LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
MEDIOS MAGNÉTICOS
Para la generación de medios magnéticos en el programa es necesario cumplir con los siguientes requisitos básicos:
1. Todos los meses del año a presentar deben estar cerrados.
2. Deben estar depurados en su totalidad todos los errores de comprobantes en cada uno de los meses del año en cuestión, errores en PUC e inconsistencias para balances inmediatos.
3. Parametrizar los proyectos para que generen medios magnéticos desde el módulo de contabilidad.
Una vez realizado el proceso se ingresa por la siguiente ruta para crear los anexos a presentar:
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CREAR LOS ANEXOS A PRESENTAR:
Se selecciona el proyecto CONSOLIDADO, y el año a consultar es el inmediatamente anterior al del año gravable a presentar, o si es la primer vez que la compañía presenta la información, se selecciona el año 2006. Y se da clic en el botón CONTINUAR.
Primero se pone en esta casilla el año al cual se desea copiar los formatos de la DIAN.
Luego se presión el botón de “COPIAR ANEXOS AL AÑOS SELECCIONADO”. Este proceso realiza el proceso de copia para el proyecto CONSOLIDADO.
Seguidamente se presiona el botón “COPIAR ANEXOS A TODAS LAS SUCURSALES”, este proceso copia todos los anexos a cada una de las sucursales o proyectos de la empresa.
2. REVISAMOS LA PARAMETRIZACIÓN DE LAS CUENTAS.
El sistema muestra todas las cuentas AUXILIARES para ser parametrizadas según la información que la DIAN solicita. En este formulario se deben llenar las columnas de CODIGO, FORMATO Y REPORTAR.
A. CÓDIGO: Hace referencia al concepto exigido por la DIAN, para diligenciar esta información es necesario que el usuario tenga a mano la resolución emitida por la DIAN donde están identificados estos conceptos.
B. FORMATO: Al igual que el concepto, el formato lo da la DIAN y que previamente se han creado en Multifox, generalmente un formato tiene varios conceptos, la empresa debe parametrizar todos los conceptos a reportar según los formatos que la norma le exija.
C. REPORTAR: En esta columna se encuentran tres opciones: 0, 1, 2 y 3; el 0 reporta el saldo final de la cuenta; el 1 los movimientos débitos de la cuenta; el 2 los movimientos crédito y el 3 la diferencia entre movimientos débitos y créditos.
D. Una vez parametrizadas las cuentas
3. PROCEDEMOS A GENERAR LOS ANEXOS A REPORTAR:
Se debe seleccionar la opción “Genera formatos individualmente” y escoger el año que se va a presentar y digitar el formato que se va a generar, después presionar el botón CONTINUAR, el sistema iniciara el proceso y cálculos pertinentes según los parámetros dados.
4. CONSULTAMOS LOS ANEXOS PARA GENERAR LOS ARCHIVOS EN EXCEL, PASARLOS AL PRE-VALIDADOR Y DESDE ALLÍ GENERAR EL ARCHIVO XML PARA SUBIR A LA PLATAFORMA DE LA DIAN.
Se debe seleccionar el proyecto CONSOLIDADO, se ubica el año a presentar, el mismo año que se seleccionó en el paso anterior y se da el botón CONTINUAR.
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Se debe escribir el código del formato previamente generado y dar clic en el botón “CONSOLIDAR la información generada en las sucursales”.
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Posteriormente se da clic en los otros dos botones para que se generen los archivos en Excel para cargar en el pre-validador.
Consolidar en el 999 la información generada por las sucursales, esta opción realiza un proceso de consolidación de los formatos por sucursal donde suma todas las sucursales en el 999, este caso aplica en la empresa donde todos los proyectos son de la misma compañía.
Generar archivos de Excel consolidados para cada formato generado para ser pasados por el pre-validador de la DIAN, este genera los archivos de Excel de cada formato de la información consolidada. Este formato una vez generado queda guardado, en la carpeta C:\sistema, este archivo es el que se debe pasar por el pre-validador de la DIAN.Es decir genera los archivos de Excel consolidados.
Generar archivos de Excel por proyecto para ser pasados por el pre-validador de la DIAN, este genera los archivos por proyecto para los casos de diferentes presentaciones de medios por NIT, donde cada proyecto debe presentar un formato, este genera un formato ej. 1001 por cada uno de los proyectos contables de la licencia, estos quedan generados en la carpeta C:\sistema, y son los que deben usar ya por el pre-validador de la DIAN.