos de Cesantías (Febrero 14), el dinero está en la cuenta 25 y debe contabilizar por la 25 y no por la 26.

Fecha de liquidación del contrato, no fecha de retiro.

Atender notas de la pantalla.

Seguir pasos en orden según botones de la parte inferior de la pantalla.

Pasos a ejecutar:

1-Actualizar datos: Trae las novedades fijas, como sueldo. Este es el momento para adicionar otras novedades, sí las hay, como por ejemplo, horas extras, descuentos. Calcula promedios antes de novedades adicionales, días de vacaciones, días a pagar.

2-Liquidar datos: Calcula salud, pensión, y novedades adicionadas. Ver segunda pestaña “Resultados de la liquidación”.

3-Calcular promedios: Calcula nuevamente promedios, pero incluyendo las novedades adicionadas, para liquidar las prestaciones sociales. Ver tercera pestaña “Datos base de liquidación”. Verificar promedios de horas extras y comisiones.

4-Generar vacaciones: Con base en los días a pagar de las vacaciones calcula el valor.

5-Generar prima: Con base en los días a pagar de prima, calcula el valor.

6-Liquidar datos: Calcula los parafiscales (SENA, ICBF, Caja de compensación) teniendo en cuenta las vacaciones pagadas.

7-Generar cesantías e intereses: Con base en los días a pagar de cesantías, calcula el valor.

8-Generar indemnización: Calcula el valor de la indemnización y la retención en la fuente de la indemnización sí hay lugar a ella.

9-Generar planilla: Genera la planilla de datos liquidados y el reporte de la liquidación del contrato.

Consultar los datos de los cálculos obtenidos, segunda pestaña “Resultados de la liquidación:

Reporte de la liquidación de un contrato:

ESTOS PASOS SE PUEDEN REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEAN NECESARIOS.

A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE: 10-Acumular liq. De un contrato, la liquidación ya no es reversible.

10-Acumular liq. De un contrato. Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados.

11-Generar orden de gasto. Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable.

Ejecutar el botón “Generar orden de gasto de nómina”.

Luego en la pantalla de liquidación del contrato aparece el numero de la cuenta por pagar generada (# liq. Cta x pagar).

Con clic derecho sobre la cuenta por pagar se puede consultar.

Y acceder al reporte:

NOTA: Cuando hay varias liquidaciones el mismo día, se debe tener en cuenta que cada paso se ejecuta para todo el grupo de empleados de ese día y de ese proyecto.

3. Seguridad social y provisiones

Seguridad Social.

Consultar la seguridad social generada por la liquidación del contrato.

Seleccionar el proyecto y el periodo.

Hay casos especiales en los que se debe entrar a modificar los aportes de seguridad social.

Por ejemplo: A un empleado se le pagó la quincena o la mensualidad completa al 30 de un mes (pago anticipado 1 o 2 días) y se retira el día 30. Sí este retiró, no alcanza a incluirse en la planilla de seguridad social, se debe reportar el mes siguiente. Sí al empleado, solo se le están cancelando prestaciones sociales, la seguridad social se genera con días cero.

Puesto que la planilla de seguridad social no acepta cero días, se debe proceder a liquidar un día con cargo a la empresa. Esto se hace por la opción de “Modificar aportes de la empresa …..”

Y, si tenemos éste mismo caso, pero el funcionario tiene pago de horas extras. Por la opción de: “Modificar aportes de la empresa …..”, se puede digitar 1 día en la columna: días

·Provisiones de prestaciones sociales

Las provisiones de la fracción del mes de los contratos liquidados, se realizan cuando se ejecuta el paso 6-Liq. Prestac. sociales del módulo de “Liquidación periódica de nómina”, en la segunda quincena del mes, día 30.

Cuando se ejecute este proceso, se pueden consultar:

XIX. PAGO PARCIAL DE CESANTIAS

Revisión de valores consolidados al año anterior
Liquidación parcial de cesantías
Reporte de la liquidación de pago parcial de cesantías para el empleado
Consulta e impresión de la cuenta por pagar
Parametrización y contabilización

1. Revisión de valores consolidados al año anterior:

Seleccionar proyecto y año a consultar:

Tercera pestaña “Prestaciones sociales..”:

Vr. Consolidado:

Cesantías. Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30.

Intereses de cesantía. Siempre estará en cero.

Vacaciones. Siempre estará en cero.

Vr. Pagos parciales:

Cesantía. Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año.

Intereses de cesantía. Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año.

Vacaciones. Siempre estará en cero.

Valor x pagar:

Cesantías. Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes.

Intereses de cesantías. Es el valor de los intereses correspondientes al “Valor x pagar” de la cesantía.

Vacaciones. Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre 30.

Otros pagos:

Cesantía. Son los valores de cesantías pagados contra el valor .

Intereses de cesantía. Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado.

Vacaciones. Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones.

2. Liquidación parcial de cesantías:

Seleccionar el proyecto y la fecha en que se va a liquidar la cesantía parcial, validar la quincena con un “Enter” en el proyecto.

Esta fecha no puede ser un día 15, ni un día 30. Si esto ocurre, se causan errores en la nómina del 15 o del 30.

Fecha a pagar la cesantía.

El día no puede ser ni 15, ni 30.

Barra de herramientas, buscar El empleado al cual se le va a realizar el pago parcial de cesantías:

Con clic derecho, se pueden consultar los documentos generados.

Fecha de corte para liquidar la cesantía. Sólo admite día 30 de corte. No puede ser menor al último periodo acumulado

Valor de cesantía solicitado, sí es un valor diferente al corte.

Datos:

Fecha de corte para los promedios. Se debe digitar el mes de corte al cual quiero calcular la cesantía a pagar, con el día 30. Sí las cesantías a retirar son las consolidadas, la fecha de corte debe ser diciembre 30 del año consolidado.

Valor solicitado de cesantía parcial. Sí se van a pagar cesantías por un monto menor al que se tiene a la fecha, digitar el valor, de lo contrario dejar cero.

Procesos:

1- Actualizar salario básico:Trae la novedad de salario a la grilla.

2- Calcular promedios: Calcula promedios. Si la cesantía a pagar es la cesantía consolidada, el valor es obtenido directamente de la tabla de valores consolidados.

Sí la cesantía a pagar es del año en curso, se calcula desde enero 1 a la fecha de corte, el promedio de horas extras, comisiones, etc. (Ver jurisprudencia 2719 de: salario para liquidar cesantía por fracciones posteriores al 31 de diciembre).

3- Liquidar cesantías parciales: Calcular el valor de la cesantía correspondiente a la fracción de tiempo, de acuerdo a la fecha de corte, al promedio de horas extras, comisiones, el auxilio de transporte y el último salario devengado.

Sí el contrato es de obra, se tiene en cuenta el factor de días de cesantías.

Al liquidar la cesantía parcial, sí el “valor solicitado” supera el valor a que se tiene derecho, el sistema procede a ignorar el valor solicitado y calcula el valor a la fecha de corte.

El sistema tiene en cuenta los días de licencia.

Sí hubo variación de salario en los tres últimos meses, no se tiene en cuenta.

ESTOS PASOS SE PUEDEN REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEAN NECESARIOS.

A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE: 4-Acumular cesantía parcial, la liquidación ya no es reversible.

4-Acum. Cesantía parcial: Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados. Actualiza los valores pagados en la tabla de consolidación.

5-Generar orden de gasto: Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable. Aparece una pantalla con un botón “Generar orden de gasto”, verificar que aparezcan los datos del empleado y ejecutar el botón.

Según sea el caso, se verán diferentes conceptos de liquidación, los cuales definirán la contabilización:

Pagos de cesantías e intereses consolidados al año anterior, antes de enero 30:

Sí se solicita un valor de cesantía inferior al consolidado, los intereses de cesantías no se pagarán parcial sino el total de intereses consolidados.

Sí no se ha ejecutado la consolidación de prestaciones sociales, no se podrán retirar valores consolidados del año anterior.

Se generaran los conceptos de nómina: ECESA, EINCE, dependiendo de la parametrización.

En la pestaña, “Resultados de la liquidación”, se pueden revisar los valores calculados:

Estos pagos se contabilizarán contra la cuenta PUC de consolidación 25……

Pagos de cesantías consolidadas al año anterior, después de enero 30:

Como los intereses de cesantías se pagan en enero 30, sólo se podrán retirar valores consolidados de cesantías. Esto lo maneja el sistema automáticamente.

Pagos de cesantías del año en curso:

Se generan los conceptos de pagos parciales, lo cuales definirán que la contabilización será contra la cuenta de provisión 26…..

Después de generar la cuenta por pagar, regresamos a la pantalla inicial, y se podrá consultar el comprobante contable.

3. Consulta de liquidaciones de cesantías parciales y consulta de la cuenta por pagar:

Barra de herramientas, informes:

Consulta cuenta por pagar:

Para consultar la cuenta por pagar, damos clic derecho en documentos generados en “liquid.Cesantías #” :

Barra de herramientas, activar listados y seleccionar el listado: “liquidación de contrato – corte de obra”.

4. Parametrización y contabilización:

Parametrización:

La identificación del concepto de pago parcial de cesantías e intereses, se hace a través de un parámetro en el panel de conceptos:

La identificación del concepto de pago consolidado de cesantías e intereses, se hace a través de un código en el panel de equivalencia de códigos:

Para vacaciones consolidadas: por el módulo de conceptos.

Contabilización:

Las cuentas contables para los pagos parciales de cesantías e intereses, están parametrizadas en:

a) Proyectos con Modalidad de contratación:

Pagos consolidados de cesantías e intereses, vacaciones:
* ECESA – cesantías, tabla de parámetros del empleado
* EINCE - intereses de cesantías, tabla de parámetros del empleado
* EDVCT – vacaciones consolidadas, tabla de parámetros del empleado

Ruta: Nomina, tablas generales, empleados.

Pagos parciales de cesantías e intereses:

ECESP
EINPP

Ruta: Contabilidad, tablas generales, modalidad de contratación, conceptos de nómina.

b) Proyectos sin Modalidad de contratación:

Pagos consolidados de cesantías e intereses:

ECESA – cesantías, tabla de parámetros del empleado

EINCE - intereses de cesantías, tabla de parámetros del empleado

EDVCT – vacaciones consolidadas, tabla de parámetros del empleado

Ruta: Nomina, tablas generales, empleados.

Pagos parciales de cesantías e intereses:

ECESP - cesantías

EINPP - intereses de cesantías

Ruta: Nómina, tablas generales, conceptos, segunda pestaña.

Pagos de vacaciones contra la provisión:

EDVAF – vacaciones por liquidación de contratos
EDVAC – vacaciones en tiempo

NOTA:
Sí se quiere solicitar el valor de la cesantía consolidada al año anterior y no girada a los Fondos de Cesantía, y además la cesantía del año en curso, se debe ejecutar un proceso por cada una de las solicitudes, por separado.
Cesantía consolidada al año anterior, debe tener fecha de corte Dic 30.
Cesantía del año en curso, fecha de corte con el año en curso. Es requisito que al menos este procesada y acumulada la primera nómina del año.

X.PAGO SEMESTRAL DE PRIMA

1. Verificación de datos y Cálculo de la prima:

Periodos de cálculo para primas.

Segunda pestaña: Empresas vinculadas,

Se definen los periodos de cálculo para la prima semestral.

Actualizar auxilio de transporte:

Este proceso aplica a todos los empleados del proyecto.

Calcular promedios y generar prima:

Se selecciona el periodo para el pago de la prima, el proyecto, y se coloca en verdadero la opción de generar prima.

Este proceso genera el valor de la prima en el concepto de resultado que se haya definido para tal fin.

2. Pago de la prima para nóminas mensuales.

Liquidación, consulta y reporte del valor de la prima de servicios:

Ver módulo de “Liquidación periódica de nómina”, primera pestaña: También se pueden agregar novedades, como descuentos sobre la prima.

Para liquidar la prima en nóminas mensuales, se deben ejecutar los pasos mostrados en la parte derecha de la pantalla.

I-Liquidar. Liquida las novedades adicionadas.

II-Acumular. Actualiza todos los datos de los archivos relacionados.

III-Generar orden de gasto.

IV-Generar cuenta por pagar.

V-Generar comprobante contable.

Segunda pestaña:

Con la ejecución del botón “Ver planilla de nómina liquidada”, se puede obtener el reporte de liquidación de prima. Barra de herramientas, informe de planilla de primas.

Con la ejecución del botón “Ver planilla de nómina liquidada”, se puede obtener el reporte de liquidación de prima. Barra de herramientas, informe de planilla de primas.

3. Pago de la prima con la quincena.

Liquidación, consulta y reporte del valor de la prima de servicios:

Ver módulo de “Liquidación periódica de nómina”, primera pestaña.

Para liquidar la prima con el pago quincenal, se ejecuta una liquidación periódica de nómina normal.

Segunda pestaña:

Con la ejecución del botón “Ver planilla de nómina liquidada”, se puede obtener el reporte de liquidación de prima. Barra de herramientas, informe de planilla de primas.

XI. CÁLCULO DE PORCENTAJE FIJO SEMESTRAL DE RETENCION EN LA FUENTE- MÉTODO 2

Cierre de nóminas
Generación y actualización del porcentaje semestral
Verificación del cálculo del porcentaje de retención

Cierre de nóminas

Cierre de nómina de junio30 o diciembre 30

Para proceder a generar el porcentaje de retención en la fuente semestral, se debe haber cerrado la nómina de junio 30 o diciembre 30, según el caso. Esto debido a que el proceso de generar porcentaje incluye la actualización del mismo a cada funcionario.

2. Generación y actualización del porcentaje semestral

Este proceso debe ser ejecutado después de cerrar nóminas de junio 30 o diciembre 30 y antes de pasar al día 1 de julio o 1 de enero. Actualiza los porcentajes automáticamente.

Sí se ejecuta por equivocación, se debe entrar a cada empleado y reversar manualmente cada porcentaje generado.

El cálculo se hace para todos los proyectos.

Tener en cuenta que en el cálculo del porcentaje de salarios altos, Multifox no controla:

-Los topes de los deducibles de vivienda y salud/educación

-El tope del exento del 25% hasta 240 UVT.

El Sistema calcula promedios así:

-Determinar porcentaje para primer semestre:

Ejemplo: Junio 1 de 2008 a Mayo 31 de 2009

-Determinar porcentaje para segundo semestre:

Ejemplo: Diciembre 1 de 2008 a Noviembre 30 de 2009

Ejecución del proceso:

Verificación del porcentaje actualizado.

Seleccionar el proyecto:

Y verificar en la tercera pestaña: Datos adicionales

3. Verificar el cálculo del porcentaje de retención en la fuente:

En esta pantalla, primera pestaña: “Historia del año actual”, se puede ver el detalle de los pagos realizados en el año seleccionado anteriormente.

En la cuarta pestaña: “Calculo % retfte”, se puede verificar el cálculo del porcentaje de retención en la fuente.

Para obtener el reporte, seleccionar:

Si se quiere seleccionar un empleado en particular, digitar el mismo código, como inicial y como final.

Si se quieren todos los empleados, dejar como esta.

Como se observa, también se genera un archivo en Excel en la siguiente ubicación:

C:\Sistema\Calculo_%_retención.

NOTA:

Si por alguna razón, se cambió de año y no se ejecutó el proceso de cálculo de porcentaje en Diciembre, hay una alternativa para ejecutarlo.

Se debe cerrar servicio a todos los usuarios, con el utilitario “Arretab” devolvemos el año en MULTIFOX, devolvemos la fecha en el Servidor y ejecutamos el proceso. Cuando termine, restaurar la fecha de MULTIFOX y del Pc.

XII. CONSOLIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES AL CIERRE DE AÑO

Este proceso se debe generar completo por cada proyecto (pasos 1,2,3), al momento de generar el comprobante contable, porque usa una tabla local.

Se puede revisar la planilla de cesantías e intereses por cada proyecto, pero al momento de generar el comprobante contable de un proyecto específico, hay que realizar los siguientes 3 pasos en forma secuencial.

Cesantía e Intereses
Vacaciones
Consolidar prestaciones sociales y generar comprobante contable

Requisitos:

Para consolidar, se debe tener acumulada la nómina de diciembre 30.
Se debe tener creado un concepto de vacaciones, específico para consolidar; además debe estar parametrizado en la tabla de conceptos, como concepto de vacaciones para consolidar.

Al igual que vacaciones se definió el parámetro de consolidación, en cesantías e intereses de cesantía.

El proceso de consolidación sólo tiene en cuenta los funcionarios activos. Si el proceso se hace en Enero después de retirar personal, no los incluiría, quedando incompleta la consolidación.
No se debe haber actualizado el auxilio de transporte del nuevo año.
No se deben haber realizado actualizaciones de sueldo para el nuevo año.

NOTAS:

La prima no tiene cierre de año. Hay que cerrar la 26 manualmente en Contabilidad. Costos? Lo hacen en Excel e importan el comprobante a Contabilidad.

Verificación de la actualización del “True”, en el concepto de vacaciones.

El cierre de los retirados se debe hacer en el momento de liquidar el contrato de trabajo, y no se deben incluir retirados en el cálculo de provisiones de las nóminas mensuales.

Solución temporal:

Activar los retirados en el año mientras se hace la consolidación
Problema: Hay retirados que ya se encuentran activos en otras obras!
Problemas: los promedios de extras y comisiones se varían, causando valores por pagar de cesantías y vacaciones, generando negativos en el comprobante. No es muy buena opción.!

Se detecto que cuando hay pagos de vacaciones en dinero durante el año, el sistema lo llevo contra la cuenta 26 y no contra la 25!

Cuando la diferencia entre el valor consolidado y el causado, implica un mayor valor del costo, se debería generar una orden de compra. Pendiente de ajustar en el programa. Si es por debajo, debería disminuir el costo…..! tal vez tabla de Descuentos!!

Febrero 1 de 2012. Se detectaron 3 casos, que aunque el listado de consolidado generó los intereses de cesantías, estos no fueron llevados al comprobante contable, más sí a la tabla de CONSOLI.!!

1. Cesantías e Intereses.

·GENERAR PROMEDIOS:

Los promedios son calculados con base en el último sueldo sí lleva más de 3 meses, sino por el salario promedio; más promedio de extras, más promedio de comisiones, auxilio de transporte, etc.

Si el proceso se ejecuta después de aumentar salarios mínimos, salarios integrales, en enero, tomará este salario, por eso es importante ejecutarlo antes de aumentos de enero.

También es importante no haber actualizado el auxilio de transporte en parámetros generales de la sucursal para el nuevo año.

Para obtener el valor base para el cálculo de la cesantía, se tienen los siguientes problemas en CPSA:

Hay funcionarios que no tienen derecho a auxilio de transporte, pero la empresa se lo paga.

En salarios variables, como el caso de comisiones, cuando un funcionario pasa los dos mínimos con el promedio de comisiones, pierde el derecho al auxilio de transporte.

Traslados de personal de obra a oficina sin perder la antigüedad. Multifox no lo maneja. En vacaciones se puede llevar el acumulado de días tomados a la obra en la que se encuentra actualmente. En cesantias no se puede hacer nada.

GENERAR PLANILLA:

Luego de generados los promedios, se procede a generar la planilla de cesantías e intereses:

Este proceso también genera el archivo de consolidación, tabla “CONSOLI” que guardará los valores por pagar de cesantías e intereses.

El archivo de consolidación guarda los valores de cesantías para girar a los fondos de cesantías o entregar a los empleados que los soliciten. También tiene el valor de los intereses de cesantías a pagar, en enero a los empleados.

Vr. Consolidado:

Cesantías. Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30.

Intereses de cesantía. Siempre estará en cero.

Vacaciones. Siempre estará en cero.

Vr. Pagos parciales:

Cesantía. Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año.

Intereses de cesantía. Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año.

Vacaciones. Siempre estará en cero.

Valor x pagar:

Cesantías. Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes.

Intereses de cesantías. Es el valor de los intereses correspondientes al “Valor x pagar” de la cesantía.

Vacaciones. Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre 30.

Otros pagos:

Cesantía. Son los valores de cesantías pagados contra el valor .

Intereses de cesantía. Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado.

Vacaciones. Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones.

Planilla de cesantías:

Cesantía consolidada:

Es el valor calculado de la cesantía total a diciembre 30, con los valores promedios calculados en el paso anterior.

Formula: Vr. Base cesantía / 30 * (días trabaj. – días de lic.) / 12 o

Vr. Base cesantía * (días trabaj. – días de lic.) / 360

Sí el contrato es tipo A Termino indefinido, divide entre 360

Sí el contrato es tipo “B” Termino indefinido obrero o “G” labor contratada obrero, divide entre 300.

Pagos Parciales de Cesantías:

Son los valores parciales de cesantías pagados al empleado en el transcurso del año.

El concepto es identificado a través de la tabla de conceptos, del parámetro que lo identifica como pago parcial de cesantías igual a verdadero.

Cesantía Por Pagar:

Es el valor de cesantía pendiente de pago a diciembre 30. (Cesantía consolidada menos pagos parciales).

Saldo Cesantía causada:

Este dato es obtenido directamente de contabilidad, del saldo de la cuenta de provisiones (26…..). Por esta razón, no se puede generar por segunda vez el comprobante de consolidación, a menos que se borre el comprobante que se haya generado previamente.

En nómina, correspondería al valor de la cesantía provisionada mes a mes (tabla de provisiones), menos los pagos parciales del año (Pagos parciales de cesantía en la tabla de resultados de nómina).

Diferencia Cesantía:

Es la diferencia entre la cesantía por pagar y el saldo de la cesantía causada. De acuerdo a la diferencia, se llevará el valor a un mayor o menor costo o gasto, se cerrará la cuenta de provisiones de cesantías (Cuenta 26) y se consolidará el valor por pagar (Cuenta 25…).

Intereses Por Pagar:

Es el valor de los intereses de la cesantía por pagar.

Formula: Cesantía por pagar * 0.12 * días trabaj. – días de licencia / 360.

Sí el contrato es tipo A Termino indefinido, divide entre 360

Sí el contrato es tipo B Termino indefinido obrero o G labor contratada obrero, divide entre 300. Corrección 2010Dic => se divide por 360, porque es la cesantía la que cambia con el tipo de contrato, no los intereses.

Saldo Intereses Causados:

Este dato es obtenido directamente de contabilidad, del saldo de la cuenta de provisiones (26…..).

En nómina, correspondería al valor de los intereses de cesantía provisionada mes a mes (tabla de provisiones), menos los pagos parciales de intereses del año (Pagos parciales de intereses de cesantía en la tabla de resultados de nómina).

Intereses Pagados:

Es el valor de los intereses pagados por retiro parcial de cesantías.

El concepto de intereses (EINCE) es sumado por asociación de fecha al concepto de pago parcial de cesantías (ECESP), de esta forma se descartan los pagos de intereses de enero (EINCE).

Se debe ajustar el programa para que lo identifique a través de la tabla de conceptos, del parámetro que lo identifica como pago parcial de intereses de cesantías (EINPP).

Enero 14 de 2010.

Diferencia Intereses de Cesantía:

Es la diferencia entre los intereses de cesantía por pagar y el saldo de los intereses de la cesantía causada. De acuerdo a la diferencia, se llevará el valor a un mayor o menor costo o gasto, se cerrará la cuenta de provisiones de intereses (Cuenta 26) y se consolidará el valor por pagar (Cuenta 25…).

2. Vacaciones

Generar promedios
Revisar o actualizar días de vacaciones
Generar días pendientes de vacaciones
Generar planilla de vacaciones causadas

·GENERAR PROMEDIOS

·VERIFICAR Y ACTUALIZAR ACUMULADOS DE VACACIONES

El funcionario no puede estar en estado “V” – vacaciones.

Se deben actualizar todos los datos:

-Fecha inicial: fecha en que sale a vacaciones

-Fecha final: fecha calendario en que termina las vacaciones

-Días tomados: días reales de vacaciones tomadas

-O. Gasto: debe estar en verdadero: (“T” – True)

-Acum: debe estar en verdadero: (”T” – True)

Tener en cuenta que esta tabla maneja las vacaciones por sucursal o proyecto.

CALCULAR DIAS PENDIENTES DE VACACIONES

Los días pendientes de vacaciones se calculan para los empleados, que se encuentran en estado “A” activos, en estado “V” vacaciones, y en estado “L” licencias.

Sí se requiere ver los días pendientes de vacaciones calculados para todos los empleados, ver siguiente sección.

Sí se quiere consultar el resultado de los días pendientes para un empleado específico, se puede hacer a través de la siguiente ruta:

GENERAR PLANILLA DE VACACIONES:

Las vacaciones por pagar se calculan con base en el último sueldo, más el promedio de las comisiones recibidas en el año.

3. Consolidar prestaciones sociales y generar comprobante contable:

Una vez todo este revisado, se puede generar el comprobante contable, tipo de movimiento “CX”, de los proyectos.

El proceso de generar comprobante, también actualiza la tabla “CONSOLI”, que es dónde se guardan los valores consolidados para el módulo de nómina.

No esta generando el True… para las Vacaciones.

El comprobante contable se puede consultar con clic derecho sobre el número del comprobante, el cual es mostrado en la parte superior de la pantalla.

Para todo lo referente a costo o gasto, se debe hacer manualmente una orden de compra y una CxP sin contabilidad.

XIII. INICIO DE AÑO

Procesos a ejecutar al cambio de año:

Definir presupuesto del nuevo año para el proyecto Oficina (OFI)
Actualizar el presupuesto en la nómina de Oficina (OFI)
Actualizar tabla de festivos
Actualizar salario mínimo, auxilio de transporte y parámetros de retención en la fuente.
Actualizar salarios mínimos y niños integrales
Actualizar formula de auxilio de transporte

1. Definir presupuesto del nuevo año para el proyecto Oficina (OFI).

Solicitar a Contabilidad, definir el presupuesto para el proyecto Oficina (OFI):

Buscar el proyecto: OFI

Actualizar el presupuesto.

2. Actualizar el presupuesto en la nómina de Oficina (OFI)

Seleccionar el proyecto Oficina (OFI):

Código del presupuesto vigente. En este ejemplo ya fue actualizado a 010

Ejecutar este botón para actualizar, el presu-puesto vigente a todos los empleados.

Para verificar, después de ejecutar el botón “Arregla presupuesto”, avanzar un registro y devolverse.

3. Actualizar tabla de festivos:

Se deben registrar los festivos del año en curso, básicamente para el proceso de cálculo de días de vacaciones reales tomadas por un funcionario.

Se pica en la parte azul de la pantalla y en la barra de herramientas se selecciona el icono (+).

Digitar:

Fecha (día, mes, año)

Nombre del festivo, dar Enter.

Y así por cada línea generada.

4. Actualizar salario mínimo, auxilio de transporte y parámetros de retención en la fuente.

Parámetros a actualizar al comienzo de año:

Parámetros por cada proyecto vigente:

Se debe entrar a cada proyecto y actualizar los siguientes datos:

% de exención de retención en la fuente.
Limite de exención de retención en la fuente: es el valor límite, resultado del cálculo de 240 UVT por el valor de la UVTS.M.L.V.
Salario mínimo legal vigente
Sub. Transporte
Valor UVT

·Fórmula de Auxilio de transporte:

Proceder a actualizar la fórmula:

Buscar el concepto “ESUBT” – auxilio de transporte:

$993.800: es el resultado de calcular 2 salarios mínimos

$59.300: es el valor del auxilio de transporte vigente

·Tabla de % de retención en la fuente:

Si hay cambios en la tabla de retención en la fuente, se debe proceder:

En la barra de herramientas se avanza registro a registro para verificar o actualizar datos. A veces hay cambios en el registro último de la tabla.

5. Actualizar salarios mínimos mensuales vigentes y salarios integrales en los empleados afectados.

Se debe actualizar el salario en la novedad cuando se va a liquidar nómina:

Seleccionar proyecto:

Actualizar la novedad de salario, ASALB, por cada empleado:

No olvidar grabar en cada empleado.

Cuando se ejecute y finalice el proceso de liquidación y actualización de nómina, se debe proceder a verificar el corrimiento de sueldo y la fecha de actualización. Sí hay que actualizar la fecha, es este el momento:

IV.PAGO DE INTERESES DE CESANTIAS

1. Revisión de valores consolidados al año anterior.

Seleccionar proyecto y año a consultar.

Tercera pestaña “Prestaciones sociales..”

Vr. Consolidado:

Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30.

Intereses de cesantía: Siempre estará en cero.

Vacaciones: Siempre estará en cero.

Vr. Pagos parciales:

Cesantía: Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año.

Intereses de cesantía: Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año.

Vacaciones: Siempre estará en cero.

Valor x pagar:

Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes.

Intereses de cesantías: Es el valor de los intereses correspondientes al “Valor x pagar” de la cesantía.

Vacaciones: Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre 30.

Otros pagos:

Cesantía: Son los valores de cesantías pagados contra el valor .

Intereses de cesantía: Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado.

Vacaciones: Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones.

2. Generar el valor de los intereses de cesantías en la nómina:

Seleccionar el periodo y el proyecto.

El valor generado es el que se encuentra en la tabla de valores consolidados de prestaciones sociales ( CONSOLI Valor x pagar), menos los pagos realizados en el año en curso (Otros pagos).

3. Consultar el valor de los intereses de cesantías generados:

Módulo de liquidación periódica de nómina:

El proceso que sigue es una liquidación de nómina común y corriente. Ver Módulo de liquidación de nómina.

Una vez se cierre la nómina, el valor de los intereses pagados será actualizado en la tabla de valores consolidados (CONSOLI), será afectada la cuenta 25 del consolidado en Contabilidad.

XVI. GIRO DE CESANTIAS A LOS FONDOS DE CESANTIAS

NOTAS:

No acumula “T” en la tabla de resultados “Resuacum”. Por ello, no suma estos valores en el certificado de ingresos y retenciones.

1. Revisión de valores consolidados al año anterior:

Seleccionar proyecto y año a consultar.

Tercera pestaña “Prestaciones sociales..”

Vr. Consolidado:

Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30.

Intereses de cesantía: Siempre estará en cero.

Vacaciones: Siempre estará en cero.

Vr. Pagos parciales:

Cesantías: Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año.

Intereses de cesantías: Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año.

Vacaciones: Siempre estará en cero.

Valor x pagar:

Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes.

Intereses de cesantías: Es el valor de los intereses correspondientes al “Valor x pagar” de la cesantía.

Vacaciones: Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre 30.

Otros pagos:

Cesantía: Son los valores de cesantías pagados contra el valor consolidado.

Intereses de cesantía: Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado.

Vacaciones: Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones.

2. Generación de las cesantías a girar a los Fondos de cesantías

El valor generado es el que se encuentra en la tabla de valores consolidados de prestaciones sociales (Valor x pagar), menos los pagos realizados en el año en curso (Otros pagos).

3. Consultar la cesantía generada:

Seleccionar proyecto.

Ver reporte y Generar cuentas por pagar:

Seleccionar proyecto:

Se puede generar un archivo a excel con los valores de cesantías a consignar en los Fondos de cesantías.

Generar cuentas por pagar:

Al ejecutar el botón “Generar ctas x pagar a las ENTIDADES”, se generan las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables, de los diferentes Fondos de Cesantías.

Termina y se sale del formulario, no hay como consultar desde nómina...

·Consultar cuentas por pagar:

Seleccionar proyecto.

Ir al último registro y consultar las cuentas.

La cuenta por pagar se encuentra parametrizada en la sucursal:

En la segunda pestaña “Materiales de la liquidación”:

El capitulo y el destino está en blanco, porque este giro no afecta el presupuesto.

Por ello la columna “No obliga presupuesto”, se encuentra en verdadero.

Con clic derecho sobre el botón “Consultar comprobante”, se puede consultar:

4. Giro en Tesorería:

No aplica para el Giro de Cesantías a los Fondos de Cesantías

XVII. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

Parámetros:

Tabla de códigos equivalentes (Convers), verificar los siguientes códigos

10. EINCP Incapacidades pagadas por el patrono

34. ECESA Cesantías consolidadas

35. EINCE Intereses de cesantías pago en enero 31

Tener cuidado al producir los certificados, aunque al entrar se selecciona el proyecto, este no se tiene en cuenta. Es decir produce un certificado, sin importar en cuantos proyectos haya estado el funcionario.

Esto depende de cómo estén consolidados los proyectos en el Departamento de Contabilidad.

Seleccionar proyecto consolidado “999” y periodo diciembre 31 del año anterior.

Salarios y demás ingresos laborales: todos los devengados, excepto cesantías, intereses, e incapacidades de EPS o ARP.

Cesantías e intereses efectivamente pagados (EINCE, EINPP, ECESP): Los intereses pagados en el año y los pagos parciales de cesantías e intereses sí los hubo. El valor del giro a los fondos de cesantías de Febrero 14 (ECESA o el que por defecto este matriculado en convers, cod. 34) no se considera pagado al empleado y no debe ir, según la cartilla tributaria de Legis. Codif.interna 088.

Barra de herramientas, informes:

Indicar el código del empleado.

XVIII. PAGOS POR FUERA DE NOMINA - ANTICIPOS

Los pagos por fuera de nómina, se manejan como anticipos: cesantías, comisiones, bonificaciones, etc. Es decir, se hace un giro directo en Tesorería.

Luego, cuando se liquide el periodo de nómina correspondiente, se adiciona una novedad de pago por el mismo valor del anticipo, y una novedad de préstamo por el mismo valor, tal que los dos valores se anulan.

LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

NÓMINA

​

I. PARAMETRIZACION GENERAL

​

1. Por empresa:

Periodos de cálculo para primas:

Segunda pestaña: Empresas vinculadas.

Se definen los periodos de cálculo para la prima semestral.

Equivalencias de códigos:

​

Fetivos del año:

​

2. Por proyecto:

Asignación del presupuesto de nómina, la ARP y la Caja de Compensación:

​

Cuarta pestaña: Presupuestos,

Presupuesto asignado a Nómina

Tercera pestaña: Datos del Constructor:

En el proyecto se define la ARP y la Caja de compensación.

​

​

​

​

​

Asignación del Riesgo Profesional por Departamentos o Áreas:

Asignación de la Modalidad de Contratación:

Parámetros en el módulo de nómina por cada proyecto, salario mínimo y otros:

3. Conceptos de nómina y modalidad de contratación:

·Conceptos de Datos (Novedades): “D”

4. Fórmulas de liquidación:

​

5. Conceptos de EPS, Fondos de Pensiones, Fondos de Cesantías, ARP y Riesgos Profesionales:

·Conceptos de EPS y Fondos de Pensiones:

6. Cargos de funcionarios:

7. Turnos de los empleados:

8. Empleados:

·Ingreso de funcionarios:

De acuerdo al departamento seleccionado, se asignará el riesgo profesional.

Verificar el presupuesto asignado al proyecto.

Dejar en blanco, si es un empleado pensionado.

·Reactivación de funcionarios retirados que cambian de proyecto:

Verificar el presupuesto asignado al proyecto.

9. Hojas de Vida:

III. PRESTAMOS

​

​

1.Creación y consulta de préstamos:

Seleccionar el proyecto:

2. Estado de los préstamos:

IV. INCAPACIDADES Y LICENCIAS

​

​

1. Incapacidades:

Tipo de descuento

Al desplazar la grilla a la derecha, podemos consultar el resto de datos:

Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo “I”:

​

​

Novedad: IGE o LMA

Días IRP

Novedad de incapacidad por enfermedad general.

Valor de la incapacidad reconocida.

Novedad de licencia

Novedad de licencia.

1. Pago de vacaciones por el módulo de Liquidación periódica de nómina:

​

No obliga presupuesto en verdadero

2. Pago de vacaciones por el módulo de vacaciones:

·Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema:

·Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale:

·Regreso de vacaciones:

1. Módulo de liquidación periódica de nómina.

·Importación de novedades del Fondo de Empleados:

2. Datos de Seguridad Social y archivo plano para el pago:

·Verificar parámetro “Generar retroactividad”.

2. Liquidación del contrato.

3. Seguridad social y provisiones

Seguridad Social.

·Provisiones de prestaciones sociales