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LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

                                                             NÓMINA                                                                        

​

                I. PARAMETRIZACION GENERAL

​

 

1. Por empresa:

 

Restricciones del sistema de nómina:

  • El sistema de nómina no maneja reingreso de un funcionario  a un centro de costo, dentro de un mismo mes.

  • Los contratos de trabajo se manejan por proyecto, no por empresa.

  • La nómina se maneja por proyecto, no por presupuesto.

​

 

     Periodos de cálculo para primas:

Segunda pestaña: Empresas vinculadas.

Se definen los periodos de cálculo para la prima semestral.

Equivalencias de códigos:

​

 Se refiere a la identificación de algunos códigos de nómina, críticos en los procesos.  El asesor de MULTIFOX  verificará esta asignación, una vez estén creados los conceptos de la nómina.

Fetivos del año:

​

 Cada año se deben registrar en la tabla de festivos,  los días festivos del año.  Esto con el fin de poder calcular los días efectivos de vacaciones tomados por cada funcionario.

2. Por proyecto:

 

Se deben definir cada vez que se abre un proyecto nuevo y cada año; también, cuando se actualizan salario mínimo y otros.

 

 

Asignación del presupuesto de nómina, la ARP y la Caja de Compensación:

​

La nómina se maneja por proyecto, no por presupuesto, así que en cada proyecto se debe identificar el presupuesto de  nómina.

Cuarta pestaña: Presupuestos,

Presupuesto asignado a Nómina

Tercera pestaña: Datos del Constructor:

En el proyecto se define la ARP y la Caja de compensación.

​

​

​

​

​

Asignación del  Riesgo Profesional por Departamentos o Áreas:

Se deben registrar los centros de costos, gerencias y departamentos de las gerencias. A nivel de Departamento o Área se debe indicar el porcentaje de riesgo profesional.

Asignación de la Modalidad de Contratación:

 

Si la empresa maneja diferentes modalidades de contratación, que implican una diferente contabilización, se debe asignar a cada proyecto la modalidad de contratación.

​

Al proyecto oficina, no se le debe asignar modalidad de contratación.

Parámetros en el módulo de nómina por cada proyecto, salario mínimo y otros:

Periodicidad de liquidación de la nómina: 

  • Quincenal

  • Mensual

ARP del proyecto: La ARP, debe estar previamente matriculada en la tabla de terceros.

​

Parámetros para la retención en la fuente:

  • % de exención

  • Límite de exención: son 240 UVT s en el 2010.

​

Cuentas por pagar:

  • Cuenta PUC de la cuenta por pagar de la nómina

  • Cuenta PUC de la cuenta por pagar para la prima de servicios

​

Parámetros de procesamiento:

  • Último año de nómina: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es el año en que voy a procesar la nómina.

  • Último mes de la nómina: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es el mes en voy a procesar la nómina.

  • Último quinc. procesada: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es la última quincena para la cual se ejecuto el proceso de nómina.

  • Estado de nómina (0-5): Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. El primer estado es cero.

  • Quincena de retfte (0,1,2):  Se puede asignar, 0: ambas quincenas, 1: primera quincena del mes, 2: segunda quincena del mes, que es la recomendada.

  • Ult. Fecha de nómina acumulada: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente.

Otros parámetros:

  • S.M.L.V. :  Salario mínimo legal vigente.

  • Sub. De transporte: Valor del auxilio de transporte mensual.

  • Valor de U.V.T.: valor del UVT vigente.

 

​

​

3. Conceptos de nómina y modalidad de contratación:

 

La nómina de Multifox trabaja principalmente con  tres clases de conceptos:

  • Conceptos de entradas o devengados (E)

  • Conceptos de salidas o deducidos (S)

  • Conceptos de datos o novedades (D)

  •  

El código de cada concepto es de 5 caracteres y la letra inicial depende de la clase de concepto:

  • E – para conceptos de entradas

  • S – para conceptos de salidas

  • D – para conceptos de datos o novedades, este concepto siempre debe estar asociado a un concepto de entrada o salida.  Lo cual se hace mediante una fórmula  (ver siguiente capítulo).

 

Los parámetros asignados a los conceptos dependen de la clase de concepto, como veremos a continuación.

​

 

​

Conceptos de Entradas (devengados): “E”

Los conceptos de entradas o devengados definen las bases para liquidar conceptos de nómina:

  • Base para prima

  • Base para vacaciones

  • Base para pensión

  • Base para salud

  • Base para ARP

  • Base para parafiscales

  • Base para retención en la fuente

  • Base para liquidar Auxilio de transporte

 

Definen conceptos de seguridad social:

  • EPS

  • Aporte Voluntario de pensión

  • Medicina pre-pagada o voluntaria

 

Identifican conceptos específicos:

  • Sodexo

  • Comisión

  • Recargo Nocturno

  • Horas Extras

  • Provisiones

  • Retención en la fuente sobre la indemnización

  • Pagos parciales de cesantías e intereses

  • Conceptos de consolidación de prestaciones sociales

  • Incapacidades  

  • Días trabajados

 

Porcentaje de provisión para prestaciones sociales:

  • Si el concepto es de prestación social, debe indicar el % de provisión:

8.33% PRIMA

4.16% VACACIONES

8.33% CESANTIAS

 10% CESANTIAS para personal de obra.  Se controla por el Tipo de contrato que se defina.

12% INTERESES DE CESANTIAS

 

Retroactividad de salario:

  • El resultado es un concepto de retroactividad

 

Parámetros que NO aplican a conceptos de entradas:

  • Tercero

  • Novedad Fija

  • Novedad de retroactividad

  • Retroactividad

  • Deduc. Aporte pensión año ant.

  • El concepto es una EPS

 

Aporte Voluntario de pensión o A.F.C.:  Puede aplicar a clase de concepto “E” devengado, cuando……

 

Buscar  tabla: para los conceptos de entrada, siempre debe ser “R” de resultado.

 

Rubro de planilla: se debe escoger de acuerdo al concepto,

A - Sueldo base

B – Días trabajados

C – Básico devengado

D – Transporte

D1 – Días de auxilio de transporte

E – Horas Extras

F – Vacaciones

F1 – Medicina pre-pagada

G – Bonificaciones

H – Prima

I – Intereses de cesantías

I1 – Intereses de pago parcial de cesantías

J – Salud

K – Pensión (para aportes de pensión obligatoria)

K1 – Pensión Voluntaria

L – Cesantías

L1 –Pago parcial de cesantías

M – Descuentos.  También se puede usar para aportes de pensión voluntaria.

N – Préstamos

O - Aportes a los Fondos

P - Retención en la fuente

P1 – Base de retención en la fuente

P2 – Porcentaje de retención en la fuente

P3 - Retención en la fuente sobre indemnización

Q - Incapacidades

R - Comisiones

S – Indemnizaciones

Z – No afecta planilla  (se usa para conceptos de dato o novedades (D).

 

De vengable: verdadero, si  es de vengable.

​

Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados.

​

Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena.  Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos “E” o “S”.

 

Segunda pestaña:

Sí el concepto es de prestación social, se debe indicar la cuenta PUC de la provisión, la cual aplica a los proyectos que NO manejan Modalidad de contratación.

 

Sí el proyecto maneja modalidad de contratación, la cuenta PUC de la provisión se debe definir así:

Con la barra de herramientas,  desplazar, por cada modalidad de contratación, para asignar la cuenta de provisión que corresponda a cada concepto de prestación social:

·Conceptos de Salidas (deducidos): “S”

Todos los conceptos de EPS deben marcar como verdadero el parámetro de:

  • El concepto es una EPS

 

Todos los conceptos de aportes voluntarios de pensiones deben marcar como verdadero el parámetro:

  • Deduc. Aporte pensión año ant.

 

Todos los conceptos de aportes voluntarios de pensión o aportes a A.F.C., deben marcar como verdadero el parámetro:

  • Aporte Voluntario de pensión o A.F.C.

 

Todos los conceptos de medicina pre-pagada o voluntaria, deben marcar como verdadero el parámetro:

  • Medicina pre-pagada o voluntaria

 

Tercero:

  • Asignar  el tercero, sí en Contabilidad hay sólo una cuenta contable PUC, para  varios conceptos de salida.

  • No asignar tercero si en Contabilidad se abre una cuenta por cada concepto.

 

Buscar  tabla: para los conceptos de salida, siempre debe ser “S” de resultado.

 

Rubro de planilla: se debe escoger de acuerdo al concepto,

A - Sueldo base

B – Días trabajados

C – Básico devengado

D – Transporte

D1 – Días de auxilio de transporte

E – Horas Extras

F – Vacaciones

F1 – Medicina pre-pagada

G – Bonificaciones

H – Prima

I – Intereses de cesantías

I1 – Intereses de pago parcial de cesantías

J – Salud

K – Pensión (para aportes de pensión obligatoria)

K1 – Pensión Voluntaria

L – Cesantías

L1 –Pago parcial de cesantías

M – Descuentos.  También se puede usar para aportes de pensión voluntaria.

N – Préstamos

O - Aportes a los Fondos

P - Retención en la fuente

P1 – Base de retención en la fuente

P2 – Porcentaje de retención en la fuente

P3 - Retención en la fuente sobre indemnización

Q - Incapacidades

R - Comisiones

S – Indemnizaciones

Z – No afecta planilla  (se usa para conceptos de dato o novedades (D).

 

Para los conceptos de ARP y parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación), se debe seleccionar el rubro de planilla Z.

 

Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados.

 

Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena.  Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos “E” o “S”.

 

​

 

·Conceptos de Datos  (Novedades): “D”

El código de estos conceptos empieza con la letra “D”, excepto el concepto “ASALB”, novedad de salario base.

​

Están  asociados a un concepto de entrada o salida, excepto:

  • Conceptos de deducidos de seguridad social (ARP, Parafiscales, EPS, Pensión obligatoria), Retención en la Fuente,  no tienen un concepto de novedad, son calculados automáticamente por el sistema.

  • Concepto de indemnización, no tiene un concepto de novedad, es calculado automáticamente por el sistema.

  • Conceptos de deducidos por préstamos que se manejan por el módulo de préstamos, no tienen un concepto de novedad.

 

A esta clase de conceptos aplican los siguientes parámetros:

 

Conceptos de deducibles de retención en la fuente (vivienda, salud, educación):

  • Deducción base de rte fuente: verdadero

 

Novedad Fija: 

  • Verdadero: genera automáticamente  la novedad en cada periodo de nómina a pagar.

  • Falso: la novedad esta sólo vigente, por un periodo de nómina a pagar.

  • Ejemplo de novedades fijas:  ASALB – salario,  DDTRA – días trabajados,  DSUBT- aux. de trabajo.

 

Novedad de retroactividad:

  • Verdadero: sí el concepto es de retroactividad.  Se puede presentar retroactividad de salario.  Para horas extras, habría que definir un concepto de novedad de retroactividad, por cada clase de hora extra.

 

Retroactividad:

  • Indicar el concepto de novedad de la retroactividad: “ASALB”

 

Buscar  tabla: para los conceptos de dato, siempre debe ser “N de resultado.

 

Rubro de planilla: para todos los conceptos de dato, debe ser “Z”

Z – No afecta planilla 

 

Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados.

 

Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena.  Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos “E” o “S”.

 

Tercero: no aplica

 

 

​

4. Fórmulas de liquidación:

​

 

Las fórmulas de liquidación de conceptos de nómina, deben estar en cabeza de un concepto de entrada (“E”) o de un concepto de salida (“S”).

 

Para los siguientes conceptos no aplica la definición de fórmula:

  • Conceptos de novedad,  de deducibles de retención en la fuente  (vivienda, salud, educación), no tienen un concepto de resultado (entrada o salida),  son calculados automáticamente por el sistema.

  • Conceptos de deducidos de seguridad social (ARP, Parafiscales, EPS, Pensión obligatoria), Retención en la Fuente,  no tienen un concepto de novedad, son calculados automáticamente por el sistema.

  • Concepto de indemnización, no tiene un concepto de novedad, es calculado automáticamente por el sistema.

  • Conceptos de deducidos por préstamos que se manejan por el módulo de préstamos, tampoco tienen fórmula.

 

Se pueden definir fórmulas de cesantías, intereses y prima de servicios, las cuales sólo aplicarían si se da una novedad manual y no se aplica el procedimiento de cálculo automático  (Módulo de liquidación de contratos o Módulo de liquidación de prima).

​

​

​

Las fórmulas se definen por la siguiente opción:

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​

5. Conceptos de EPS, Fondos de Pensiones, Fondos de Cesantías, ARP y Riesgos Profesionales:

 

·Conceptos de EPS y Fondos de Pensiones:

Código entidad: es el código de la EPS  o Fondo de Pensiones, en la tabla de terceros.

​

Concepto: es el código del concepto de salida (deducido) definido en el módulo de conceptos de nómina.

​

Código de la entidad (planilla única): es el código definido por el Ministerio de Protección Social para las entidades de salud  y Fondos de Pensiones,  y que va en el archivo plano con el que se paga la seguridad social.

​

Las cuentas PUC  aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación.

​

 

Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación:

  • La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así:

  • Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así:

Tipo de gasto:

  • 51  gasto de administración

  • 52 gasto de ventas

  • 14 gasto de obras

  • Conceptos de Fondo de Cesantías:

  • Código entidad: es el código del Fondo de Cesantías, en la tabla de terceros

  • Concepto: es el código del concepto de cesantías (ECESA). 

  • Las cuentas PUC  aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación.
     

​

Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación:

  • La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así:

Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así:

Tipo de gasto:

  • 51  gasto de administración

  • 52 gasto de ventas

  • 14 gasto de obras

·Conceptos de ARP y Parafiscales:

Código entidad: es el código de la ARP , SENA, ICBF, Caja de Compensación, en la tabla de terceros.

​

Concepto: es el código del concepto de salida (deducido) definido en el módulo de conceptos de nómina.

​

Código de la entidad (planilla única): es el código definido por el Ministerio de Protección Social para las ARP y Parafiscales,  y que va en el archivo plano con el que se paga la seguridad social.

​

Las cuentas PUC  aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación.

 

​

​

Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación:

​

  • La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así:

Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así:

Tipo de gasto:

  • 51  gasto de administración

  • 52 gasto de ventas

  • 14 gasto de obras

6. Cargos de funcionarios:

 

Los cargos se deben estructurar de tal forma que cuando se solicite un informe aparezcan en el orden y jerarquía deseados.

 7. Turnos de los empleados:

8. Empleados:

 

    ·Ingreso de funcionarios:

A través de este módulo, se registran los datos básicos de cada funcionario, así como los parámetros de presupuestos y contables.

Para adicionar nuevos empleados, se debe ingresar por el proyecto “999” o el proyecto que se haya definido como el consolidado.

Seleccionar el proyecto y los empleados a consultar: Activos, Vacaciones, Retirados, Todos.

​

Para ingresar un funcionario, seleccionar el proyecto  consolidado (“999”).

Primera pestaña, Datos Generales:

De acuerdo al departamento seleccionado, se asignará el riesgo profesional.

Verificar el presupuesto asignado al proyecto.

Dejar en blanco, si es un empleado pensionado.

Registrar aquí los datos solicitados.

 

Tipo de contrato, para los contratos de obreros, se aprovisiona el 10% para cesantías:

  • A: Termino indefinido

  • B: Termino indefinido obrero

  • C: Termino fijo

  • D: Termino fijo obrero

  • E: Estudiante

  • F: Aprendiz

  • G: Labor contratada, obrero

  • H: Labor contratada, administración

 

Cesantías: todos los funcionarios deben referir el concepto, ECESA

 

Botones de procesos:

  • Arregla Presupuesto: Lo que hace es buscar el presupuesto asignado a la nómina y actualizarlo a todos los empleados.  Es útil a comienzo de año, cuando cambia el presupuesto de oficina, o cuando en un proyecto  a partir de una fecha dada se cambia de presupuesto.

 

  • Arregla Subs. De transporte: Valida si el empleado tiene o no derecho a auxilio de transporte, y actualiza el parámetro de auxilio de transporte.  Afecta a todos los empleados.

 

  • Actualizar salarios: genera el valor del salario actual en el módulo de novedades (Procesos de liquidación periódica de nómina).

 

  • Generar Novedades: Genera para un empleado especifico, las novedades que se hayan definido como fijas.  Ver parametrización de conceptos.

 

 

Segunda pestaña, otros datos del empleado:

Registrar aquí los datos solicitados.

La sección de promedios es una sección de datos informativos.

 

Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria.

​

Tipo de cuenta: si  se  especifica el banco y la cuenta, estos datos son utilizados para generar archivos planos para pago de la nómina en diferentes entidades bancarias, a través de Internet.

  • A - Ahorros

  • C – Corriente

  • G – Girar cheque: este tipo de cuenta, hace que se genere una orden de gasto y una cuenta por pagar, por cada funcionario que tenga este parámetro.

 

Banco: código del Banco

 

Liquida transporte (V/F): no importa lo que se escriba, cuando se ejecuta el botón de la primera pestaña “Arregla Subs. De transporte”,  reasigna este indicador, de acuerdo a sí se tiene derecho o no, con base en el tope de los dos salarios mínimos.

 

 

Tercera pestaña, Datos adicionales:

Parámetros para liquidación de contratos:

  • Fecha de Retiro

  • Fecha de liquidación del contrato

 

Parámetros de vacaciones:

  • Ultimo periodo de vacaciones: es la fecha del primer día que se sale a vacaciones, del último periodo tomado o del periodo que se va a tomar.

  • Días pendientes de vacaciones: el sistema lo calcula de la tabla de vacaciones, cuando se ejecuta el proceso de calcular días pendientes.  De lo contrario, este dato se encuentra desactualizado.

  • Días tomados de vacaciones: el sistema lo calcula de la tabla de vacaciones, cuando se ejecuta el proceso de calcular días pendientes.  De lo contrario, este dato se encuentra desactualizado.

  • Sábado festivo(V/F): 

Verdadero: cuando no se labora el sábado.

Falso: cuando se labora el sábado.

 

Parámetros para contabilización:

  • Tipo de gasto: 51  gasto de administración, 52 gastos de ventas, 14 gastos de obras.  Ver parametrización de conceptos.

 

Parámetros de retención en la fuente:

  • Tipo de retención: 1, si es método 1. 2, si es método 2.

  • Porc % retfte: % de retención en la fuente definido semestralmente, si es método 2.

 

Parámetros de seguridad social:

  • Fecha Ingreso Fondo de Pensiones: Día 1 del mes efectivo de traslado

  • Fecha ingreso EPS:  Día 1 del mes efectivo de traslado

  • EPS a la cual se traslada: código de la EPS a la cual se traslada

  • Fondo de pensiones al cual se traslada: código del Fondo de pensiones al cual se traslada

Cuando hay traslado de una EPS a otra, en el archivo de seguridad social se reporta la novedad “TAE” traslado a otra EPS, pero se hace efectivo un mes después,  ejemplo:

Cuando hay traslado de un Fondo de Pensiones a otro, en el archivo de seguridad social se reporta dos meses después, ejemplo:

Los traslados los maneja el sistema automáticamente, es decir, una vez se cumple la fecha efectiva,  automáticamente actualiza la nueva EPS y/o el nuevo Fondo de pensiones, en la primera pestaña: Datos generales,

Terceros:

​

  • Código del tercero correspondiente: el empleado debe estar creado en la tabla de terceros.  El sistema no válida que la cédula registrada en la nómina sea la misma que la cédula registrada en la tabla de terceros.

Cuarta pestaña, Hijos:

Quinta pestaña, Parámetros:

Código del presupuesto: se compone del unitario y del insumo presupuestado.

  • Unitario: Ej: I5105

  • Insumo: Ej: 10527

 

PUC – nómina:

  • Conceptos de devengados (“E”): cuenta del gasto o costo

  • Conceptos de deducidos (“S”): cuenta por pagar o una cuenta de deudores

 

PUC – aportes (gasto):

  • Aplica a los conceptos de prestaciones sociales. Cuenta PUC, para la consolidación de las prestaciones sociales.

  • Se puede usar esta columna, con una cuenta diferente y tendría prioridad sobre la cuenta PUC del tipo de gasto dado en la tercera pestaña  “Datos adicionales”: 51, 52, 14, que vincula al Concepto EPS, FP, ARP, Parafiscales.

 

Botones:

  • Generar parámetros del centro de costo:

  • Generar parámetros de conceptos de E/S:

 

​

​

 

·Reactivación de funcionarios retirados que cambian de proyecto:

Seleccionar el proyecto consolidado (“999”) y el estado “R” retirados o “T” todos.

Tercera pestaña  “Datos adicionales”: cambiar los siguientes datos:

  • Cambiar fecha de ingreso

  • Borrar fecha de retiro y fecha de liquidación

  • Todos los demás datos que tengan cambio

  • Barra de herramientas, grabar

 

Primera pestaña  “Datos Generales”: cambiar los siguientes datos:

  • Cambiar el centro de costo “Sucursal” y verificar el presupuesto asignado.

  • Cambiar el estado “R” retirado a “A” activo

  • Verificar entidades y todos aquellos datos susceptibles de cambio

  • Barra de herramientas, grabar

  • Botón “Generar novedades”

Verificar el presupuesto asignado al proyecto.

9. Hojas de Vida:

Primera pestaña,  Datos Generales:

Las fotos de los empleados se vinculan automáticamente y se deben guardar en el servidor, en:

  • Carpeta:  “Fotos”

  • Nombre de la foto: código del empleado Ej.   00145.jpg

 

 

Tercera pestaña, Hoja en Word:

La Hoja de vida se puede asociar, a través del botón “Asociar”, y se pude consultar con el botón “Ver”.

​

​

Quinta pestaña, Estudios:

Sexta pestaña, Experiencia:

II.  CONSULTA DEL PRESUPUESTO DE NOMINA Y LA FUNCION INVERTIR

Es conveniente conocer el presupuesto para poder asignar los parámetros de costeo correctamente.

​

La función “INVERTIR”  del presupuesto, es una función que aplica a las partidas globales del presupuesto  y que se manejan automáticamente en el procesamiento de la nómina.

Seleccionar el proyecto:

Seleccionar en la barra de herramientas, informes: Listado de presupuesto – cantidades:

Seleccionar el capitulo a revisar o dejar así, para ver todo el presupuesto:

Revisión de la función “INVERTIR”, aplicada a las partidas globales de la nómina:

Esta función debe estar en verdadero para la nómina.  Se usa en el momento en que la nómina genera automáticamente órdenes de gasto y cuentas por pagar.

III.  PRESTAMOS

​

​

1.Creación y consulta de préstamos:

 

A través de este módulo se crean los préstamos para los funcionarios. 

Seleccionar el proyecto:

A continuación se busca el funcionario, y se adiciona una línea por cada préstamo.

​

El concepto debe ser creado previamente en la tabla de conceptos, como un deducido (tipo”S”).

No es necesario crear un concepto de novedad (tipo “D”), ni una fórmula para manejar la operación del descuento.

​

Al adicionar una línea para un préstamo se selecciona el concepto, se da un consecutivo, la fecha, el valor del crédito y el valor a descontar ya sea en la primera y/o segunda quincena.

​

El sistema cada vez que se liquida la nómina, hará el descuento llevando los siguientes campos de control:

  • Vr. Pagado capital: en este campo se lleva un acumulado de todos los pagos efectuados.

  • Sldo crédito: en este campo se lleva el dato del saldo que falta por pagar.

En esta sección hay un reporte o listado para verificar los funcionarios que tienen créditos (Barra de herramientas, listados).

2. Estado de los préstamos:

 

 A través de esta opción se pueden consultar las fechas y los valores descontados  de un préstamo dado .

IV.  INCAPACIDADES Y LICENCIAS

​

​

1. Incapacidades:

 

En este módulo se registran:

  • Las novedades de incapacidades que reconocen las empresas (Tipo de descuento “I”).

  • Los valores de incapacidades reconocidas o reintegradas de EPS o ARP a las empresas (Tipo de descuento “A” o “B”)

 

Seleccionar  “Notas de incapacidades”:

Tipo de descuento

Al desplazar la grilla a la derecha, podemos consultar el resto de datos:

Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo “I”:

​

​

  • Periodo

  • Código del empleado  que tiene la incapacidad

  • Descto:  Tipo de descuento “I”

  • EPS / ARP:   E - sí es una EPS,  A-  sí es la ARP

  • Entidad: Sí es una EPS, el código de la EPS del empleado.  Sí  es la ARP, el código de la aseguradora del riesgo profesional.

  • Novedad: código de la novedad a reportar en el archivo plano de seguridad social

  • Valor o días IRP: En los descuentos tipo “I”, sólo se registra  el número de días de la incapacidad siempre y cuando sea una incapacidad  de  ARP,  de lo contrario, se deja en blanco.

​

La Novedad y los Días IRP, se reportan en el archivo plano de seguridad social, así:

Resolución 333 de 2008

Novedad: IGE o LMA

Días IRP

  • Concepto: es el código del concepto asociado en el módulo de liquidación periódica de nómina, donde se registran los días de incapacidad y se hace realmente la liquidación del valor de la incapacidad.

 

Veamos el siguiente ejemplo:

 

Pepito tuvo fiebre muy alta y su EPS (Nueva EPS) lo  incapacito 8 días, entonces:

  • Módulo de incapacidades: se registra la novedad de incapacidad por enfermedad general  (IGE)

  • Módulo de liquidación periódica de nómina: se registra la novedad asociada con los días de incapacidad  (DINCP, DIEP2)

  • Módulo de aportes de seguridad social: se consultan  las novedades generadas para el archivo plano de la seguridad social (IGE)

 

 

 

 

Módulo de incapacidades:

  • Módulo de liquidación periódica de nómina:

Los 3 primeros días de incapacidad no los paga la EPS, algunas empresas los asumen  (DINCP)

Los 5 días restantes de incapacidades, algunas  empresas los pagan  mientras la EPS reintegra el valor de la incapacidad de acuerdo a la tarifa establecida para tal fin. (DIEP2)

Días trabajados,  sí la nómina es mensual, de los 30 días del mes, nos queda 22 laborados. (DDTRA)

 

Una vez ejecutado el botón “1- Liquidar novedades”, podemos verificar la novedad generada para el archivo plano de la seguridad social y todos los datos correspondientes a la incapacidad.

 

Módulo de aportes de seguridad social:

Novedad de incapacidad por enfermedad  general.

Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo “A”, “B”:

  • Periodo

  • Código del empleado  al cual la EPS o ARP  le reconoce la incapacidad

  • Descto:  Tipo de descuento “A”, “B”

  • # de autorización:  número de autorización reportado por la EPS

  • EPS / ARP:   E - sí es una EPS,  A-  sí es la ARP

  • Entidad: Sí es una EPS, el código de la EPS del empleado.  Sí  es la ARP, el código de la aseguradora del riesgo profesional.

  • Novedad: código de la novedad a reportar en el archivo plano de seguridad social

  • Valor o días IRP: Para estas novedades, se registra el valor reconocido de la incapacidad.  Estos valores se reportan en el archivo plano de la seguridad social, con el fin de que se haga un descuento del valor a pagar de la seguridad social.  También aparece como un descuento en la liquidación o cuenta por pagar, producto de la liquidación periódica de la nómina.

  • Concepto:  en blanco

​

 

Veamos como aparece esta incapacidad en la cuenta  por pagar:

Valor de  la incapacidad reconocida.

El sistema genera automáticamente un descuento en la tabla de descuentos,  con el valor de la incapacidad para llevarlo a un menor costo o gasto de seguridad social.

A partir de Mayo 1 de 2012, (de acuerdo a norma legal) las EPS y las ARP,  a cambio del certificado por el valor de la incapacidad que reconocen (el cual se cruzaba con el pago de la seguridad social) consignaran físicamente el valor de la incapacidad a la empresa.

​

Esto significa que se dará ingreso al dinero por caja y se debe establecer un procedimiento para poderlo llevar a un menor valor del costo tanto contablemente como en el modulo de costos (tabla DESCUEN).

​

​

2. Licencias:

​

Seleccionar, “Ingresar periodos de licencias”:

Se busca el funcionario que tiene la licencia:

  • Se adiciona una línea para registrar los datos de la licencia o suspensión.

  • Datos: Periodo, Tipo de licencia L, Motivo, Fecha inicial, días, el sistema calcula la fecha final.

  • La licencia aquí registrada, tiene como fin reportar la novedad de licencias en el archivo plano de la seguridad social  (Resolución 222 de 2008):

Novedad de licencia

Módulo de liquidación periódica de nómina:

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En el módulo de liquidación periódica de nómina, se registran los días reales laborados en el periodo de pago, por ejemplo, si se tiene una licencia de 3 días, en una nomina mensual de 30 días, se registrarían 27 días  (DDTRA).

Módulo de aportes de seguridad social:

Novedad de licencia.

En casos de licencia no remunerada, el sistema calculará la seguridad social correspondiente al porcentaje (8% año 2010) de salud que aporta la empresa  por los días de licencia.

 

Se debe tener en cuenta que las licencias afectan los días trabajados para efectos de liquidación de prestaciones sociales (liquidación de contratos, consolidación anual de prestaciones sociales, pago de vacaciones, retiros de cesantías).

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V.  VACACIONES

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1. Pago de vacaciones por el módulo de Liquidación periódica de nómina:

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Es conveniente revisar algunos datos previamente:

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Módulo de empleados: Como está parametrizado el sábado?

 

Sí es verdadero, no se tendrá  en cuenta en el conteo de los días efectivos tomados de vacaciones.

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Si es falso, se tomará en el conteo de los días efectivos tomados de vacaciones

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Parametrización de conceptos de vacaciones:

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  • Parametrizar los conceptos de novedades de vacaciones en días para afectar la tabla de días de vacaciones (VACACIO).

  • Parametrizar los conceptos de resultados de vacaciones, para afectar la tabla de consolidados (CONSOLI).

Módulo de liquidación periódica de nómina:

Para pagar vacaciones con el pago corriente de nómina, se deben registrar los siguientes datos:

  • Ultimo periodo de vacaciones: es el día que inician las vacaciones y que debe estar dentro del periodo de pago.

  • Novedad de vacaciones: Vacaciones compensadas en tiempo, número de días a pagar (DDVAC).  

 

Una vez ejecutado el paso “2-Acum y afec. Nomina”, se actualiza la tabla de vacaciones así:

​

 A partir de la fecha inicial de vacaciones, marzo 1 de 2010, se cuentan los días efectivos de vacaciones, descontando domingos y festivos (tabla de festivos) y sábados (según parámetro), de los 20 días, nos quedan realmente 15 días efectivos de vacaciones

Esta diferencia de días entre 15 a 20, causan que el valor de 20 días de vacaciones, se cancelen contra la provisión de 15 días.  Esto hará que se tenga que hacer un ajuste a la provisión al cierre del año.

 

Cuando un mes tiene 31 días, ese día de demás se tendría que manejar como un valor de ajuste de vacaciones, con el inconveniente de que no contaría en la tabla de vacaciones.

 

Al consultar la cuenta por pagar, vemos como el indicador “No obliga presupuesto” se encuentra en verdadero.  Esto significa que el pago de vacaciones no afecta el gasto o costo, ya que este fue afectado en la provisión mensual.

No obliga presupuesto en verdadero

Al consultar el comprobante contable, se observa como el pago de vacaciones se abrió en dos cuentas contables:

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Una parte del pago se cruza contra la provisión y la otra parte contra las vacaciones consolidadas.

Al consultar la tabla de consolidados de prestaciones sociales, observamos cómo se cancela el valor que se traía de vacaciones consolidadas al año anterior.

2. Pago de vacaciones por el módulo de vacaciones:

 

  • Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema

  • Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale

  • Liquidar vacaciones

  • Reporte de la liquidación de vacaciones para el empleado

  • Consulta e impresión de la cuenta por pagar

  • Regreso de vacaciones

 

 

 

·Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema:

Los periodos deben tener fecha inicial y final  de vacaciones y estar acumulados (columna Acum=T).

 

 

 

·Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale:

Seleccionar el proyecto.

 

Primera pestaña: Estado Actual: V – vacaciones.

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Mientras esté en estado “V”, este empleado no será incluido en la liquidación de la nomina quincenal o mensual.

Tercera pestaña: “Datos adicionales”.

Asignar el día en que sale a vacaciones en el campo: “Ultimo periodo de vacaciones”.

Verificar el indicador de “Sábado festivo”, según sea el caso, si se quieren contar los sábados o no.

*Liquidar vacaciones:

Primero se selecciona el proyecto y luego se asigna la fecha en que sale a vacaciones:

Ejecutar el botón: “Actualizar Datos”.

Adicionar  conceptos de novedades, en caso de necesitarse.

 

Luego se ejecutan los botones:

1-Liquidar datos básicos

2-Calcular promedios

3-Acumular vacaciones

4-Generar orden de gasto.

​

Tener en cuenta que una vez ejecutado el botón 3(Acumular vacaciones),ya no se puede devolver.

En la segunda pestaña, se puede consultar el resultado de la liquidación.

El sistema calcula de una vez la seguridad social correspondiente y  descuenta los préstamos sí  los hay.

*Reporte de la liquidación de vacaciones para el empleado:

Primero se selecciona el proyecto y luego se asigna la fecha en que salió a vacaciones.

 

En la barra de herramientas, activar “listados” y seleccionar el primer informe:

El segundo reporte es un comprobante de pago para el empleado:

*Consulta e impresión de la cuenta por pagar.

Seleccionar proyecto y fecha inicial de vacaciones.

En la parte inferior de la pantalla, aparece el periodo de vacaciones que se acaba se liquidar.  Se puede verificar los días que el sistema calculó, como días efectivos de vacaciones.  Con clic derecho sobre la liquidación, se puede consultar e imprimir la cuenta por pagar.

Seleccionar un reporte: “Liquidación de contrato – Corte de obra”:

El valor del descuento corresponde a los aportes de seguridad social.

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​

 

 

·Regreso de vacaciones:

 

Al regreso de vacaciones se debe activar el empleado.

VI. LIQUIDACIÓN PERIÓDICA DE NÓMINA

La nómina de MULTIFOX puede liquidar periodos quincenales o mensuales.

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Para liquidar un periodo se deben tener en cuenta  los siguientes procesos: 

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  • Realizar todas las novedades de ingresos de personal  (Módulo de empleados)

  • Realizar todas las novedades de reactivaciones de empleados que cambian de proyecto (Módulo de empleados)

  • Ingresar todas las novedades de préstamos  (Módulo de préstamos)

  • Ingresar todas las novedades de licencias (Módulo de licencias)

  • Ingresar todas las novedades de incapacidades (Módulo de incapacidades)

  • Ingresar todas las novedades de vacaciones (Módulo de vacaciones)

  • Activar todos los empleados que salieron a vacaciones y ya están de regreso (Módulo de empleados)

  • Realizar las liquidaciones de contratos que estén pendientes (Módulo de liquidación de contratos)

  • Ingresar novedades de cambios de entidades de salud y pensión (Módulo de empleados)

  • Ingresar todas las novedades de horas extras, comisiones, bonificaciones, deducibles para retención en la fuente de vivienda, salud, educación, otras deducciones, etc. (Módulo de liquidación periódica de nómina)

 

NOTAS:

  • Tener presente que el sistema no controla netos negativos, es decir, si los descuentos son mayores a los devengados, se generará un neto negativo.

 

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​

      1. Módulo de liquidación periódica de nómina.

 

Ingresar todas las novedades de horas extras, comisiones, bonificaciones, deducibles para retención en la fuente de vivienda, salud, educación, otras deducciones, etc.

 

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·Importación de novedades del Fondo de Empleados:

 

Este proceso importa un archivo plano tipo .txt, con los datos de novedades  del Fondo de Empleados.

Seleccionar proyecto “999”:

Indicar la ruta en la cual se encuentra el archivo de novedades e iniciar la importación.

Los conceptos a importar deben estar registrados en MULTIFOX, de acuerdo a unas equivalencias dadas.

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    *Liquidación de nómina:

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Seleccionar proyecto y periodo de liquidación:

Tener en cuenta que:

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Días  trabajados + días de incapacidad + días de vacaciones + días de licencias  -> deben sumar exactamente los días del periodo de liquidación (15 días para periodos quincenales  y 30 días para periodos mensuales).

Verificar siempre los días de auxilio de transporte y días trabajados,  especialmente en empleados nuevos,  empleados que hayan estado en vacaciones, licencias o incapacidades.

 

Los procesos que se ejecutan en una liquidación de un periodo de nómina son:

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      1. Liquidar novedades:  Calcula el valor de la novedad, de acuerdo a la fórmula registrada en el sistema. Calcula la retención en la           fuente y todo lo relacionado con la seguridad social. En este momento ya se puede generar un archivo plano para cargar en el               operador de seguridad social y validar los datos, antes de acumular nómina.

​

 

ESTE PASO SE PUDE REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEA NECESARIO.

A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE:  2-Acum. Y afec., la nómina ya no es reversible.

​

 

       2. Acum. Y afec. Nómina:  Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados.  Fija los valores mediante indicadores de           acumulación.

 

 

 

       3. Generar orden de gasto:  Genera órdenes de gasto de nómina de acuerdo al tipo de cuenta  del funcionario.  Sí es “A”                        (ahorros) o “C” (corriente), genera una orden de gasto por todos los empleados que tengan este tipo de cuenta del proyecto.  Sí            es “G” (Girar cheque), genera una orden de gasto por cada funcionario al que haya que hacerle pago en cheque.

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​

NOTA: Sí todos los empleados del proyecto tienen tipo de cuenta “G” (Girar cheque), este paso genera una orden de gasto con valor ceros (que es como una tapa),  y la orden de gasto, cuenta por pagar y comprobante contable; de cada uno de los funcionarios.  En este caso, se debe adelantar,manualmente, el estado de la nómina al estado  4 o al estado 6; según el periodo de liquidación (ruta: nómina, tablas generales, parametrización de nómina por cada sucursal).   Otra forma, es continuar ejecutando la nómina, generar una cuenta por pagar en ceros o con un 1 centavo, y un comprobante en ceros.

Paso 3. Generar orden de gasto.

4. Generar cuenta por pagar: Genera la cuenta por pagar, de acuerdo a la orden de gasto generada:

Pasar a la segunda pestaña “Valores a afectar”, clic en el botón “Entrar TODO”, y clic en la grilla.  Aparece el valor de la cuenta por pagar, en el campo “Neto liquidación”.  En ese momento ya podemos dar clic en el botón “Generar causación de la nómina”.

En los casos de proyectos, en que todos los funcionarios están con cheque, y en el paso anterior; ya se generó la cuenta por pagar, podemos adelantar el estado de la nómina generando una cuenta por pagar en ceros, digitando 1 centavo en el campo de iva.

Cerrar pantalla de la cuenta por pagar “x”, y volvemos a la pantalla de liquidación de nómina.

 

5. Generar comp. Contable: Genera el comprobante contable, de acuerdo a la cuenta por pagar.

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6. Liq. Prestac. Sociales:  Liquida la provisión de las prestaciones sociales.

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7. Comp. Prestac. Sociales: Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable de la provisión de las prestaciones sociales.

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8. Genera ctas x pagar de aportes: Genera las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de la ARP, parafiscales, EPS y Fondos de pensiones.

Estos procesos, están directamente relacionados con el estado de la nómina, el cual se puede consultar por:

Para periodos de liquidación quincenal, en el periodo del 15 sólo se ejecutan los pasos del  1 al 5:

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  1. Liquidar novedades. 

  2. Acum. Y afec. Nómina. 

  3. Generar orden de gasto. 

  4. Generar cuenta por pagar.

  5. Generar comp. Contable.

 

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     2. Datos de Seguridad Social y archivo plano para el pago:

Seleccionar “Consultar aportes de la empresa por empleado en un periodo”.

Seleccionar primero el proyecto consolidado “999” y luego el periodo.

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Aquí se pueden consultar las bases y los aportes de salud, pensión, arp y parafiscales (SENA, ICBF, Caja de compensación).  En esta consulta solo se muestra una novedad de seguridad social, el sistema puede generar hasta 5 novedades para un funcionario, las cuales se  pueden consultar  por la opción de “Modificar aportes…”.

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Cuando un empleado se retira por un proyecto y reingresa por otro, se pueden  observar los dos movimientos.

Al dar clic sobre el botón “Formulario Integrado Electrónico”, el sistema genera un archivo plano tipo texto con el formato y las condiciones dadas para tal fin (Resolución 333 de 2008).

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El archivo generado, se guarda en c:/sistema,  con el nombre arriba indicado.

Este archivo se puede abrir en el block de notas y pueden hacerse ajustes manuales.

​

El archivo generado, contiene:

                                          Registro tipo 1: datos generales de la empresa

                                          Registro tipo 2: datos específicos de cada funcionario

                                          Registro tipo 4: datos de las EPS y reintegro de valores de incapacidades.

                                          Registro tipo 5: datos de la ARP y reintegro de valores de incapacidades.

“Modificar aportes de la empresa  por empleado en un periodo”. Para modificar un aporte, se debe seleccionar el proyecto y el periodo. No se debe seleccionar el consolidado “999”.

Por esta opción, se pueden consultar hasta 5 novedades para un mismo funcionario que puede generar el sistema, para reportar en el archivo plano de seguridad social.

Todos los campos de excedentes, hacen referencia a seguridad  social que queda pendiente para reportar el siguiente periodo;  por ejemplo: vacaciones. 

Cuando a un funcionario se le pagan vacaciones por el módulo de vacaciones y, sale a disfrutar un periodo que cubre parte de un mes y del siguiente, el sistema genera un excedente de seguridad social. 

El archivo plano se puede subir al operador y verificar las inconsistencias arrojadas.  Se procede a la corrección, se vuelven a liquidar novedades y se genera nuevamente el archivo plano.

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Algunas de las inconsistencias más frecuentes son:

  • Un funcionario sin código de caja de compensación: significa que no se grabaron los días de incapacidades por el módulo de incapacidades o licencias por el módulo de licencias.

  • Verificar los traslados de EPS y AFP (Módulo de empleados)

  • Verificar en el registro 4 y 5 la suma de incapacidades reconocidas

  • Revisar clase de identificación: cedula o nit.  Si alguien tiene nit, revisar en la creación de terceros.

  • Cuando un empleado se retira e ingresa en el mismo periodo, el sistema genera dos registros para la misma cédula. Aunque esto es correcto, significa que la empresa debe hacer todo el trámite para retirar al funcionario de la EPS y FP y el trámite para el ingreso.  Una solución para evitar este trámite, es ejecutar un proceso en Excel que sume los dos registros y reportar sólo un registro en la seguridad social.  Esto también tiene otro inconveniente, y es que al sumarlos, el salario puede dar para un aporte al Fondo de Solidaridad Pensional.

  • Revisar que los días reportados en los registros de retiro e ingreso, para la misma cédula, no deben sumar más de 30 días.

  • Revisar que ningún funcionario tenga cero días reportados.  Esto sucede cuando se liquida un contrato el día 30, y se está girando los primeros días del siguiente mes. La nómina fue previamente pagada, y sólo hay que cancelar prestaciones sociales.  Esto causa un aporte a seguridad social con cero días, lo cual es rechazado por el operador del archivo de la seguridad social.  En este caso habría que manipular manualmente el archivo y reportar por lo menos un día.

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*Reportes de seguridad social:

Seleccionar proyecto y periodo.

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Barra de herramientas, informes:

Reporte de liquidación de Fondos de pensiones:

3. Generación de seguridad social de proyectos cerrados en el mes:

Manualmente, se debe colocar el proyecto en Estado de nómina = 5.

De esta forma se habilita el paso 8 de los procesos de nómina, del módulo de liquidación periódica de nómina:

Al ejecutar el paso 8, se generan todas las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de EPS, FP, ARP y parafiscales.

4. Generación de archivo plano para pago de nómina:

Seleccionar el proyecto y el periodo.

Código de la cuenta dispersora, es la cuenta bancaria donde se va a hacer la consignación de la nómina, debe tener asignado el código del banco, que es el mismo que tienen los funcionarios asignados en la cuenta individual.

El archivo plano generado, depende del formato que cada banco requiere.

5. Generación de archivo plano para Fondo de Empleados:

Seleccionar proyecto “999”:

Dar la ruta, el nombre del archivo e iniciar la exportación.

6. Envío de volantes de pago de nomina por e-mail:

Seleccionar proyecto y periodo.

Al dar clic en el botón “Enviar por e-mail …”, aparece un cuadro de diálogo para seleccionar un código de empleado o incluir todos los empleados. El envió se hace a través de Outlook.

 

Volantes de pago formato txt:

Requiere instalar el programa: ClicYes, para que no interrumpa el envió de volantes.

 

Volantes de pago formato PDF:

Requiere instalar el programa: Bullzip.

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Configuración:

Además, antes de proceder a enviarlos, se debe predeterminar la impresora bullzip PDF, para que no se vaya a la impresora física, sino desea imprimirlos:

En Outlook se debe configurar el centro de confianza, así:

VII. AUMENTO DE SALARIO Y RETROACTIVIDAD

1. Aumento de Salarios:

Se hace a través del módulo de liquidación periódica de nómina.

Seleccionar el proyecto.

Con clic derecho, se consulta el empleado.  En la tercera pestaña “Datos adicionales”, están los datos del sueldo actual y el sueldo anterior.

En la novedad “ASALB”  se registra el valor del nuevo sueldo para cada empleado:

Cuando se ejecute el paso “2-Acum. Y afec. Nomina”, el sistema actualizará el nuevo sueldo en el módulo de empleados así (clic derecho en el código del empleado para consultar):

  • La fecha y el sueldo se mueven al campo de fecha sueldo anterior y sueldo anterior.

  • El sueldo de la novedad queda como sueldo actual, y se asigna como fecha el día 1 de la quincena a pagar.

 

Si la fecha  no corresponde, se debe proceder a actualizarla manualmente.

Sí por alguna razón o por error se ejecuta el botón “Actualizar salarios” del módulo de empleados , antes de Acumular la nómina, se perderá el dato del nuevo sueldo digitado en la novedad “ASALB”.