LA FICHA CLAVE PARA SU PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
CONTABILIDAD
La parametrización inicial en el módulo de contabilidad es por cada proyecto, en estos parámetros se deben configurar todas las opciones correspondientes en cada una de las tres pestañas.
1.1. Parametrización básica para cada sucursal.
El "verdadero" de esta opción implica que el proyecto que se está parametrizando va a generar informe de medios magnéticos.
El "verdadero" en esta opción implica que el proyecto sumará las cifras de la información financiera con la de otros proyectos, dando como resultado una sumatoria general conocida como: información CONSOLIDADA.
El "verdadero" en esta opción contabilizará el impuesto del GMF en cada pago con cheque, transferencia o nota bancaria; en el porcentaje asignado en el código contable, parametrizado de los gastos financieros.
El "verdadero" de esta opción implica que el proyecto que se está parametrizando va a generar informe de medios magnéticos.
El "verdadero" en esta opción implica que el proyecto sumará las cifras de la información financiera con la de otros proyectos, dando como resultado una sumatoria general conocida como: información CONSOLIDADA.
El "verdadero" en esta opción contabilizará el impuesto del GMF en cada pago con cheque, transferencia o nota bancaria; en el porcentaje asignado en el código contable, parametrizado de los gastos financieros.
Si está como verdadero, al momento de realizar facturación, no se pondrá ningún porcentaje de retención en la fuente, y si se llegara a poner alguno, el sistema no contabilizara ningún valor.
Indica si se van a generar o no balances por sucursal.
Indica si la información financiera del proyecto se va a sumar con otros proyectos para generar información CONSOLIDADA.
Sí la opción está en verdadero, el sistema contabilizará el IVA asumido o teórico. Para ello se debe indicar el % a calcular y las cuentas contables donde se registrará la imputación contable.
Esta información se debe diligenciar para poder realizar el proceso de depreciación de activos fijos y la amortización de activos diferidos y cargos diferidos.
Si se controlan los cupos autorizados, el sistema no permitirá generar facturas a terceros que tengan cartera que supere el cupo asignado. También se debe parametrizar el método de costeo, el sistema cuenta con PEPS (primeros en entrar, primeros en salir) o Promedio ponderado.
En esta pestaña encontramos la información de auditoría sobre el proceso de afectación y desafectación, realizada para cada proyecto.
También encontramos los campos correspondientes para ingresar los códigos contables donde se van a registrar las retenciones por seguridad social, FIC y SENA; a los contratistas que les aplique.
1.2. Parametrización Contable de Insumos\Gastos.
En esta opción se encuentran todos los insumos creados en la base de datos general con sus respectivos parámetros contables. Se pueden cambiar los parámetros para que al momento de causar las facturas de compras se contabilice en los códigos correspondientes, se debe tener en cuenta que funciona para los insumos que manejen inventario.
1.3. Parametrización Contable de Insumos/Gastos en cada presupuesto.
La parametrización contable de insumos/gastos para cada presupuesto, permite modificar las cuentas contables de los insumos para cada presupuesto; que manejen control de inventario. Es de aclarar, que con las modalidades de contratación esta opción ya no se debe usar.
En las columnas se parametrizan los códigos contables para las entradas de almacén, en cuanto al inventario e I.V.A. Es decir, cuando se genera una entrada de almacén cuales deben ser la códigos contables (debito) que se van a registrar.
1.4. Parametrización Contable de análisis unitarios en el 999 (base de datos general)
En la parametrización contable de análisis de unitarios, se puede parametrizar los códigos contables donde se van a registrar las transacciones de salidas de almacén; cuando los insumos tienen control de inventario o el costo, cuando el insumo no tiene control de inventario. En este proceso, el sistema muestra todos los insumos incluidos en los A.P.U., estos parámetros son a nivel general para todos los A.P.U en la base de datos general, no hace diferencia de proyectos y presupuestos.
1.5. Parametrización Contable de análisis unitarios en la obra especifica.
En la parametrización contable de análisis de unitarios se puede parametrizar los códigos contables donde se van a registrar las transacciones de salidas de almacén cuando los insumos tienen control de inventario, o el costo cuando el insumo no tiene control de inventario. En este proceso el sistema muestra todos los insumos incluidos en los A.P.U., estos parámetros a diferencia del anterior son a nivel de presupuesto, por consiguiente para realizar la parametrización se debe seleccionar el presupuesto que se quiere modificar y desplazarse por cada A.P.U. con las flechas de rojo ubicadas en la parte superior izquierda del formulario.
1.6. Parametrización Contable de análisis unitarios de Control
En esta opción se puede parametrizar los insumos a nivel de PRESUPUESTO y de CAPITILO, para los insumos que no tienen control de inventario y para las salidas de almacén de aquellos que si tienen control de inventario. Según los parámetros, se generaran registros débitos en las cuentas cuando se causen facturas de compra o se realicen salidas de almacén.
1.7. Modalidades de Contratación
Las modalidades de contratación es una agrupación de los parámetros importantes para el proceso de contratación como son:
a.Terceros.
b.Grupos.
c.Retenciones.
d.Nómina (provisiones).
Para manejar los parámetros según las obras: PROPIAS, ADMINISTRACIÓN DELEGADA y, asignar la modalidad al presupuesto con el objetivo de minimizar trabajo; pues sólo se parametriza una única vez por tipo de modalidad y se asigna al proyecto, permitiendo manejar cuentas de balance o cuentas de orden, sin parametrizar cada proyecto; como se explicó en los pasos anteriores.
a.Terceros.
En este formulario se deben registrar las cuentas contables para el proceso de contratación, únicamente. Con el botón “CARGAR LOS TIPOS DE TERCEROS EXISTENTES”; se cargan los tipos de terceros que el sistema tiene por defecto.
Dentro de ellas encontramos los códigos contables que el sistema debe afectar al momento de girar un anticipo , de generar la cuenta por pagar y la cuenta del pasivo por retenciones por garantía , esto según el tipo de tercer.
El sistema generara movimiento debito en la cuenta del anticipo y movimiento créditos en la cuenta de las cuentas por pagar y en las retenciones por garantía al momento de girar los anticipos por el módulo de TESORERIA y causar las liquidaciones de Cuentas por Pagar en el módulo de CXP.
b.Grupos de Insumos/Gastos.
En esta opción se deben parametrizar los códigos contables para registro contable de facturas de compras. Con el botón “CARGAR LOS GRUPOS DE INSUMOS/GASTOS EXISTENTES” el sistema carga todos los grupos que se han creado como son: Materiales, Maquinaria y equipo, herramientas menores, alquileres, Mano de Obra, etc.
Las columnas de PUC E.A/gasto, PUC IVA Y PUC IVA INT. SOCIAL generarán un movimiento débito al momento de causar factura de compra, si el insumo maneja control de inventario.
Las columnas de PUC-SALIDA, PUC IVA SALIDA Y PUC IVA SALIDA INT. SOCIAL generaran movimiento débito al momento de realizar una salida de almacén o cuando se causan facturas de compras cuyos insumos no tienen control de inventario.
c. Retenciones.
En este formulario se debe seleccionar las cuentas contables que se van a afectar en el momento de causar facturas de compra, se deben llenar los campos de las retenciones a título de renta, de IVA y de ICA. Cada tipo de retención tiene el botón que carga los códigos existentes de cada tipo de retención. Para que carguen las retenciones deben estar previamente creadas. (Más adelante esta la explicación de cómo se crean las retenciones).
Existen campos para los terceros, pertenecientes al régimen común y simplificado, por si la empresa desea llevar un control independiente; de lo contrario, se parametriza la misma cuenta en los dos campos de cada retención.
d. Nómina.
En este formulario únicamente se deben diligenciar las cuentas contables para los conceptos de nómina que son de provisión, de esta parametrización el sistema genera los movimientos créditos de las provisiones en el proceso de nómina, las cuentas 26; por tanto, se deben parametrizar los conceptos de ECESA, ECESP, EINCE, EDVAC, EDVCO Y EDRPI.
1.8. Terceros
En los terceros esta la forma de parametrizar contablemente cada tipo de tercero y de crearlos.
a. Parametrización de tipos de terceros.
Este formulario contiene diferentes tipos de terceros, se deben parametrizar los tipos de terceros que la empresa usa. Por cada tipo de tercero se deben parametrizar los códigos de tipos de retenciones (fuente, IVA e Ica) en compras y ventas, al igual que los códigos contables para cada tipo de tercero, al momento de realizar compras y ventas. Las 6 primeras columnas hacen referencia al proceso de contratación o compras y las siguientes 6, al proceso de ventas. Los códigos de retenciones salen de las tablas de retenciones correspondientes, adelante se ve la forma de actualizar esta tabla.
b. Actualización Individual de terceros.
Para crear un tercero se debe primero seleccionar el tipo de tercero a crear, la letra correspondiente y después se presiona el icono de la hoja en blanco en la parte superior a mano izquierda. Esto habilitará los campos para alimentar la información de los terceros.
Es indispensable que se llene toda la información en cada uno de los campos que se encuentran en las 4 primeras pestañas, como son: Datos generales, datos para contabilidad, otros datos y conyúgue/referencias/codeudores/beneficiarios. Esta última se usa en inmobiliaria, las otras se usan en los diferentes procesos del sistema, como son: Cuentas por pagar, facturación, tesorería, inmobiliaria, arriendos y nómina.
En la pestaña de datos de contabilidad, encontramos información importante para los registros contables que se generaran en los procesos diarios de la empresa.
En la pestaña: "Otros Datos", se encuentra la información para cargar archivos planos para pagos con transferencia y para enviar por correo electrónico las notificaciones y soportes de pagos realizados a los terceros; esto con el objetivo de disminuir el nivel de llamadas para confirmar pagos y aclaraciones sobre los mismos.
c. Actualización en conjunto.
Permite crear terceros en forma masiva. Para crear un tercero se da clic en el icono "+" ubicado en la parte superior del formulario y, se habilita una fila para llenar la información correspondiente al tercero a crear.
d. Generar errores en NITs y Cedulas.
.
Con esta opción, el sistema corre un proceso para analizar y mostrar en pantalla sí se han creado terceros con números de identificación errados.
e. Actualización en todas las compañías vinculadas.
Este proceso es igual al proceso de actualización individual de terceros, la diferencia es que se creará el mismo tercero en todas las licencias de la empresa, también se debe llenar toda la información correspondiente. Sólo funciona o se debe usar para las empresas que tengan varias licencias de MULTIFOX.
f. Consulta de Terceros en conjunto.
Esta opción facilita la consulta de terceros, no permite modificar ningún tipo de información, es solo de consulta.
1.9 TABLAS DE RETENCIONES.
En este proceso se deben crear los diferentes códigos o tarifas de retenciones que se van a usar. Se deben crear los conceptos de retenciones en la fuente, de retenciones de IVA y retenciones de ICA.
a. Retenciones en la fuente.
Para crear un código de retención en la fuente, de retención de IVA y de retención de ICA; se oprime el icono de "nuevo" en la parte superior izquierda, pero se debe ingresar por la opción correspondiente. Cada tipo de retención tiene su formulario, pero el proceso es igual para las tres retenciones.
Una vez habilitados los campos del formulario, se debe poner la descripción de concepto, la base sobre la cual se aplicará el porcentaje para régimen común y simplificado y los códigos contables correspondientes.
En el campo de la retención es de compras (v/f); si se pone verdadero, se podrá usar en el proceso de compras. Si se pone en falso, se podrá usar en el proceso de ventas.
Los códigos de puc en compras, deben ser la del pasivo (2365, 2367, 2368) y para las ventas deben ser las del activo (135515, 135517 y 135518).
Una vez terminado el proceso, se presiona el icono de guardar (DISKETTE VERDE) en la parte superior izquierda.
1.10 Conceptos Tributarios
En esta opción se crean los conceptos que generan transacciones.
Por ejemplo:
Pago de factura, Anticipo, Abono, Recibo de cuota inicial, Reembolso de caja menor, Préstamo, etc.
Para crear un concepto tributario se da clic en el icono "nuevo", que esta ubicado en la parte superior izquierdo. Una vez habilitados los campos, se ingresa la información. Una vez ingresada toda la operación se da clic en el icono "guardar", (DISKETTE VERDE) en la parte superior izquierda.
1.11 TIPOS DE MOVIMIENTOS CONTABLES.
Esta opción permite crear los tipos de documentos contables a usar en las transacciones. El sistema por defecto, trae unos creados, tales como: Facturas de ventas, cuentas por pagar, recibos de caja, provisiones, cesiones, notas contables, notas de anulación, comprobantes de egreso.
El usuario puede crear otros tipos de documentos especiales o que necesiten según sus necesidades.
Para crear un documento nuevo se da clic en el icono "nuevo", ubicado en la parte superior izquierda. Una vez habilitados los campos, se da el código del documento a crear; este se compone de dos dígitos, generalmente alfabéticos y, la descripción del documento.
El consecutivo debe ser automático para que el sistema controle los consecutivos de los documentos, una vez terminado el proceso, se da clic en el icono "guardar" (DISKETTE VERDE) ubicado en la parte superior izquierda.
1.12 Parametrización de todos los Proyectos
Este formulario solo permite poner un √ para las opciones que apliquen al proyecto.
PARAMEE
El consolidado parcial es la sumatoria de la información financiera de varios proyectos pero, que no son el 100% de los proyectos que tiene la empresa.
Si la empresa maneja consolidados parciales o mandantes; se debe ingresar el código del consolidado parcial o mandante correspondiente para cada proyecto, en la columna correspondiente. En estos casos, la columna de "consolidado total" debe estar en blanco. Y, estos consolidados parciales y mandantes tienen reportes contables para cada caso, por eso es indispensable poner la información pertinente.
Para las empresas que no manejan consolidados parciales ni mandantes, deben dejar en blanco las columnas correspondientes y, en la columna de "consolidado total" se debe dejar 999 en cada proyecto.
En las otras columnas se debe poner el √ , para el caso en que aplique. Si genera DIAN, consolida DIAN (información exógena), genera balances por proyecto.
La última columna hace referencia a si la empresa desea manejar un consecutivo de documentos equivalente del régimen simplificado para cada proyecto. Si se deja en blanco el sistema generará un único consecutivo.
1.13 Impuestos Distritales
Para los impuestos distritales el sistema genera el archivo plano para subir a la página de la Secretaria Distrital de Hacienda.
Para ello se debe crear cada uno de los artículos que la norma exija en el respectivo año gravable.
Para crear un artículo se da clic en el icono "+" y se diligencia la información correspondiente del número del articulo y la descripción, se debe hacer el proceso para cada artículo a presentar.
1.14 Parametrización de los consolidados mandantes y parciales.
Esta opción permite crear los consolidados parciales para poder vincularlos en la parametrización de todos los proyectos. En este caso no se crean con "+". Sí la empresa maneja consolidados parciales o consolidados mandantes estos se deben crear como un proyecto y asignarle la opción de consolidado parcial o mandante.
Una vez creados los proyectos como consolidado parcial o mandante, si se pueden parametrizar.
Para los consolidados parciales y mandantes se debe autorizar para consolidar la información financiera, generar y consolidar DIAN y para generar balances por sucursal.
2. PLAN UNICO DE CUENTAS.
En esta opción está el proceso para crear el plan único de cuentas que va a usar la empresa.
a.Crear Códigos PUC
En esta opción se deben crear los códigos contables (PUC) que la empresa va a usar. Siempre se deben crear en el consolidado.
Para crear un código contable nuevo, se debe dar clic en el icono "nuevo" y diligenciar el código de la cuenta, el nombre, la naturaleza, si es mayor o auxiliar y, si discrimina o no terceros.
Para la información de medios magnéticos, se debe parametrizar únicamente las cuentas auxiliares. El código de la DIAN es el concepto estipulado por la resolución emitida por la DIAN cada año gravable, al igual que el formato. El anexo lo da el sistema, según unos parámetros establecidos por la DIAN.
La cuantía mínima a reportar también es asignada por la DIAN en la resolución. El dato a Reportar:
-
Saldo a 31 de Diciembre del año gravable a reportar.
-
Movimientos débitos de la cuenta durante el año gravable a reportar.
-
Movimientos créditos de la cuenta durante el año gravable a reportar.
-
Diferencia entre movimientos débitos y créditos de la cuenta durante el año gravable a reportar.
En los campos de impuestos distritales, funciona igual; se debe poner el artículo al que pertenece la cuenta y el tipo de movimiento a reportar, 0, 1 o 2.
En esta opción se debe poner el activo o chulo a lo que aplique:
-
Lo de cuenta bancaria es para reportes gerenciales de saldos bancarios.
-
Lo de notas en estados financieros en Excel es para que la cuenta se pueda usar en el formato de Excel para los estados financieros.
-
Lo de pagos directos es para que la cuenta se pueda usar en un proceso de tesorería denominado PAGO DIRECTO SIN LIQUIDACIONES.
-
Y lo de notas de ajuste es para poder usar la cuenta en notas de ajustes, documentos que también se genera en el módulo de tesorería.
b.Consultar PUC consupuc
En este formulario se pueden consultar las cuentas creadas y ver cada una de las características, pero lo más importante, es los reportes; que se pueden obtener por esta opción.
Para ello, el usuario debe probar los reportes y comprobar cuáles se acomodan a sus necesidades. Debe darle clic al icono de "listados" (el similar a un pergamino, en la parte superior izquierda).
Como se mencionó, el usuario debe manipular los reportes para verificar los que cumplan sus exigencias. Los más usados son los libros auxiliares, los libros oficiales, los balances de prueba y los saldos de terceros.
c.Generar detalle PUC.
Este proceso copia el detalle de las cuentas contables creadas en el consolidado. Este proceso se debe hacer para cada año y cada vez que se cree una cuenta nueva. Se debe seleccionar el año a generar y darle continuar.
2.4. Estado de ganancias y pérdidas.
Como bien lo describe la opción, se puede generar el estado de ganancias y pérdidas. Para ello, en la opción se debe seleccionar el proyecto y el año que se desea generar. Es importante que los periodos por los cuales se desea generar el reporte, estén cerrados o afectados. Una vez realizada la selección correspondiente, en los listados se selecciona el adecuado. También se puede seleccionar el grado de cuenta con la que se quieren imprimir.
2.5. Balance General
Al igual que la opción anterior, esta opción sirve para generar el balance general; los periodos deben estar afectados. Se debe seleccionar el proyecto y el periodo a consultar y en los listados se debe seleccionar el listado correspondiente. Se debe hacer el proceso igual al de generar el estado de ganancias y pérdidas.
2.6. Balance General con Cuentas de Orden
Teniendo en cuenta que las cuentas de orden no deben afectar la situación financiera de la empresa, pero en ocasiones es necesario reportar la información, el sistema genera un balance general con cuentas de orden y, el proceso es exactamente igual al anterior.
2.7. Balance de Prueba con todas las sucursales
Este proceso genera un balance de prueba con todas las sucursales, genera un resumen de todas las cuentas contables y sus saldos, por cada mes por cada proyecto. Los periodos a consultar deben estar cerrados o afectados. Se debe seleccionar el CONSOLIDADO, y una vez en el formulario, se debe dar la opción GENERAR INFORME. El informe se puede enviar a Excel..
2.8. Copiar el PUC a las demas sucursales
Este proceso se debe hacer cada vez que se cree o modifique una cuenta.
2.9. Copiar movimientos contables desde un archivo Excell.
Este proceso sirve para importar movimientos contables desde Excel.
Facilita la creación de documentos como las notas de ajustes, notas contables para conciliación bancaria y otros documentos que se usan de forma permanente. Para realizar este proceso se debe contar con una estructura, la cual se puede solicitar a cualquier asesor de MULTIFOX.
En la ruta completa del archivo, se debe seleccionar el archivo en Excell que contiene la información y después, dar la opción “INICIAR IMPORTACION” y; el sistema carga la información contable, según lo indicado en el archivo.
2.10. Balances resumidos por presupuesto.
Este informe presenta de forma resumida los movimientos de las cuentas por cada presupuesto, no es necesario afectar los periodos.
En el formulario se dan los parámetros de fechas que se necesitan. Se da generar el informe y el sistema hace los cálculos correspondientes.
Este informe se puede exportar a Excell para realizar consultas, filtros, etc.
2.11. Balance acumulado por varios periodos.
Este proceso genera balance de prueba por varios periodos, por proyecto o consolidado. No se pueden generar más de 13 periodos y es necesario que los periodos estén afectados.
Se debe digitar los periodos a consultar, y darle “GENERAR EL INFORME”. Se puede enviar a Excell para consultas, filtros, etc.
2.12. Balance inmediato sin hacer afectación.
Este proceso permite tener información financiera sin cerrar el mes por presupuesto. No se puede generar a nivel consolidados, etc. Por consiguiente; se debe seleccionar el proyecto, el presupuesto y el periodo a consultar y darle continuar.
El reporte se puede imprimir, ver en pantalla o exportar a Excell.
3. Comprobantes.
En esta ruta se puede crear, corregir y consultar cualquier tipo de documento contable.
3.1. Crear Comprobantes.
Esta opción permite crear documentos que tienen consecutivo manual. Se debe seleccionar el presupuesto donde se va a crear el documento, se le da "nuevo" y se ingresa la información pertinente.
Esta opción no es solo para crear documentos. Existe una serie de informes a nivel de tercero muy útiles para determinar saldos y movimientos de terceros, según la necesidad del usuario.
En el icono de "listados" se pueden consultar.
También se pueden duplicar documentos en un consecutivo nuevo o en otro tipo de documento, para esto se selecciona el tipo de duplicado que se desea realizar y se llena la información solicitada.
3.2. Corregir comprobantes
Esta opción es para corregir comprobantes; se pueden corregir fechas, valores, y NITs. Pero estas modificaciones solo afectan la contabilidad, no cambian la información generada en la cuentas por pagar, nomina, facturación, etc.
Para corregir cualquier documento el periodo debe estar desafectado y se debe saber a qué proyecto pertenece el documento que se quiere corregir. Una vez encontrado el documento se inicia el proceso de modificación o corrección.
Con el icono de los binoculares se puede hacer una búsqueda de documentos por varias opciones, la más usada y sencilla es por código, los seis dígitos que conforman el consecutivo del documento.
3.3. Consultar comprobantes
Esta opción permite consultar documentos, se pueden consultar por proyecto o consolidado. También permite imprimir los documentos por códigos y los certificados de retención en la fuente, IVA e ICA; por la opción de listados.
Para buscar cualquier documento se busca por los binoculares.
4. Afectar auxiliares y Mayorizar.
Este es el proceso conocido como el de cerrar o afectar el mes, los informes financieros necesitan que los periodos estén afectados para poder obtener la información financiera correspondiente.
4.1. Afectar los periodos de enero a diciembre.
Afectar los periodos de enero a diciembre. El proceso se puede realizar por proyecto o a nivel consolidado, por mes o por rango de meses. En el formulario se debe ingresar la información correspondiente, según lo que se necesita.
La clave autorizada es genérica. LOS 5 DIGITOS PARA INGRESAR A LA EMPRESA+EL USUARIO
Ejemplo: RECEEDGARSA
4.2. Afectar mes 13 Cierre Anual.
Este cierre se debe hacer una vez corrido el cierre anual, donde el sistema deja las cuentas transitorias en "o". El proceso es exactamente igual al anterior.
5. Desafectar.
Es el proceso para abrir los periodos. El proceso de desafectar se puede hacer por proyecto o a nivel consolidado, por un periodo o rango de periodos.
5.1. Desafectar auxiliares y mayorizar.
Se debe seleccionar los parámetros correspondientes para hacer el proceso, según la necesidad del usuario.
6. Consultar Movimientos.
Esta opción permite consultar movimientos teniendo en cuenta diferentes criterios de búsqueda.
6.1. Por NITS o Cédulas.
Muestra el movimiento por número de identificación, un tercero a la vez. Para ello se busca el tercero a consultar y el sistema muestra todos los movimientos.
6.2. De egresos por NITS o Cédulas.
Esta opción solo muestra los movimientos del tercero en comprobantes de egreso, no filtra ninguna otra información.
6.3. De ingresos por NITS o Cédulas.
Filtra por el tercero, buscado los movimientos de ingresos, RECIBOS DE CAJA.
6.4. Notas por NITS o Cédulas.
Esta opción filtra la información de notas contables o NB, por el tercero seleccionado.
6.5. Por rangos de cuentas y por NITS
Se debe ingresar la información solicitada y el sistema filtrará los movimientos D o C, según la selección, los movimientos contables según el rango de cuentas seleccionadas y el intervalo de fechas.
7. Mantenimiento de comprobantes y PUC.
Esta opción permite trasladar el movimiento de cuentas contables de una a otra; por proyecto o a nivel consolidado. Para ello se debe hacer la rutina o el proceso dado en el menú:
Primero se debe actualizar la tabla. Si se quiere trasladar los movimientos a nivel consolidado; debe digitar 999, en la columna de la sucursal; de lo contrario se digita el código del proyecto.
En el código anterior, se pone el número de cuenta a cambiar y en la columna de código nuevo; se pone la cuenta que va a recibir toda la información. Después:
Se selecciona los periodos en los cuales se desea hacer el cambio, los periodos deben estar desafectados para que el sistema realice los cambios, y después se da CONTINUAR. El sistema realizará las modificaciones correspondientes.
8. MODULO DE MEDIOS MAGNETICOS
8.1 Medios magnéticos DIAN
Para la generación de medios magnéticos en el programa, es necesario cumplir con los siguientes requisitos básicos:
1. Todos los meses del año a presentar deben estar cerrados.
2. Deben están depurados en su totalidad todos los errores de comprobantes en cada uno de los meses del año en cuestión.
3. Deben estar depurados los errores en PUC.
Una vez realizado el proceso, se procede a crear los anexos a presentarse; para ello, se debe ingresar por la siguiente ruta:
1. Crear los anexos a presentar.
Se selecciona el proyecto CONSOLIDADO, y el año a consultar es el inmediatamente anterior al del año gravable a presentar, o si es la primer vez que la compañía presenta la información, se selecciona el año 2006. Y se da clic en el botón CONTINUAR.
Primero se pone en esta casilla el año al cual se desea copiar los formatos de la DIAN.
Luego se presión el botón de “COPIAR ANEXOS AL AÑOS SELECCIONADO”. Este proceso realiza el proceso de copia para el proyecto CONSOLIDADO.
Seguidamente, se presiona el botón “COPIAR ANEXOS A TODAS LAS SUCURSALES”, este proceso copia todos los anexos a cada una de las sucursales o proyectos de la empresa.
2. Revisamos la parametrización de las cuentas:
El sistema muestra todas las cuentas AUXILIARES para ser parametrizadas según la información que la DIAN solicita. En este formulario se deben llenar las columnas de CODIGO, FORMATO, ANEXO, REPORTAR Y CUANTIA MINIMA.
A. Código: Hace referencia al concepto exigido por la DIAN. Para diligenciar esta información es necesario que el usuario tenga a mano la resolución emitida por la DIAN, donde están identificados estos conceptos.
B. Formato: Al igual que el concepto, el formato lo da la DIAN, el cual, se han creado previamente en Multifox. Generalmente, un formato tiene varios conceptos y la empresa debe parametrizar todos los conceptos a reportar, según los formatos que la norma le exija.
C. Anexos: Los anexos los da Multifox, cada formato tiene su anexo. Para diligenciar esta información, se debe basar en los anexos creados en la parte inicial.
Ejemplo: Para el formato 1001, le corresponde el anexo 02.
D. Reportar: En esta columna se encuentran las opciones: 0, 1, 2 y 3. El 0 reporta el saldo final de la cuenta; el 1 los movimientos débitos de la cuenta; el 2 los movimientos crédito y el 3 la diferencia entre movimientos débitos y créditos.
E. Una vez parametrizadas las cuentas a reportar, según lo exigido por la DIAN, se debe copiar el PUC del consolidado a las demás SUCURSALES.
3. Procedemos a generar los anexos a reportar.
Se debe seleccionar el año que se va a presentar y, después, presionar el botón CONTINUAR. El sistema iniciará el proceso y cálculos pertinentes, según los parámetros dados.
4. Consultamos los anexos para generar los archivos en Excel, pasarlos al pre-validador y desde allí generar el archivo XML, para subir a la plataforma de la DIAN.
Se debe seleccionar el proyecto CONSOLIDADO, se ubica el año a presentar (el mismo año que se seleccionó en el paso anterior) y se da el botón CONTINUAR.
Se debe presionar los tres botones en el orden en que se encuentran, de arriba hacia abajo.
- Consolidar en el 999 la información generada por las sucursales: Esta opción realiza un proceso de consolidación de los formatos por sucursal, donde suma todas las sucursales en el 999; este caso aplica en la empresa donde todos los proyectos son de la misma compañía.
- Generar archivos de Excel consolidados para cada formato generado para ser pasados por el pre-validador de la DIAN: Este genera los archivos de Excel de cada formato de la información consolidada. Este formato una vez generado, queda guardado en la carpeta C: \sistema.
Este archivo es el que se debe pasar por el pre-validador de la DIAN; es decir, genera los archivos de Excel consolidados.
- Generar archivo s de Excel por proyecto para ser pasados por el pre-validador de la DIAN: Este genera los archivos por proyecto, para los casos de diferentes y presentaciones de medios por NIT; donde cada proyecto debe presentar un formato, este genera un formato.
Ejemplo: 1001 por cada uno de los proyectos contables de la licencia, estos quedan generados en la carpeta C: \sistema, y son los que deben usar ya por el pre-validador de la DIAN.
8.2 MEDIOS MAGNETICOS DISTRITALES
Para realizar los medios magnéticos distritales se debe hacer el protocolo anterior; depurar errores en PUC, corregir los errores en comprobantes y afectar los periodos.
1. Se deben crear los artículos a presentar según la resolución emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital.
Para crear un artículo se da clic en el icono "+" y se diligencia la información correspondiente.
2. Se deben parametrizar las cuentas contables a reportar para cada artículo. Este proceso se hace por “CREAR CODIGOS PUC”, siempre por el CONSOLIDADO.
Se debe ubicar la cuenta a reportar, como son la 135518, 2368, y la de ingresos.
Una vez creados los artículos a reportar aparecen en esta opción, aquí se debe direccionar a qué articulo pertenece la cuenta auxiliar a reportar.
Una vez seleccionado el artículo al cual pertenece el código contable, se debe digitar que tipo de movimiento se va a reportar:
- "0" reporta el saldo de la cuenta a finalizar el periodo contable.
- "1" reporta los movimientos debito que haya tenido la cuenta.
- "2" reporta los movimientos crédito que haya tenido la cuenta.
Una vez parametrizadas las cuentas auxiliares con su respectivo articulo y valor a reportar se genera la información a presentar:
Se selecciona el año a presentar y se presiona el botón CONTINUAR para que el sistema realiza los cálculos pertinente y genere la información según los parámetros.
Terminado el proceso ingresamos a consultar la información generada:
Se debe seleccionar el CONSOLIDADO y digitar el año a consultar y presionar el botón CONTINUAR.
Se deben presionar los botones en el orden de arriba hacia abajo, para que el sistema consolide la información y pueda ser revisada. El sistema genera un archivo en Excel para la respectiva revisión, y se debe seguir el proceso según la página web de la Secretaría de Hacienda Distrital, para convertir el archivo de Excel separado por (,).
9. CIERRES
Los cierres son el proceso de dejar en "0" las cuentas transitorias y pasar la diferencia a la cuenta de resultados correspondiente. El proceso en los cierres que tiene el sistema son igual.
9.1 GENERAR COMPROBANTE DE CIERRE ANUAL
Este proceso cancela las cuentas transitorias y la diferencia la deja en la cuenta de resultados correspondiente.
El proceso de cierre se debe hacer proyecto por proyecto. Y se debe digitar la información correspondiente, como es la cuenta puente de cierre (590505), PUC de pérdida o ganancia (36); el NIT de la empresa y la clave. Una vez ingresada la información, se da CONTINUAR en el primer proyecto. Cuando el sistema termine de hacer el proceso, se puede seleccionar el proyecto siguiente y dar CONTINUAR, ya que no se debe digitar la información nuevamente.
9.2. GENERAR COMPROBANTE DE CIERRE ANUAL POR CUENTAS.
Este proceso es similar al anterior, se debe incluir una serie de información para realizar el cierre y se debe hacer por proyecto y por cuenta. Generalmente se usa para cerrar las cuentas de impuestos como retenciones e IVA.
El campo "DESDE LA CUENTA", es la cuenta inicial para el proceso de cierre, y el campo HASTA LA CUENTA; es la cuenta final que se quiere cerrar. El sistema cerrará todas las cuentas auxiliares que se encuentren entre la cuenta inicial y la final. El NIT de cierre se deja el de la DIAN, la Secretaria de Hacienda Distrital o el de la entidad correspondiente.
En el documento se deja CI+AÑO+CONSECUTIVO. Ejemplo: CI201301. Y se da continuar. Una vez terminado el primer proyecto, se selecciona el siguiente y así sucesivamente, hasta terminar.
9.3. CIERRE SIN CUENTA 7
Es el mismo proceso del cierre anual, pero este proceso no cierra la cuenta 7. También se debe hacer por proyecto.
9.4. GENERAR COMPROBANTE DE CIERRE MENSUAL POR NITS/CEDULAS.
Este proceso de cierre se hace de forma mensual, para trasladar los movimientos de las cuentas 7 a las del activo, según maneje la empresa. El proceso es similar al del cierre por cuentas. Se debe hacer por proyecto. Se debe ingresar toda la información pertinente como es el año y mes a cerrar, y el rango de cuentas.
10. ACTIVOS FIJOS-ACTIVOS DIFERIDOS-CARGOS DIFERIDOS
El sistema permite controlar los activos fijos para el proceso de depreciación mensual, los activos y cargos diferidos para el proceso de amortización mensual. Se debe ingresar la información correspondiente de los activos por cada opción.
10.1. INGRESAR ACTIVOS FIJOS
Para ingresar la información de un activo se da clic en el icono de "NUEVO" en la parte superior izquierda para que se habiliten los campos correspondientes. Es necesario llenar la información del activo. Una vez digitada la información, se da clic en el botón "GUARDAR" (icono del disquete verde en la parte superior izquierda).
Esta información es relevante porque es el proyecto y el tercero a quien se le va a contabilizar la depreciación mensual. Si el campo “genera la contabilización con el NITs del tercero de la orden de compra” está activo, el sistema contabilizará a dicho tercero la imputación contable de la depreciación, de lo contrario lo contabilizará al NIT de la empresa.
Es importante diligenciar el valor de compra, de esta información el sistema hará el cálculo del valor a depreciar mensualmente, según el método de depreciación; LINEA RECTA O SALDOS DECRECIENTES.
En esta pestaña se debe seleccionar; la cuenta del gasto donde se debita el valor de la depreciación mensual y la cuenta de depreciación acumulada para la contrapartida. También se debe seleccionar el último periodo amortizado. El sistema toma esta fecha para iniciar el proceso de depreciación, no puede quedar en blanco y debe ser congruente; el proceso de depreciación será el mes siguiente al digitado.
También se puede ingresar la información del activo fijo en conjunto, como en una plantilla de Excel, pero se debe diligenciar toda la información correspondiente. Para habilitar una fila se da clic en el icono "+".
Una vez diligenciada toda la información de los activos fijos se puede correr el proceso de depreciación:
Se debe seleccionar el año, mes y proyecto a depreciar. Se da continuar y el sistema hará los cálculos correspondientes.
Se debe seleccionar el año, mes y proyecto a depreciar. Se da continuar y el sistema hará los cálculos correspondientes.
El sistema también permite tener un informe de los activos que se encuentran activos a una fecha dada, se puede enviar a Excel o se pueden sacar listados para impresión.
Los activos diferidos funcionan de forma similar, se deben crear y poner los parámetros correspondientes, antes de correr el proceso de amortización de activos diferidos.
Una vez ingresada la información del activo diferido, se puede correr el proceso de amortización; se debe seleccionar el periodo a amortizar y el proyecto:
Una vez se corra el proceso de amortización de Activos diferidos, se puede consultar el documentos contable correspondiente.
11. CARGOS DIFERIDOS.
El proceso de cargos diferidos es similar al de activos diferidos, se deben crear los cargos diferidos con los parámetros correspondientes para el proceso.
Una vez ingresada la información, se puede correr el proceso de amortización.
Una vez corrido el proceso de amortización, se puede consultar el comprobante contable.
En esta ventana se ve mes por mes como se ha depreciado, con clic derecho sobre el código del comprobante se puede ver la contabilidad.
12. MANTENIMIENTOS DE TABLAS
En este menú se encuentran varias opciones; como es la auditoria de afectaciones y desafectaciones de meses y, consulta de comprobantes por filtros.
En el control de libros y periodos se muestra un resumen en términos de auditoría, qué sucursal está abierta o cerrada, qué usuario fue el último en abrir o cerrar el periodo y la fecha en que se realizó este proceso.
12.2 NUMERACION DE LIBROS.
Esta opción permite imprimir el encabezado de los libros oficiales. Se debe ingresar la información solicitada en el formulario, y después se va al icono de listados y se imprime.
12.3. CONSULTAR COMPROBANTES CON FILTROS
Esta es una herramienta que facilita al usuario la búsqueda de documentos. En este formulario, el usuario encuentra todos los documentos contables que se han generado en el sistema y, le permite hacer una serie de filtros que facilita la consulta de los mismos.
Dentro de los filtros encontramos: Por proyecto, por presupuesto, por tipo de documentos, por valores, por NIT, por fechas y por número de documentos.
Lo único que debe hacer el ususario, es realizar los filtros según la necesidad. Este reporte se puede ver en pantalla, enviar a Excel o imprimir.
