LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

FACTURACIÓN

Este módulo comprende las ventas que realice la empresa, por conceptos diferentes de escrituración de inmuebles.

Para el proceso de facturación es indispensable la creación de un pedido que afecte un producto o un servicio previamente creado.

Como primera parte, se debe hacer la creación de los productos/servicios a vender. Por medio de la siguiente ruta:

Siempre se selecciona el consolidado (999):

Clic en el botón nuevo de la barra de tareas:

Al dar clic en el botón nuevo, se habilita el siguiente consecutivo se los productos existentes, allí se debe registrar toda la información del producto o servicio, es importante identificar si es un producto o servicio lo que se está creando:

Si se determina que es un producto lo que se está creando, se debe ingresar las existencias del mismo:

Posteriormente, se hace la creación del pedido en la siguiente ruta:

Se selecciona el presupuesto en donde se quiere crear el pedido:

Clic en el botón “Nuevo” de la barra de tareas:

Ingresar la información correspondiente al pedido (Fecha, Tercero (Botón “Buscar Tercero”, Observaciones, AIU).

En la pestaña “Productos de la Orden de Pedido” se debe registrar los productos o servicios que se van a vender:

Para habilitar la edición de la ventana, se debe dar clic en la primera celda verde, posteriormente dar clic en el botón “+”.

Al dar doble clic sobre la celda activa, se abre la base de datos  de los productos o servicios creados:

Dar doble clic sobre el código del producto que se desea usar. Ingresar la información correspondiente a valor unitario, cantidad y % de IVA.

En la pestaña “Otros datos del Pedido”, ingresar la información pertinente:

Una vez creado el pedido, se procede a hacer la respectiva facturación en la siguiente ruta:

Seleccionar el centro de costo:

Como lo mencionamos anteriormente, para realizar una factura debe existir un pedido; por lo tanto, debemos buscar el número del pedido creado previamente, con el botón de búsqueda de la tabla de tareas:

Buscar el pedido con el criterio “ORDVNUME”:

Una vez ubicado el pedido, proceder a ingresar el dato correspondiente a Fecha para la factura que puede ser “Hoy” o fecha del Pedido.

Una vez digitada la fecha, se debe pasar a la pestaña “Cantidades a Facturar” en la columna “Cant. Facturada”. Esa cantidad facturada puede ser menor o igual a la cantidad pedida.

Una vez ingresados los datos correspondientes a cantidad, N. Factura o Remisión, se procede a dar clic sobre el botón “Generar Factura”.

Cuando se genera la Factura de Venta, se visualiza el siguiente formulario:

Las opciones encerradas en el recuadro, son opciones que se deben utilizar como herramientas de consulta rápida del documento ejecutado, estas opciones están activas en la mayoría de los pantallazos de la aplicación.

Aquí, se puede visualizar toda la información de la factura. Para imprimirla, se da clic en el botón de listados de la barra de tareas o con el comando CTRL+L:

Seleccionar el reporte que por defecto trae el programa, o en el caso que lo requiera, el reporte especial establecido por el usuario. Dar clic en el botón ejecutar, con este botón se puede visualizar antes de imprimir la factura ya realizada.

Para realizar la consulta de las facturas previamente realizadas, se sigue la ruta:

Los criterios de búsqueda pueden variar, de acuerdo con la necesidad del usuario y/o del momento de la consulta:

- Consulta de Facturacion por consecutivo consolidado:

Para realizar una búsqueda particular, se puede hacer utilizando el botón “binoculares”, de la barra de tareas o con el comando CTRL+F

Los criterios de búsqueda son diferentes:

-Consultar Facturación por consecutivo - por sucursal: Filtra las facturas de venta por sucursal (presupuesto):

Consulta de Facturación por Clientes: Filtra TODAS las facturas de TODOS los presupuestos de un cliente es específico:

Filtrar el cliente:

Relación de cuentas por cobrar a clientes:

Filtrar el cliente:

Cartera histórica: Especializada para las comercializadoras, muestra la cartera histórica por cliente (No considera facturación de Inmuebles, pagos de separación, cuotas iniciales y demás conceptos de pago del Módulo de Inmobiliaria).

Filtrar los parámetros de búsqueda:

Una vez se ingresen los criterios de búsqueda, dar clic al botón “Actualizar Campos”:

Reporte de Facturación para Arriendos:

Reporte de Facturación para Arriendos:

El sistema muestra la información  correspondiente:

El sistema muestra la información  correspondiente:

Al dar clic en el botón “Ejecutar”, se puede visualizar el reporte:

Modificación de Factura de Venta: Aplica para las facturas de venta que no tengan causados abonos o pagos parciales:

El sistema muestra todas las facturas de venta que no tengan pagos o abonos parciales, el criterio de búsqueda es el habitual (clic botón listados o comando del teclado CTRL+F):

En la pestaña “Productos de la factura” se ingresan los respectivos datos a modificar. Una vez se modifique lo necesario, dar clic sobre el botón “Ejecutar Modificación de la Factura”.

Al dar clic sobre el botón ejecutar, el formulario muestra la pantalla anteriormente explicada.

Anulación de Facturas:

Buscar el número de la Factura que se desea Anular:

En la pestaña “Productos de la Factura” dar clic sobre el botón “Ejecutar Anulación de la Factura”.

El sistema genera automáticamente un documento de anulación tipo NA, NB O NC, que reversa el movimiento contable de la factura de venta. Los botones de consulta funcionan igualmente en este formulario;  en el botón de listados, seleccionar el formato “Imprimir Notas Contables Individualmente

Con clic sobre el botón Ejecutar, se visualiza el documento de anulación. Con clic sobre el botón de impresión el documento; imprimirá en la impresora predeterminada del equipo:

Devoluciones en ventas:

Localizar el número de la factura a la que se le va a registrar la devolución:

En la pestaña “Cantidades a devolver”, se diligencia la columna “Cant. a devolver”; dar clic sobre el botón “Ejecutar Devolución”.

Se puede visualizar el documento que soporta la devolución:

Anular devoluciones en Ventas:

Localizar el documento de Devolución en Ventas a Anular:

Clic sobre el botón “Ejecutar Anulación de las Devolución”:

Clic sobre el botón “Ejecutar Anulación de las Devolución”:

Facturación de Liquidaciones: Se usa cuando la empresa desea cobrarle a un tercero una liquidación ya causada:

En la columna “Facturar”, habilitar la opción en las liquidaciones que se desean cobrar y clic en el tercero al cual se le va a facturar. Finalmente, clic en el botón “Generar Factura”.

Una vez generada la Factura, el sistema muestra las facturas que fueron generadas:

 Utilitarios:  Son procesos que facilitan el copiado de información del consolidado (999) a las demás sucursales y a actualizar información. Este primer utilitario se usa para copiar los productos o servicios entre sucursales:

 Seleccionar el presupuesto desde el cual se desean copiar los productos o servicios:

 Seleccionar el presupuesto al cual se desean copiar los productos o servicios dar clic en el botón “Continuar”:

 Consolidar inventarios de sucursales/bodegas: Aplica para las comercializadora únicamente. Consolida los inventarios de una sucursal en el consolidado general de la licencia (999):

 Clic en el botón “Ejecutar”:

 Actualizar tabla local: Actualiza la información de la carpeta “Sistema_local”,  en la carpeta “Sistema” del disco local C:

 Copiar productos y matriz de precios de una sucursal a otra: Similar al utilitario de “Copiar servicios de una sucursal a otra”, incluye también la matriz de precios de venta de los productos o servicios entre sucursales:

 Ingresar los parámetros, finalmente, clic en el botón “Continuar”:

 Facturación de otros sistemas (SOPHIE) Interfaz en facturación con el programa SOPHIE:

 Con el botón “Generar la Factura” se genera la factura para importar al programa SOPHIE:

 Creación de Cotizaciones, se utiliza únicamente en Comercializadoras para la realización de cotización de materiales:

 Se ingresan los datos correspondientes para la cotización:

 Se puede hacer la consulta de las cotizaciones realizadas por cliente:

 Buscar el tercero:

 Se puede realizar agenda de ventas:

 Con clic sobre la primera celda y clic sobre el botón “+” ,  se pueden ingresar los datos para la agenda: